Unternehmensweite Informations- und Prozess-Steuerungsplattform Maßgeschneidertes ECM für Küchen-Hersteller

23. August 2019

Ein Küchenhersteller aus Ostwestfalen erkannte früh die Zeichen der Zeit und stellte bereits in den 90er Jahren auf eine papierarme, überwiegend elektronische Verkaufssachbearbeitung um. In der Folge wurde ein Enterprise Content Management System gesucht, um die unternehmensspezifischen Anforderungen abdecken zu können. Schritt für Schritt wurde es in eine zentrale Informations- und Prozess-Steuerungsplattform umgebaut. Der Küchenhersteller profitiert nun von Vorteilen wie schnelleren Prozessen und einer rechtskonformen Archivierung der Daten.

Das inhabergeführte Familienunternehmen Häcker Küchen mit Sitz in Rödinghausen, Ostwestfalen, produziert seit 1965 Einbauküchen. Heute ist die GmbH der drittgrößte Küchenmöbelhersteller Deutschlands, beschäftigt über 1.750 Mitarbeiter und liefert in 67 Länder rund um den Globus. Der Umsatz lag 2018 bei 602 Millionen Euro.

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Gesucht wurde bei Häcker ein Enterprise Content Management System (ECM), um die vielschichtigen Anforderungen des Küchen-Herstellers abbilden zu können: Das neue System sollte eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit sowie einen modularen Aufbau mitbringen, da der unternehmensweite Einsatz Schritt für Schritt ausgebaut werden sollte. Außerdem wünschte sich Häcker eine schnelle Implementierung und eine strenge Einhaltung des veranschlagten Kostenrahmens.

Die Wahl fiel nach einem intensiven Assessment der Optionen auf die Enterprise-Content-Management-Software Enaio von Optimal Systems. Sie bot die erforderliche Anpassungsfähigkeit und Funktionalität sowie eine reibungslose Umstellung vom alten auf das neue System. Dazu kam das optimale Preisleistungsverhältnis. Als Implementierungspartner fungierte die bpi solutions GmbH & Co. KG, ein Software- und Beratungshaus aus Bielefeld.

Projektstart mit Personalakte und Finanzbuchhaltung

Die Implementierung der Software begann mit dem Umstieg weg vom Papier hin zur elektronischen Personalakte als erste Projektphase. Die Papierdokumente wurden eingescannt und im System hinterlegt. Die Zuständigen hatten von da an Zugriff auf die komplette Akte jedes Mitarbeiters. Parallel wurde die Lösung in der Finanzbuchhaltung eingeführt.

22 Millionen Dokumente mussten aus dem Altsystem migriert werden. Stammdaten und andere Dokumente wurden direkt aus SAP R/3 gezogen. Ob Lohnabrechnungen, Lieferscheine oder Kontoauszüge – wichtige Dokumente waren für die Sachbearbeiter nun mit einem Klick verfügbar.

2013 kam eine weitere wichtige Neuerung hinzu: die automatisierte Rechnungseingangsprüfung über das Tool Classify. Eingehende Rechnungen werden seitdem vom System identifiziert, Kreditoren und Rechnungspositionen mit den Bestelldaten abgeglichen und gegebenenfalls automatisch verbucht. Bei Unklarheiten werden die Vorgänge automatisch einem Sachbearbeiter zur manuellen Bearbeitung vorgelegt.

CRM-Lösung erleichtert die Vertriebsarbeit

Der Vertrieb nutzt die CRM-Lösung von Optimal Systems und bpi solutions . Die Verkäufer haben damit sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und können Kundenanfragen ohne Verzögerung bedienen. Damit steigt die Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden.

Die Dokumentationsfunktion verschafft darüber hinaus Überblick über den Status des jeweiligen Kunden. Über den WebClient können Außendienstmitarbeiter, Handelspartner und sogar Kunden auf freigegebene Dokumente im System zugreifen –- ganz leicht über Smartphones und Tablets.

Als zentraler Informationslieferant hält das ECM für die Häcker Küchen GmbH stets alle Unternehmensdaten bereit. Durch den schnellen Zugriff lassen sich Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse deutlich beschleunigen. Häcker Küchen setzt die ECM-Software in verschiedenen Abteilungen ein. Die Funktionalitäten stehen an über 250 Arbeitsplätzen – von der Produktion bis zur Geschäftsleitung – zur Verfügung. Die Mitarbeiter haben Zugriff auf insgesamt rund 34 Millionen Dokumente, geregelt durch ein flexibles Rechtemanagement.

Über das zentrale Dokumentmanagement können Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend leicht zusammenarbeiten. Da das ECM über zahlreiche Schnittstellen an das ERP-System angebunden ist, lassen sich Dokumente direkt aus anderen Anwendungen heraus aufrufen. Die Enterprise-Search-Lösung sorgt für schnelle Suchergebnisse. Auch Fristen werden dank der Wiedervorlagefunktion für Dokumente besser eingehalten: So rutscht im Tagesgeschäft nichts mehr durch. Das ECM ist damit die unternehmensweite Informations- und Prozess-Steuerungsplattform der Häcker Küchen GmbH & Co. KG.

Das ECM-System mit Funktionen für das Personalmanagement, die Rechnungsbearbeitung und ERP-Integration beschleunigt Unternehmensprozesse, vereinfacht die Kollaboration und bietet eine revisionssichere Archivierung. Unternehmenskritische Daten werden sicher gespeichert und der Zugriff durch ein komplexes Rechtesystem geregelt. Diese zentrale Datenverwaltung im ECM bringt der Häcker Küchen GmbH Vorteile im operativen Geschäft und stellt sie wettbewerbsfähig für die Zukunft auf.

Nadja Müller

Optimal Systems

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