Temporär gesenkte Mehrwertsteuer wird zur echten HerausforderungEingangsrechnungen sorgfältig prüfen

14. Juli 2020

Seit Anfang Juli 2020 gilt ein auf sechs Monate befristeter, niedrigerer Mehrwertsteuersatz. Um die durch die Corona-Pandemie gebeutelte Wirtschaft in Deutschland anzukurbeln, senkte die Bundesregierung den Mehrwertsteuersatz von 19 auf 16 Prozent und den reduzierten Mehrwertsteuersatz von sieben auf fünf Prozent. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Office Manager DMS bewahrt vor steuerlichen und steuerstrafrechtlichen Problemen.

Die Änderung beim Mehrwertsteuersatz stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. „Schon in der ersten Woche hat sich gezeigt, dass mit dem Umschreiben von Rechnungen und der Änderung von Verträgen nicht nur ein Mehraufwand für viele Unternehmen verbunden ist, sondern vielfach nicht klar ist, wann denn nun welcher Steuersatz anzuwenden ist“, gibt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros und Entwickler der Dokumentenmanagement Lösung Office Manager, zu bedenken und bringt es auf den Punkt: „Viele Unternehmen stehen vor einem bürokratischen Mehraufwand.“

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Denn nicht nur bei der Rechnungsstellung, auch bei Eingangsrechnungen müssen Unternehmen ganz genau den Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Leistungserbringung beachten. Die Umsatzsteuer wird für den Zeitpunkt festgelegt, an dem eine Lieferung vollständig erfolgt ist oder eine Dienstleistung erbracht wurde.
„Es ist dann egal, an welchem Datum die Rechnung gestellt wird. Für eine Leistung, die im Juni beispielsweise komplett erbracht wurde, müssen auch jetzt im Juli 19 Prozent Umsatzsteuer angesetzt werden“, erklärt Harald Krekeler.

Wichtig ist deshalb, dass Unternehmer auch ihre Eingangsrechnungen prüfen. Ist die Mehrwertsteuer hier nicht korrekt ausgewiesen, muss die Rechnung zurückgewiesen und eine Korrektur angefordert werden. Denn sind Rechnungen falsch ausgestellt oder werden Voranmeldungen und Erklärungen nicht richtig erstellt, drohen Probleme steuerlicher und steuerstrafrechtlicher Art.

Den Fehlern auf der Spur

Gut beraten ist deshalb, wer auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mittels DMS setzt. So können beispielsweise auch mit Hilfe von Office Manager DMS Fehler, die bei papierbasierten Abläufen rasch passieren können, vermieden werden. Statt bei jeder einzelnen Rechnung prüfen zu müssen, ob die Steuersenkung berücksichtigt wurde, genügt die einmalige Umstellung der Steuerschlüssel an zentraler Stelle. Diese werden bei der Synchronisierung mit dem ERP oder Finanzbuchhaltungssystem in das Dokumentenarchiv übernommen.

„Office Manager kann beliebige Eigenschaften der Buchungsbelege verwalten, unter anderem auch das Leistungsdatum und den in der Rechnung verwendeten Mehrwertsteuersatz. Über eine Archivsuche nach Zeitraum und Steuer lässt sich dann sehr einfach eine Plausibilitätsprüfung durchführen.“, erklärt Harald Krekeler. Er ergänzt: „Wird das manuell erledigt, passieren rasch kleine Fehler, die immense Auswirkungen haben können. Allein ein kleiner Tippfehler beim Übertragen von Kopf- und Buchungspositionsdaten kann große Probleme verursachen.“

Am Beispiel geleisteter Anzahlungen für Waren oder Dienstleistungen wird es deutlich: Für Anzahlungen, die vor dem 1. Juli für eine Leistung gemacht wurden, die zwischen dem 1.7. und 31.12. erbracht wird, war für diese Anzahlung noch der reguläre Steuersatz gültig. Die Leistung selbst muss dann aber mit 3 Prozent entlastest werden. Werden Anzahlungen zwischen dem 1.7. und 31.12. für eine Leistung gemacht, die erst nach dem 31.12. erbracht wird, wird die Anzahlung mit dem gesenkten Steuersatz belegt. Die Leistung wiederum muss ab Januar 2021 aber mit 3 Prozent nachversteuert werden.

„Wer da manuell prüfen muss, kann rasch etwas übersehen und es droht Chaos. Die Entlastung oder die Nachversteuerung von Anzahlungen wird übrigens vorgenommen in der Voranmeldung des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung, auf die sich die Anzahlung bezieht, ausgeführt ist“, so Krekeler.

Office Manager ermöglicht dank App jederzeit und standortunabhängig den Zugriff auf alle eingegangenen Rechnungen sowie etwaige zur Prüfung notwendigen Dokumente. Die am Freigabeprozess beteiligten Mitarbeiter können dabei jederzeit den Bearbeitungsstand eines Dokuments einsehen. Darüber hinaus werden die Rechnungen hinsichtlich der Aufbewahrungs- und Löschfristen dem Datenschutz entsprechend archiviert. (rhh)

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