Erkenntnisse aus der ersten Zeit mit dem Corona-Virus Die neuen Chancen erkennen

3. Juli 2020

Die Corona-Krise hat viel Schaden hinterlassen. Doch Unternehmen können auch profitieren, wenn sie nach Lösungen und Chancen suchend die Herausforderungen der Krise angehen. Bei einem ersten Fazit zeigt sich etwa die oft ungeliebte, aber verpflichtende Verfahrensdokumentation von einer völlig neuen Seite: als Retterin in der Not. Ihre Stärken, unternehmerische Abläufe zu optimieren und internes Verbesserungspotential aufzudecken, zahlen sich gerade jetzt aus.

Die Wirtschaft ist durch Corona in Bedrängnis geraten. Nachdem die erste Phase der Pandemie sich dem Ende entgegen neigt, ist es Zeit für ein erstes Fazit. Die Folgen von Corona haben deutlich gemacht, dass vorhandene Instrumente wie die Verfahrensdokumentation geeignet sind, um sicher durch eine wirtschaftlich unsichere, turbulente und von neuen Parametern geprägte Situation zu kommen. Fünf Erkenntnisse prägen die Überlegungen, nachdem die schlimmsten Folgen der Pandemie überstanden sind, für die Zeit danach.

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Verfahrensdokumentation macht krisenfester

Es gab Zeiten, da galt die Verfahrensdokumentation als reine Pflichtaufgabe für die Finanzbehörden – und bei nicht wenigen Unternehmen ist das bis heute so: Immer noch stellen sich vielen Unternehmern beim Gedanken an diese Aufgabe die Nackenhaare auf. Dabei zeigt die aktuelle Krise: Nur wer die eigenen Prozesse kennt und sauber dokumentiert hat, kann schnell und wirksam auf plötzliche Veränderungen reagieren. Die Verfahrensdokumentation ist zu Unrecht ungeliebt. Durch den Einsatz zeitgemäßer Software erübrigen sich zudem Vorurteile wie das, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu umständlich, aufwendig oder kostspielig wäre.

Zum einen verpflichtet die Finanzbehörde zur Verfahrensdokumentation. Die korrekte Umsetzung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird für Betriebsprüfungen immer zentraler. Doch die Aufgabe ist mehr ist als nur eine notwenige, letztendlich beinhaltet die Verfahrensdokumentation massive Optimierungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Die positiven Effekte machen sich schnell im Alltag bemerkbar. Im Prozess der Verfahrensdokumentation gelingt es Unternehmen, ihre Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, zu erkennen, wo Prozesse verbessert werden können und an welchen Stellen bislang Ressourcen vergeudet wurden. Eine Verfahrensdokumentation deckt interne Schwächen auf und macht die Abläufe in Unternehmen besser. Sie stellt Organisationen krisenfest auf.

Schnelligkeit entscheidet

Schocks können unterschiedlichste Effekte hervorrufen. Die einen erstarren, die anderen agieren in Panik irrational und begehen Fehler. Aber manche behalten einen kühlen Kopf, schauen sich die Situation an und überlegen: Mit welchen Maßnahmen lassen sich Probleme vermeiden oder überwinden? Die Verfahrensdokumentation birgt das Potenzial, die Strukturen und Abläufe eines Unternehmens zu durchleuchten und zu optimieren. Unterschiedliche Programme des Bundes unterstützen daher mit einer Beratungsförderung von der Corona-Krise betroffene Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Prozesse. Bis zu 90 Prozent der entstandenen Kosten werden getragen, wenn Kanzleien für ihre Mandanten die Erstellung der Verfahrensdokumentation fördern lassen.

Die Förderprogramme sind ein Anreiz, das Thema Verfahrensdokumentation anzugehen – ein geeignetes Software-Tool senkt die Hemmschwelle weiter und führt Kanzleien durch den Prozess der Förderung und der Dokumentation. Daher hat die hsp Handels-Software-Partner GmbH die BAFA-Anbindung in ihrem Tool innerhalb weniger Tage realisiert. Denn Schnelligkeit entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Damit das Angebot unkompliziert genutzt werden kann, enthält passende Software für Verfahrensdokumentation ein Modul für die Antragstellung der Beratungsförderung. So werden Kanzleien bei der eigenen Akkreditierung, dem Antragsprozess sowie der Erstellung des Beratungsberichts, der für die Zuwendung entscheidend ist, unterstützt.

