E-Procurement-Beschaffungsplattform im EinsatzDigitales Zusammenhalten

30. August 2022

Mehr als nur Effizienzsteigerung brachte die Zusammenarbeit von Elektrogroßhändler Sonepar und Lichttechnologiehersteller Siteco über die E-Procurement-Plattform „simple system“.

Der Beschaffungsprozess gilt als ein riesiges, verflochtenes Netz aus verschiedenen Playern, die alle am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind und die reibungslose Beschaffung sicherstellen wollen. Dabei kann die Implementierung einer digitalen Beschaffungsplattform und ihr Einsatz leicht sein und zudem viele Vorteile für Einkäufer und Lieferanten bringen.

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Sonepar als Großhändler für Elektroartikel (Lieferant) und Siteco als Hersteller moderner Beleuchtungssystem im Innen- und Außenbereich (Einkäufer) jedenfalls profitieren vom Zusammenspiel auf der und über die E-Procurement-Plattform „simple system“.

Eine Bestellung erforderte vor der Digitalisierung vor allem eins: Zeit. Die Recherche in Katalogen verschiedener Anbieter, das Ausfüllen der Bestellformulare und die manuelle Einreichung der Order bei einer zentral zuständigen Person und zu guter Letzt noch aufwendige Genehmigungs- und Archivierungsprozesse schienen wie eine Endlosschleife.

Hinzu kommen ebenfalls Prozesse ohne Bestellbezug, die den Wareneingang und die Rechnungsprüfung betreffen. Damit war die Beschaffung nicht nur mühsam, sondern bestand aus einer Vielzahl an intransparenten Vorgängen.

Eingespieltes Team

Sonepar ist ein 1969 gegründetes französisches Unternehmen im Bereich des Großhandels mit Elektroartikeln. Mit mehr als 45.000 Mitarbeitenden und 2.800 Niederlassungen in 40 Ländern (davon 200 in Deutschland) ist Sonepar Marktführer seines Segments. Das Unternehmen stellt Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie hochwertige Marken-Elektroartikel, zuverlässige Branchenlösungen und individuelle Services zur Verfügung. Der Onlineshop mit rund eine Million Produkten und 24 h-Lieferung bietet eine riesige Auswahl an Elektroartikeln und Material für den täglichen Bedarf. Sonepar agiert seit vielen Jahren als Lieferant auf „simple system“.

Siteco ist ein Hersteller moderner Beleuchtungssystem im Innen- und Außenbereich und steht für herausragende Lichttechnologie und Lichtlösungen – designed und konstruiert in Deutschland. Siteco wurde 1949 gegründet und ist seitdem ein wichtiger Teil der deutschen Lichtindustrie. Über 800 Mitarbeitende sind für den führenden Anbieter für Straßen-, Tunnel- und Stadionbeleuchtung sowie in den Bereichen Industry, Office und Retail mit Sitz im bayerischen Traunreut tätig. Das Unternehmen steht für innovative Lichttechnik und gebündelte Licht-Kompetenz – von Großprojekten bis zu kundenspezifischen Projektlösungen und besitzt ein umfangreiches LED-Leuchten-Portfolio: Sensorik, Steuerkomponenten und intelligentem Lichtmanagement. Auch die Nachhaltigkeit kommt nicht zu kurz: Durch die Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001 und 50001 setzt das Unternehmen Maßstäbe in der Prozessoptimierung. Siteco agiert als Einkäufer auf „simple system“.

Vorteile des Zusammenspiels

Leider eilt den digitalen B2B-Plattformen ein eher schlechter Ruf voraus. Dabei können E-Procurement-Lösungen genau das richtige Medium für eine moderne Beschaffung sein. Insbesondere dann, wenn sie einfach zu implementieren sind und die Arbeit der betroffenen Abteilungen wirklich unterstützen bzw. deutlich schneller und effizienter gestalten. Hohe Prozesskosten, die die Warenkosten teilweise übersteigen, lassen sich durch die Nutzung von E-Pocurement-Plattformen stark reduzieren.

simple system look der plattform
Quelle: simple system

„Wir arbeiten mit Sonepar nicht nur wegen der Preisverhandlungen zusammen, sondern setzen die Zusammenarbeit mit gewissen Spielregeln für beide Seiten ideal um. Mit diesen Spielregeln können wir auch die Bestell- und die Logistikkultur bei Sonepar prägen: Eine Bestellung von nur wenigen Euros würde nie getätigt werden. So sind die Prozesskosten immer den eigentlichen Warenkosten angepasst“, erklärt Dieter Fabricius, der bei Siteco den indirekten Einkauf verantwortet.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Auch Christian Morche, Leiter E-Business bei Sonepar Deutschland Region West, bestätigt, dass der Zusammenarbeit ein Vertrauensvorschuss zugrunde liegt: „Würden Preise und Modelle permanent hinterfragt werden, dann wäre eine E-Procurement-Plattform die falsche Herangehensweise. Die Zusammenarbeit wird hinter den Kulissen erledigt und die Besteller müssen darauf vertrauen, dass das Beste auf der Plattform bereitgestellt wird – seien es die Produkte oder die fairen Preise. Und so bleibt im Endeffekt auch mehr Zeit für strategische Absprachen und Vorbereitungen.“

