Digitalisierung braucht Datenverwaltung und -analyseGrundpfeiler des digitalen Wandels

Nur wer alle Daten und Dokumente im Griff hat, kann als Unternehmen im digitalen Wandel bestehen. Daher sollten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sich auf fünf Gründe konzentrieren, wenn es um ein umfassendes Informationsmanagement geht. Denn es gilt als zentraler Baustein jeder Digitalisierungsstrategie.

163 Zettabyte, also 163 mit 21 Nullen – dieses gigantische Ausmaß soll die weltweit produzierte Menge an Daten laut einer aktuellen IDC-Studie bis 2025 erreichen. Unternehmen, die diese Entwicklung bestmöglich für ihren Geschäftserfolg nutzen wollen, müssen ihr Informationsmanagement überdenken. Diesen Rat geben nun die Geschäftssoftware-Experten von godesys.

Digitalisierungsstrategien müssten demnach den Bereich Datenverwaltung und -analyse dringend miteinschließen. Godesys bezeichnet die Themen Geschäftsprozessmanagement (BPM), Mobility, Omnichannel und Informationsmanagement als die Grundpfeiler des digitalen Wandels. Die folgenden fünf Gründe sprechen für einen durchdachteren, IT-gestützten Umgang mit internen und externen Informationen:

• Datenmanagement hilft, Zeit zu sparen: Mithilfe einer Strategie zum Informationsmanagement gepaart mit Data-Management-Systemen (DMS) lassen sich Bearbeitungszeiten reduzieren und gesuchte Unterlagen wie Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Listen, E-Mails, Notizen und mehr schnell und einfach wiederfinden. Indem Firmen wiederkehrende Ablageprozesse automatisieren, können sich ihre Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren.
• Kosten senken: IT-gestütztes Informationsmanagement reduziert Papierberge. Auch teure Lagerplätze für Ordner und ähnliches sind nicht länger vonnöten. Zudem steigert digitale Dokumentenverwaltung die Produktivität. Unternehmen können die gesparten Ausgaben in neue Geschäftsmöglichkeiten investieren.
• Informationsmanagement steigert die Effizienz: Im Dokumentenmanagement-Tool enthaltene Funktionen zur Archivierung und Automatisierung machen Prozesse nachvollziehbar und transparent. Unternehmen können so die Zusammenarbeit optimieren. Zugleich steigt die Bearbeitungsqualität.
• Datenstrategie stärkt Sicherheit: Professionelle DMS-Werkzeuge schaffen beste Rahmenbedingungen für revisionssichere Datenverwaltung. Vom Erfassen bis zur Vernichtung lassen sich Daten zuverlässig archivieren. Dies senkt das Risiko eines Datenverlusts signifikant.
• Unternehmen erhöhen ihre Produktivität: Mithilfe eines Informationsmanagements verbessern Firmen den Überblick über ihre Dokumente und Prozesse. Sinnvoll sind hierbei Funktionen, die für ein nahtloses Zusammenspiel verschiedener Systeme und Mitarbeiter sorgen sowie soziale Features, sodass sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand befinden.

„Die Anforderungen an ein effizientes Informationsmanagement steigen stetig“, so kommentiert Hans-Jürgen Zinn, COO der godesys AG, die Entwicklung. „Zum einen werden Frontend-Funktionen immer spezialisierter, zum anderen sollen alle unternehmensinternen, und teilweise auch unternehmensübergreifenden, Bereiche durchgängig verzahnt werden. Das ERP-System ist hier die Drehscheibe, die immer komplexere Aufgaben bewältigen muss. Außerdem wird die Menge an Informationen immer größer. Deshalb geht es heute nicht mehr nur darum, diese Informationen bedarfsgerecht zu verwalten und aufzubereiten, sondern auch zielführend zu verarbeiten.“

Anforderungen an ein modernes DMS

Ein modernes DMS muss in diesem Zusammenhang weit über einen virtuellen Aktenschrank hinausgehen. Im Fokus stehen unternehmensweite und standortübergreifende Prozesse. Informationsmanagement muss leistungsstark und verlässlich sein, relevante Prozesse verstehen und wissen, welches Dokument wohin gehört und welche Bedeutung, beziehungsweise Bestimmung es hat. Nur so behalten Firmen den Überblick, können Wettbewerbsvorteile durch die Digitalisierung nutzen und erfüllen zudem auch die sich stetig ändernden gesetzlichen Anforderungen.

Unternehmen, die sich aktuell mit Themen wie Dokumenten- und Informationsmanagement, digitalem Wandel oder mobilen Lösungen beschäftigen, finden auf der go2018, dem KMU- und Digitalisierungsevent der godesys AG, Antworten auf ihre Fragen sowie zahlreiche Praxisbeispiele. Ein spezieller Workshop beschäftigt sich beispielsweise mit dem wichtigen Thema Informationsmanagement. Hier erfahren Interessierte, wie sie die wachsende Komplexität ihrer Daten bewältigen können, wie Informationsmanagement hilft, Prozesse zu automatisieren, und ob und wie künstliche Intelligenz sie in Zukunft unterstützen wird.

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