Steuerberater können mehr

In der Krise finden überall Transformationen statt. Bisher stationär verortete Händler starten Onlineshops, selbst gehobene Restaurants liefern ihr Essen aus, Veranstaltungen und Vorträge werden vollständig über Streams verfolgt. Und auch viele Steuerberater erweitern ihr Business: Als Krisenmanager der ersten Stunde helfen sie ihren Mandanten, zu überleben. Und mit direkten Feedbacks aus der Praxis sorgen sie dafür, dass Softwareanbieter einem immer das optimale Werkzeug liefern können.

In der Praxis der Steuerberater hat sich gezeigt, dass die Lernkurve bei den Mitarbeitern beim Thema Verfahrensdokumentation steil nach oben geht, je mehr Projekte gemeinsam umgesetzt werden – weil so ein Verständnis entsteht, worauf es eigentlich ankommt. Im Zuge der Krise ist zudem erneut bewiesen worden, dass eine Verfahrensdokumentation schnell und effizient bei der Masse der Mandanten, also bei kleineren Unternehmen, abbildbar ist.

Zudem profitieren die Mandanten: Durch den Prozess der Verfahrensdokumentation gelingt es Unternehmen, die eigenen Abläufe nochmals gut zu überprüfen. Es offenbarte sich, an welchen Stellen die Arbeit noch effizienter gestaltet werden kann und wo Ressourcen bisher nicht ausgeschöpft wurden. Steuerberater können durch eine Verfahrensdokumentation zur Optimierung eines Unternehmens beitragen.

Kommunikation stärkt gegenseitig

Allein oder mit Konkurrenzdenken durch die Krise kommen? Die klare Antwort: Das ist unmöglich. Wirklich niemand profitiert davon, als einziger zu überleben. Daher ist Austausch von Erfahrungen, von Tipps und Wissen wertvoll wie nie. Deshalb arbeiten sich die meisten erfolgreichen Unternehmen in der Krise nicht am Wettbewerb ab, sondern setzen auf Kommunikation. Zusammenhalten stärkt schließlich jeden Einzelnen.

Software-Unternehmen wie hsp gehen auch in diesem Bereich mit der Zeit und setzen auf Wissensvermittlung: In Webinaren wurden auch während der Hochphase der Krise die aktuellen Erkenntnisse weitergegeben, im offenen und direkten Austausch mit den Anwendern der Software. Die Vorteile, die sich durch Online-Kommunikation ergeben, wurden während der Krise besonders deutlich.

Deutschland kann digital

Es hat sich gezeigt, dass das Internet und die digitalen Möglichkeiten, noch umfassendere Vorteile bringen, als sie schon bis vor der Krise genutzt wurden. Lange Jahre schien etwa das Home-Office für viele Unternehmen wie ein rotes Tuch. Doch die aktuelle Ausnahmesituation hat eindrücklich gezeigt: Wenn es sein muss, können unglaublich viele Prozesse digital umgesetzt werden. Nun gilt es, diese positiven Erfahrungen in die Zukunft mitzunehmen und die Möglichkeiten der Digitalisierung weiterhin voll zu nutzen. Was in der Krise überlebenswichtig ist, kann Deutschland als Wirtschaftsstandort langfristig weiterbringen.

Schon jetzt zeigt sich, welches Potential wirklich hinter digitalisierten Prozessen schlummert. Ob die heimische Wirtschaft tatsächlich in der Lage ist, Digitalisierung alltagsauglich und erfolgreich umsetzen zu können, ist spätestens nach Corona keine Frage mehr. Die Berührungsangst vor Video-Konferenzen, vor Cloud-Lösungen, vor Streams und Podcasts ist praktisch verschwunden. Für die Zukunft kann dies nur Gutes bedeuten.

Paul Liese ist Geschäftsführender Gesellschafter der hsp Handels-Software-Partner GmbH.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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