Er weiß, dass langfristig starke Einkäufer-Lieferantenbeziehungen entscheidend sind, um in jeglicher wirtschaftlichen Situation gut aufgestellt zu sein. Genau hier können digitale B2B-Plattformen die digitale Beschaffung stärken. „Für uns sind die strategischen Partnerschaften sehr sinnvoll, weil so nicht nur die End-to-End-Prozesse optimiert werden. Durch Lieferantenbündelung, also ein hohes Bestellvolumen auf wenig Lieferanten, erreichen wir nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine Verbesserung der Qualität durch persönliche Ansprechpartner und ein entsprechendes Serviceniveau. Diese Punkte stärken das Vertrauen und die Liefersicherheit”, fügt Christian Morche hinzu.

Grundwerte einer Partnerschaft

Neben einer fairen Plattform für Handelsgeschäfte sind vier Grundregeln elementar, die die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten stärkt, sodass sich Herausforderungen und Risiken gemeinsam bewältigen lassen:

  • Vertrauen, Ehrlichkeit und Transparenz: Es ist von entscheidender Wichtigkeit, dass sich beide Seiten darauf verlassen können, dass verhandelte Bedingungen eingehalten werden. Eine faire, transparente Preisgestaltung des Lieferanten ist ebenso wichtig wie Offenheit in Sachen strategischer Einkaufsplanung.
  • Hohe Datenqualität und digitale Regeln: Die Datenqualität der bereitgestellten Kataloge muss hoch, das heißt, die angebotenen Daten müssen verlässlich sein. Ein weiterer bestechender Vorteil einer digitalen Plattform ist, dass die verantwortliche Einkaufsabteilung die Kataloge so auf Mitarbeitenden-Accounts anlegen kann, dass bestimmte Mitarbeitende überhaupt nur Zugriff auf bestimmte Produktsortimente haben. So erhält der Einkauf die Möglichkeit, seine Strategie gezielt zu steuern und Maverick Buying per se auszuschließen.
  • Schnelle Reaktion: Sobald Unklarheiten oder Veränderungen aufkommen, sollten diese durch einen schnellen Austausch geklärt werden. Kurze Reaktionszeiten sind das A und O guter Einkäufer-Lieferantenbeziehungen.
  • Faktor Mensch: Die zwischenmenschliche Ebene darf nie in den Hintergrund geraten. Es geht um eine menschliche Kommunikation auf Augenhöhe, die auf Wertschätzung und gegenseitigem Respekt basiert.

Insgesamt gibt es grundsätzlich drei Rahmenelemente, die als Bündelungseffekt auftreten. Denn die Auswahl der Systempartner und die optimale Schnittmenge gemeinsamer Warengruppen sollten im Einklang mit einer überschaubaren Anzahl von Systempartnern stehen. Einkäufer haben nicht mehrere Lieferanten, die das Produkt liefern, sondern konzentrieren sich auf einige wenige Lieferanten.

Dabei ist es wichtig, die Vorteile eines Partner-Marktplatzes zu berücksichtigen, auf dem es eine Auswahl an Systemlieferanten gibt, die der Einkauf festgelegt hat. Bei Systemlieferanten ist nicht nur die Beschaffung eines Produktes relevant, sondern auch die Einhaltung von Compliance. Der Lieferant sollte sicherstellen, dass die gesamte Lieferkette rechtlich in Ordnung ist und die Qualität den Vorgaben und Vorstellungen entspricht.

Daher vertraut man dann auf diese ausgewählten und geprüften Systemlieferanten. Dieter Fabricius, beispielweise war vor seiner Arbeit bei Siteco lange bei „simple system“ im Lieferantenmanagement tätig. Dadurch kennt er alle Seiten des digitalen Einkaufprozesses wie seine Westentasche und weiß, dass es langfristig auf gute Einkäufer- und Lieferantenbeziehungen ankommt und wie diese am besten zu gestalten und aufrechtzuerhalten sind.

Im Endeffekt sollte der Schlüssel ein reibungslos hybrider Prozess mit engen und langfristigen Einkäufer- und Lieferantenbeziehungen sein. Es gibt Interaktionen, die dringend digitalisiert und automatisiert werden sollten. Es bleiben aber auch Interaktionen, bei denen es sinnvoll ist, den menschlichen Kontakt zu erhalten. Genau das sollte ideal miteinander verzahnt sein.
Nachhaltig aufgesetzt, unbefristete Perspektive

Gerade im Mittelstand-geprägten Umfeld sind enge Partnerschaften und direkte Geschäftsbeziehungen eine extrem relevante Basis für wirtschaftlichen Erfolg. E-Procurement-Plattformen bieten für Einkäufer enorme Vorteile eines großen Sortiments, einer hohen (Preis-)Transparenz sowie niedriger Prozesskosten.

Sie funken aber nicht in die direkten Beziehungen zwischen Einkäufer und Lieferant, sondern fungieren als neutrales Medium für deren Geschäfte und Beziehung zueinander. So können alle langfristig zufrieden und erfolgreich zusammenarbeiten.

Stphan Freundorfer

simple system

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