Windream präsentiert sechste Generation seines ECM-Systems auf der IT & Business 2015 Im Live-Einsatz: Version 6.0 des ECM-Systems windream

12. August 2015

Die windream-Version 6 unterscheidet sich nicht nur in technologischer, sondern auch in funktionaler Hinsicht deutlich von früheren Releases. So bietet die Version 6 unter anderem eine intelligente Recherche-Funktion mit dem Smart Search Navigator, eine Chat-Funktion mit Social-Media-Charakter sowie eine ECM-Integration in den E-Mail-Client Microsoft Outlook.

Der Hersteller präsentiert diese Version auf der IT & Business 2015 und gibt zugleich einen Ausblick auf die Nachfolger-Generation.

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ECM-Integration in Outlook

Quelle: Landesmesse Stuttgart

Der Bochumer Software-Anbieter windream präsentiert auf der IT & Business 2015 seine vollständige Integration des ECM-Systems windream in die Benutzeroberfläche des E-Mail-Clients Microsoft Outlook. Die Integration der ECM-Funktionen erfolgt direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die hier standardmäßig angezeigten Postfächer werden im Rahmen der windream-Integration um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die windream-Anwender direkt auf den Dokumentbestand ihres windream ECM-Systems zugreifen können.

Auch die Dokumentvorschau wurde in Outlook integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. In Outlook erfasste E-Mails lassen sich nun bequem und einfach per Drag & Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das windream ECM-System kopieren und dort revisionssicher archivieren. Zudem unterstützt die Outlook-Integration die virtuelle Aktenansicht „My windream“, die es Anwendern ermöglicht, ihre ganz individuellen Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen in windream zu verändern.

Die Suche nach Dokumenten erfolgt ebenfalls in Outlook. Anwender, die in Outlook im Dokumentbestand ihres windream-Systems recherchieren, müssen nur einen individuellen Suchbegriff in das zentrale Suchfeld eingeben, um anschließend eine Trefferliste zu erhalten. Zusätzlich können auch eigene Suchprofile verknüpft und innerhalb der windream-Integration in Outlook angezeigt werden. Dieser Prozess erfolgt auf die gleiche Art und Weise wie eine Outlook-Suche nach E-Mails.

Typische ECM-Funktionen werden – wie in windream üblich – auch in Outlook über die Befehle des erweiterten windream-Kontextmenüs ausgeführt. Generell besteht der entscheidende Vorteil der Outlook-Integration für windream- beziehungsweise Outlook-Anwender darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus dem bekanntesten und mit Abstand am weitesten verbreiteten E-Mail-Programm heraus starten und ausführen lassen, ohne die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

Smart Search Navigator

Quelle: Landesmesse Stuttgart

Die in windream integrierte Recherche-Anwendung verfügt jetzt über einen neuen, intelligenten Smart Search Navigator. Er unterstützt Anwender beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten durch gezielte Vorschläge. Die Vorschläge werden vom ECM-System automatisch angezeigt, sodass das System dem Anwender auch bei komplexen Recherchen in riesigen Dokument-Archiven effiziente Hilfestellung bietet. Auch das Modul zur Dokumentvorschau wurde in die Recherche-Anwendung integriert.

Das windream-Modul zur Dokumentvorschau namens „windream DocView“ ermöglicht es jetzt, verfasste Annotationen zu Dokumenten anderen Anwendern in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und „live“ über die Inhalte der mit den Annotationen verknüpften Dokumente zu diskutieren. In diesem Kontext lässt sich die Dokumentvorschau in windream als universelles „Chat-Instrument“ wie im Social-Media-Sektor einsetzen. Die Bedienung ist extrem einfach, und die Chat-Funktion kann sogar dazu verwendet werden, einfache Arbeitsprozesse abzubilden.

Neben dem eigentlichen windream ECM-System umfasst die windream-Produktpalette, die auf der IT & Business zu sehen sein wird, weitere innovative Software-Lösungen der sechsten Generation. Dazu zählt vor allem die Version 6 der Dokumenterfassungssoftware windream Imaging, eine komplett neu entwickelte Lösung mit – im Vergleich zur Vorversion – deutlich erweitertem Funktionsumfang. Ferner wurde das windream-spezifische Kontextmenü zur Ausführung typischer ECM-Aufgaben funktional stark erweitert, ohne jedoch die Übersichtlichkeit zu beeinträchtigen.

Auch das windream Web Portal, die Lösung für das standortunabhängige und effiziente Informationsmanagement über das Internet, sowie die neuste Version des windream Langzeitarchivs wurden an die sechste Generation des Produktportfolios angepasst. Interessierte Besucher der IT & Business, die sich auch über das zukünftige windream-Produktportfolio informieren möchten, erhalten zudem einen exklusiven Einblick in die Features der kommenden windream-Version 6.5.

Partner am Stand

Quelle: Landesmesse Stuttgart

Begleitet wird das diesjährige Ausstellungsangebot wieder von Präsentationen der windream-Partner, die ihre ECM-Lösungen ebenfalls auf der Messepräsenz in Stuttgart vorstellen werden. Mit dabei sind unter anderem die RDS Consulting GmbH, Düsseldorf, die One Click Solutions GmbH, Syrgenstein, die business//acts Informations- und Datensysteme GmbH, Köln, sowie die BSS Business Solutions for Services West GmbH, Mülheim a. d. Ruhr.

Auch nach der Zusammenlegung der ehemaligen Messen „IT & Business“, „DMS EXPO“ und „CRM-expo“ zu einer gemeinsamen „IT & Business“ in Halle 1 wird die windream GmbH das neue Messekonzept der Stuttgarter Landesmesse aktiv begleiten. Aus Sicht des Bochumer IT-Unternehmens ist die Zusammenlegung der Messen nachvollziehbar. Die Übernahme der Gold-Partnerschaft ist daher eine weitere logische Konsequenz der bisherigen windream-Messeaktivitäten. (rhh)

Hier geht es zur kostenlosen Eintrittskarte für die IT & Business 2015

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