Translation Management System garantiert Schutz sensibler InhalteSicher auch während des Übersetzungsprozesses

Marketingmaterialien, Produktinformationen oder Dokumente aus Forschung und Entwicklung – Inhalte, die globale Unternehmen in verschiedene Sprachen übersetzen müssen, sind zahlreich. Problematisch wird dies, wenn es sich um sensible Dokumente handelt, wie beispielsweise vertrauliche Informationen, die nicht in die Hände von Wettbewerbern geraten sollen. In solchen Fällen benötigen Unternehmen einen Übersetzungsprozess, der sicherstellt, dass die Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleibt.

Fehler können passieren und sind in vielen Fällen kein Beinbruch. Betrifft der Irrtum allerdings die Übersetzung regulatorischer oder rechtlicher Texte, kann dies nicht nur zu Missverständnissen führen, sondern auch zu kostspieligen Folgen wie Unfällen, rechtlichen Konflikten oder gesundheitlichen Schäden. Denn abhängig von der Branche sind Übersetzungen und Lokalisierungen komplexe Aufgaben: Im Bereich des Explosionsschutzes muss zum Beispiel die Norm ATEX eingehalten werden, in der Chemiebranche das globale harmonisierte System zur Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien (GHS) und für Pharma die Vorschriften der FDA und der EMA.

Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen sich der potenziellen Risiken bewusst sind, wenn sie Übersetzungen wie medizinische Dokumente, Rechtsverträge oder technische Handbücher in Auftrag geben. Die Anforderungen müssen entsprechend hoch sein: Sie setzen Terminologie, die Kenntnisse von Vorschriften und Industriestandards voraus, erfordern Korrektheit und Präzision – und in der Regel drängt die Zeit.

Unternehmen greifen dafür auf Prozesse mit verschiedenen Beteiligten zurück: freiberufliche Übersetzer, Sprachdienstleister wie Übersetzungsbüros, Inhouse-Übersetzungen und Unterstützung durch generische maschinelle Übersetzungen wie den Online-Dienst DeepL. Die Lieferkette einer Übersetzung ist damit oft mehrstufig und unübersichtlich. Meist werden die Quelldaten etwa aus CMS oder PIM für die Übersetzungsarbeiten via E-Mail versandt – das bedeutet, dass jeder in der Kette die Daten bearbeiten und weiterleiten kann und sie zudem an die Anbieter kostenloser Übersetzungsdienste gelangen.

Welche konkreten Daten dorthin gesendet werden, kann nicht mehr nachvollzogen werden. Das mag bei Werbebotschaften und unverfänglichen Inhalten noch akzeptabel sein. Aber Unternehmen müssen auch sensible Daten, etwa aus Forschung und Entwicklung oder patentierten Herstellungsverfahren übersetzen – etwa bei einer Expansion, um sich neue Märkte in anderen Ländern zu erschließen. Der gängige Übersetzungsweg schützt diese Daten nicht vor unerwünschten Zugriffen und Unternehmen wissen dann nicht, wer die Daten mit welchen Systemen bearbeitet, weiterleitet oder teilt oder wie viele Übersetzer mitwirken.

Translation-Management-System und maschinelle Übersetzungs-Engine

Um die Sicherheit der zu übersetzenden Daten zu gewährleisten, benötigen Unternehmen einen durchdachten Prozess und integrierte Tools, die einen hohen Automatisierungsgrad erlauben. Ein Translation-Management-System (TMS) unterstützt hier den gesamten Übersetzungsprozess von der Projekt- und Workflowsteuerung auch mit Dienstleistern bis hin zu Übersetzung, Korrektur und Freigabe. Projektmanagementfunktionen erlauben eine Überwachung von Abgaben und Qualitätskontrolle; alle Sprachdaten werden zentral im Translation Memory, einem Übersetzungsspeicher zur Wiederverwendung, und der Terminologie-Datenbank gesichert.

Die einfache Anbindung von Drittsystemen wie Content-Management oder maschineller Übersetzung macht einen hohen Automatisierungsgrad möglich. Eine solche maschinelle Übersetzungs-Engine (Machine Translation Engine) erlaubt es, Übersetzungen schneller und günstiger zu erstellen.

Dabei wird zwischen generischen und individualisierten maschinellen Übersetzungen unterschieden: Generische Übersetzungs-Engines wie DeepL oder Google Translate werden mit riesigen Datenmengen aus verschiedensten Bereichen trainiert und liefern solide Übersetzungen. Für sehr spezifische (Fach-)Texte sind sie aber nur begrenzt geeignet. Individualisierbare maschinelle Übersetzungssysteme werden dagegen mit den eigenen, unternehmensspezifischen Daten trainiert, wodurch sie die individuelle Firmensprache und -terminologie berücksichtigen können. Sie liefern damit sehr gute Rohübersetzungen, die weniger Überarbeitung durch Post-Editoren benötigen.

