Partnernetzwerk für outgesourcte Akten Dreh- und Angelpunkt für die effiziente Aktenlogistik

18. April 2015

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zur revisionssicheren Ablage bestimmter Dokumente und setzt Fristen für deren Aufbewahrung. Die dadurch erforderliche Archivierung beinhaltet die Vorgabe, im Bedarfsfall auf die Dokumente jederzeit zugreifen zu können. Dieser Zugriff muss schnell und sicher möglich sein, was wiederum hohe Qualitätsansprüche an Prozesse und Werkzeuge bedingt. Das gilt insbesondere auch für die eingesetzte Archivierungssoftware.

Prozessabbildung

Blick in ein META Archivdepot, Quelle: META Archivdepot

In ihrem Kerngeschäft archiviert die META Archivdepot GmbH über ein im deutschsprachigen Europa und in den Niederlanden etabliertes Partnernetzwerk die outgesourcten Akten ihrer Kunden aller Größen und Branchen. Das Gesamtvolumen des betreuten Archivbestands beträgt umgerechnet über 510 Kilometer an Akten. Dabei gehören Sicherheit und Schnelligkeit zu den wesentlichen Gütekriterien aller Prozesse, die vom Erfassen und Archivieren der Dokumente in Hochsicherheitslagern über deren Auslieferung auf Kundenanfrage bis zur datenschutzkonformen Entsorgung reichen; zu denken ist dabei unter anderem auch an Berechtigungskonzepte und Kontrollmechanismen.

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Zur Abbildung aller Abläufe setzen die insgesamt 20 META-Partner mit Archistore eine selbst entwickelte Archivierungssoftware ein. Das Profiwerkzeug steht aber auch Unternehmen zur Verfügung, die ihre Aktenbestände teilweise oder komplett selbstverantwortlich archivieren möchten oder etwa auf Basis verbindlicher Richtlinien müssen. Alle Arten von Archivalien sind neben der kartonbasierten grundsätzlich und in jeder anderen Lagerform flexibel abbildbar wie beispielweise Palettenlagerung oder Einbindung von Rollregal-Anlagen.

Die enge Verzahnung der Prozesse mit dem IT-System beginnt bereits beim Erfassen der Archivalien. So werden Etiketten mit Barcodes für das Aufbringen auf Ordnern und Kartons erzeugt, denen dann später eindeutige Stellplätze zur Einlagerung zugewiesen werden. Aus Sicherheits- und Effizienzgründen setzt META Archivdepot auf chaotische Lagerhaltung, lediglich auf Kartonebene gilt das strikte Trennungsgebot „Pro Karton immer nur ein Kunde“, wie es das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vorsieht. Die Platzierungsvorschläge sind durchweg wegeoptimiert und erfolgen auf der Basis einer detaillierten Definition von Lagerhallen und anderen Lagerorten in der Software.

Bereits einsatzbereit ist zudem ein neuer Scan-Client für die eingebettete Abbildung einer hybriden Archivierung. Damit lassen sich Dokumente im Zuge der physischen Vereinnahmung der Akten wahlweise komplett oder auch ausgewählt ‘on demand‘ einscannen und daraufhin im System zur Ansicht digital hinterlegen.

Flexible Abrufmöglichkeiten

Nils Gehring, Geschäftsführer der META Archivdepot GmbH; Quelle: META Archivdepot

Bei Bedarf können die Kunden auf ihre Akten jederzeit wieder (physisch oder in Kopie) zugreifen – dank umfassender Archiv-Dokumentation innerhalb von 15 Minuten und stets genauestens protokolliert. Die eingelagerten Dokumente können per E-Mail, Fax oder komfortabel über das Web-Portal ArchiStore-Online angefordert werden. Dazu sind weder Installation noch Lizenzerwerb notwendig, lediglich eine Internet-Verbindung und ein aktueller Browser, über den sich die autorisierten Mitarbeiter der Kunden personalisiert einloggen. Eine Volltextsuche ermöglicht die schnelle und treffsichere Recherche der erfassten Dokumente wie in der Datenbank hinterlegt. Über eine Rechteverwaltung lassen sich dabei Ansicht und Zugriffsmöglichkeiten beispielsweise auf bestimmte Abteilungen oder Kostenstellen einschränken.

Mit wenigen Klicks können so Dokumente vom Einzelbeleg über den Ordner bis hin zum ganzen Karton angefordert werden. Aus den eingehenden Bestellungen werden entsprechende Lageranweisung generiert und auf die Barcode-Lesegeräte der Lagermitarbeiter übertragen, die daraufhin die gewünschten Dokumente picken und die anonymen Kartons anschließend wieder verräumen. Je nach Kundenwunsch werden die georderten Unterlagen daraufhin zur Abholung vorbereitet, im Original oder als Kopie zugestellt – Stichwort: integrierte Versandlogistik.

