Schritte für eine erfolgreiche BPM-ImplementierungCheckliste definiert die Lösung
23. Mai 2024
Ein gut eingeführtes BPM-System (Business Process Management) beeinflusst die Abläufe in einem Unternehmen überaus positiv. Es steigert den Gewinn und die Produktivität sowie die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern. Voraussetzung ist allerdings eine erfolgreiche Implementierung. Nur dann ist garantiert, dass sowohl Ihre Software als auch Ihre internen Prozesse auf jede Herausforderung vorbereitet sind.
Bei einem eigenen BPM müssen Unternehmen viel beachten, und dabei geht es nicht nur um die Auswahl der richtigen Plattform. Mit den passenden Schritten stellen IT-Verantwortliche sicher, dass ihr BPM-System an die betriebliche Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens angepasst ist.
Schritt 1: Planung
Bei einem BPM-System handelt es sich um eine große finanzielle Investition. Daher sollten Sie alles gut vorbereiten, bevor Sie sich für eine bestimmte Plattform entscheiden. Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern die Ziele – einschließlich Anforderungen und Erwartungen der wichtigsten Stakeholder.
Zusätzlich zu einem allgemeinen Brainstorming sollten Sie ein Audit Ihrer Prozesse durchführen, um deren wichtige Parameter zu ermitteln. Auf diese Weise können Sie auch einen Benchmark für die erwarteten Verbesserungen erstellen. Indem Sie alle wichtigen Daten gründlich analysieren und sämtliche Beteiligte einbinden, sorgen Sie dafür, dass die Stakeholder mitziehen und die Einführung reibungslos verläuft. Außerdem erhalten Sie eine bessere Vorstellung von den Funktionen und Integrationen Ihrer zukünftigen BPM-Plattform.
Schritt 2: Modellierung
Auch wenn Sie keine Kristallkugel haben, gibt es Möglichkeiten, wie Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen besser abschätzen können. Prozessmodellierungstools beispielsweise helfen bereits im Vorfeld, effiziente Arbeitsabläufe zu gestalten. Damit können Sie den Prozess auf mögliche Verbesserungen analysieren und Engpässe identifizieren, bevor Sie sich auf eine BPM-Softwarestrategie festlegen. Besonders gut eignen sich Prozess- und Flussdiagramme, um Ziele wie Ihre Workflow-Effizienz zu visualisieren.
Setzt man dazu ein No-Code-Tool wie Designer Desk von Webcon ein, hat man gleich zwei große Vorteile, die man nutzen kann. Zum einen wird damit die Erstellung von Prozessmodellen für alle Mitarbeitende ermöglicht, da keine besonderen IT-Kenntnisse oder Beherrschung einer speziellen Notation nötig sind. Zum anderen haucht das No-Code-Tool dem Prozessdiagramm Leben ein indem es automatisch einen Prototypen der Prozessanwendung erstellt – dieser macht den Prozess auch gleich durch die designierten Anwender erlebbar, deren Feedback gleich wieder in das Prozessmodell hineinfließt. Als Ergebnis erhält man ein Prozessmodell, das den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Schritt 3: Implementierung
Wenn Sie an diesem Punkt der Checkliste angekommen sind, wissen Sie, was Sie wie erreichen wollen. Jetzt geht es um die Wahl der passenden BPM-Software und ihre Implementierung. Es folgt ein mehrstufiger Prozess, der die Integration mit bereits vorhandenen Tools, Systemtests und Dokumentation umfasst.
Jede dieser Stufen ist für den letztendlichen Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse entscheidend. Auch Tests sind für die Implementierung unerlässlich. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr System korrekt funktioniert. Und bei Problemen sollten Sie nicht zögern, Ihren BPM-Systemanbieter zu kontaktieren. Er wird Ihnen bei der Lösung helfen.
Schritt 4: Support
Ein System ist nur so gut wie seine Anwender. Deswegen sind Schulungen und Hilfestellungen wichtig für die erfolgreiche Einführung eines BPM. Wählen Sie einen IT-Mitarbeiter aus, der für die Einarbeitung und den Support verantwortlich ist.
Diese Person sollte über fundierte Kenntnisse Ihrer BPM-Plattform und Ihrer damit verbundenen Ziele verfügen. Zudem sollte der IT-Verantwortliche in der Lage sein, anderen Mitarbeitern zu helfen und technische Probleme zu lösen.
Schritt 5: Optimierung
Die Implementierung eines BPM ist ein fortlaufender Prozess. Daher müssen Sie für einen nachhaltigen Erfolg Ihre Strategie langfristig überwachen und Ihre Abläufe kontinuierlich anpassen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Machen Sie einen Plan, nach dem Sie Ihre Prozesskennzahlen tracken, Optimierungspotenzial finden und angemessene Änderungen vornehmen.
Das gilt sowohl unmittelbar nach der Implementierung als auch in den folgenden Monaten, Quartalen und Jahren. Dank einer sorgfältigen Überwachung Ihres BPM-Systems können Sie neue Herausforderungen frühzeitig erkennen. Das ist der Schlüssel, damit sich Ihre finanzielle Investition auch wirklich auszahlt.
Mit diesen Schritten führt die Implementierung einer BPM-Plattform zum Erfolg. Eine Unterstützung durch Low-Code-Tools empfiehlt sich bei der Umsetzung, um ihre Prozesse effektiv zu digitalisieren und deren Produktivität sowie Effizienz zu steigern. Hier hilft beispielsweise eine Plattform wie Webcon BPS.
Sie bietet gebrauchsfertige Funktionen für die einfache Erstellung von Anwendungsprototypen, ermöglicht eine unkomplizierte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und liefert eine übersichtliche Dokumentation. Auch ein nutzerfreundliches Änderungsmanagement sowie die Bereitstellung und Aktualisierung der Applikation gehören dazu. Auf diese Weise können Sie Ihr BPM kontinuierlich den jeweiligen Bedürfnissen anpassen. So bleiben Sie agil und erhöhen langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. (rhh)