Die Voraussetzung für eine solche Individualisierung ist die sorgfältige Pflege von Translation Memorys und Terminologie-Datenbanken. Zukünftige Anpassungen von Unternehmensinhalten und -daten sind möglich und können trainiert werden. Dieses regelmäßige Retraining sorgt dafür, dass die Daten immer auf dem neusten Stand sind und optimal genutzt werden können.

Maschinelle Übersetzungssysteme haben sich durch künstliche Intelligenz noch einmal deutlich verbessert: Eine neuronale, das heißt KI-gestützte Übersetzungs-Engine kann die finale Überarbeitung durch den Übersetzer stark beschleunigen. Er kann die Empfehlungen der maschinellen Übersetzung übernehmen, anpassen oder eigene Vorschläge machen. Das System lernt aus seinen Entscheidungen. Dadurch verbessert sich die Qualität der Ergebnisse deutlich und der Aufwand für die nachträglichen Bearbeitungen wird mit der Zeit immer geringer. Zudem wird eine Qualitätsbewertung der Texte mit objektiven Kennzahlen und damit eine direkte Optimierung möglich.

Um das volle Potenzial der maschinellen Übersetzung nutzen zu können, ist eine tiefgreifende Integration einer Machine Translation Engine in ein Translation-Management-System essenziell – idealerweise stammen beide aus dem gleichen Haus, damit keine Abstimmungsprobleme auftreten.

Vorteile hinsichtlich Datensicherheit

Erst, wenn das Translation-Management-System und das maschinelle Übersetzungssystem ein geschlossenes System über die gesamte Lieferkette von der Texterstellung bis zur Veröffentlichung der übersetzten Texte bilden, entsteht größtmögliche Daten- und Prozesssicherheit. Unternehmen behalten damit die Datenhoheit und haben die volle Kontrolle, wo, wie und von wem ihre Daten verarbeitet werden. Sie bestimmen die Regeln für den Übersetzungsprozess für die gesamte Lieferkette ab der Auftragserteilung bis zum Übersetzer und wieder zurück – durch individuelle Freigabeprozesse und ein granulares Rechte- und Profilmanagement.

Die Bearbeitung der Texte ist dann zum Beispiel nur nach aktiver Auftragszuweisung möglich, Änderungen können dank Translation Memory und Terminologie-System bzw. -datenbank jederzeit nachverfolgt werden. Der Einsatz der eigenen individualisierbaren Übersetzungs-Engine stellt sicher, dass sensible Daten und Dokumente nicht geteilt und herumgeschickt werden müssen. Die Daten, mit denen sie trainiert wird, gehören dem Unternehmen, bleiben auch dort und sind für Unberechtigte nicht zugänglich. Da die Datenhoheit im Unternehmen liegt, ist die Datensicherheit bei individualisierten maschinellen Übersetzungssystemen entsprechend hoch.

Auch die Prozessautomatisierung unterstützt die Sicherheit, da Datentransfers im Rahmen des Workflows automatisiert und Zugriffsrechte auf die transferierten Daten definiert werden. Daten können so zweckgebunden Dritten bereitgestellt werden – nach Abschluss des Projekts erlöschen die Zugriffsrechte. Und mit einer On-Premise-Lösung bleiben die Daten im Haus und Unternehmen haben die Sicherheitsvorkehrungen selbst in der Hand.
Bessere und günstigere Übersetzungen in kürzerer Zeit

Neben der Sicherheit bietet die Kombination aus einem Translation-Management-System und KI-gestützter Machine Translation weitere Vorteile für den Übersetzungsprozess: Unternehmen können damit die Übersetzungsqualität verbessern, gleichzeitig Abläufe beschleunigen und die Übersetzungskosten reduzieren. Durch die zentrale Plattform werden zum Beispiel doppelte Übersetzungen vermieden und dank Translation Memory müssen identische Wortgruppen nur einmal übersetzt werden.

Die Pflege und Verwaltung von unternehmensspezifischer Terminologie und ihre Bereitstellung erfolgt effizient, durch ihre Konsistenz können rechtliche Rahmenbedingungen leichter eingehalten und ein einheitlicher Marktauftritt nach außen gewährleistet werden – auch über Sprachgrenzen hinweg. Insgesamt sinkt der manuelle Aufwand, die Fehlerquellen reduzieren sich und damit steigt die Effizienz im Übersetzungsprozess.

Unternehmen benötigen die Übersetzung und Lokalisierung von Produkt- und Unternehmenskommunikation sowie von Daten aus Forschung und Herstellung für den internationalen Markt. Mit intelligenten Tools können sie die gesamte Übersetzungslieferkette zu einem geschlossenen System machen und damit sicherstellen, dass keine sensiblen Daten preisgegeben werden.

Robin Gegenheimer ist Sales Director bei Across Systems GmbH.

Across Systems GmbH