ArchiStore dokumentiert akribisch, wer wann und für wie lang welche Akten entnommen hat; eine Warnfunktion weist zudem auf „säumige Rückgaben“ hin. In der lückenlosen Historie des Archiv-Lifecycles inklusive der Protokollierung aller einzelnen Vorgänge liegt ein wichtiger Mehrwert für die Kunden, der durch die Verfügbarkeit zahlreicher Statistik-Features verstärkt wird. Wie wichtig Transparenz und Rückverfolgbarkeit für den unternehmerischen Alltag sind, zeigt sich zwar meist erst dann, wenn sie fehlen – aus dieser Situation heraus entscheiden sich aber erfahrungsgemäß viele für eine Professionalisierung, um künftig auf der sichereren Seite zu sein.

Sind die Basisdaten hierfür einmal hinterlegt, zeigt das System auch übersichtlich an, wie lange welche Dokumente aufzubewahren sind, und die Kunden werden zu definierbaren Zeitpunkten daran erinnert, dass Aufbewahrungsfristen ablaufen. Nahtlos lassen sich hier Workflows zur datenschutzkonformen Aktenvernichtung und umweltschonenden Entsorgung (beides gehört ebenfalls zum Portfolio von META Archivdepot) anstoßen: Der Kunde erhält eine Excel-Datei zur Prüfung von Vernichtungsvorschlägen zur Freigabe, diese wird erneut importiert, auf den mobilen Barcode-Lesegeräten geladen und der entsprechende Auftrag angestoßen.

An Fakturierung gedacht

Fachspezifische Funktionalitäten wie die beschriebenen machen ArchiStore weit über das Spektrum eines klassischen LVS (Lagerverwaltungssystems) zu einer ausgereiften Speziallösung für die ganzheitliche Archivlogistik. Zu deren weiteren Besonderheiten gehören eine umfangreiche Mandantenverwaltung und ein Fakturierungsmodul, das direkt aus den Vorgängen heraus Rechnungen generiert und teilautomatisiert mit Abrechnungsinhalten befüllt. Um dies zu ermöglichen, sind in der Software unter anderem auch Behältergrößen als Basis für eine genaue Aktenmeter-Ermittlung hinterlegt. Mit seiner Rechnung erhält der Kunde schließlich standardmäßig eine Auflistung aller Retrieval-Vorgänge des Abrechnungszeitraums an die Hand.

Für uns ist von entscheidendem Vorteil, dass die eingesetzte Archivierungssoftware sehr einfach zu handhaben und gleichzeitig äußerst flexibel einzusetzen ist“, erklärt Ralf Nippesen, Prokurist bei dem Kölner META-Partner hasenkamp Consulting, mit Blick auf die Heterogenität der betreuten Kunden. Gleichzeitig stellt er die Dynamik und Lebendigkeit der Lösung heraus, deren hohe Qualität mit auf die von den Kunden und Partnern eingebrachten Anforderungen zurückzuführen sei: „META Archivdepot entwickelt die Software mit eigenen Ressourcen. Dadurch können alle individuellen Anforderungen kritisch geprüft, gegebenenfalls zeitnah entwickelt und in den Standard übernommen werden. Unterm Strich verstärkt das die Zukunftssicherheit und den Investitionsschutz bei allen Beteiligten, denn schließlich sind wir auch an dieser Stelle nicht von Dritten abhängig.“

Das in den 90er-Jahren entstandene System wurde von META Archivdepot im Jahr 2010 inhaltlich erweitert und auf moderne .Net-Technologie mit relationaler Microsoft-SQL-Datenbank portiert. Das eröffnet zum einen Standardschnittstellen zur Anbindung von Drittsystemen und für den Datenimport. Zum anderen profitieren die Anwender von dem gewohnten Bedienungsumfeld mit in MS Windows üblichen Ergonomie-Funktionen. ArchiStore und das Web-Portal ArchiStore-Online lassen sich intuitiv anwenden und werden von dem Software-Produzenten META Archivdepot eigenständig gepflegt bzw. weiterentwickelt. Die 21 Partner betreuen die Web-Anwendung ihrer Kunden direkt und können bei Bedarf jederzeit auf den Second-Level-Support des Herstellers zurückgreifen.

Auf der Basis von ArchiStore entwickelt und programmiert META Archivdepot auch Individuallösungen für Kunden. So setzt beispielsweise ein international agierender Pharmakonzern seit 2003 mit ArchiPharm eine exakt auf die Anforderungen der Inhouse-Archivierung von Pharma-Unternehmen abgestimmte Branchen-Software ein, die von der FDA  (Food and Drug Administration) auditiert wurde. Die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen positioniert sich als Spezialist und Systemgeber rund um die Themen Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträgerlagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung.

Nils Gehring,

Geschäftsführer der META Archivdepot GmbH

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