Informationsmanagement 4.0: Content Services Platform löst DMS/ECM abUnternehmensweite Transparenz der Informationen

Mit einer Content Services Platform (CSP) gehört das Suchen nach Informationen der Vergangenheit an. Eine CSP bildet die Grundlage des Informationsmanagement 4.0 und hat das Potenzial, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder auch Enterprise Content Management-Systeme (ECM) abzulösen.

Herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder auch Enterprise Content Management-Systeme (ECM) arbeiten dokumentenzentriert. Sie ordnen Dokumente ihrem Vorgang zu; diese stehen aber einer darüber hinaus gehenden Nutzung nicht automatisch zur Verfügung. Größere Systeme sind zwar in der Lage, Milliarden von Dokumenten und Objekten zu archivieren und verwalten.

Der Zugriff auf diese Daten ist jedoch oft äußerst rudimentär und die Auffindbarkeit von Dokumenten gestaltet sich ohne den eindeutigen Primärschlüssel als schwierig. Im Kontrast dazu bieten CSPs, die auf Cloud-nativen Technologien basieren, einige Vorteile.

Ineffiziente Prozesse sind nach wie vor einer der größten Zeitkiller im Büro. Mehr als 70 Prozent der Buchhalter und 64 Prozent der Verwaltungsmitarbeiter suchen mehr als eine Stunde am Tag, obwohl die meisten bereits mit einem digitalen Archivsystem arbeiten.

Der Grund: elektronische Archive, die keiner überblickt. Umstrukturierungen und standortübergreifende Zusammenarbeit mit hybriden Informationsspeichern aus Aktenordnern und Festplatten oder Insellösungen in Fachabteilungen mit eigenen Datensilos verursachen zwangsläufig einen großen Suchaufwand.

Nutzer stehen im Zentrum einer CSP

Informationsmanagement 4.0 verfolgt einen anderen Ansatz. Basis ist eine Content Services Platform (CSP), die weit über die Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinausgeht. Sie integriert Multi-Terabyte-große Datenmengen und komplexe Anwendungslandschaften in einer eindeutigen und allgemeingültigen Datendrehscheibe („Single Source of Truth“). Eine CSP bindet umliegende Datensilos und papiergebundene Prozesse ein und ermöglicht damit völlig neue Anwendungen.

Das Ergebnis: Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage, Vereinfachung von komplexen Anwendungslandschaften und Ersatz von teuren Legacy Archivsystemen mit dem Vorteil von deutlich geringeren Risiken und Kosten für Lizenzen, reduzierten Wartungsarbeiten sowie Integration von neuen Prozessen. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau.

Denn Datenhaltung, Anwendungsentwicklung und Bereitstellung erfolgen alle auf einer skalierbaren, rechtssicheren Plattform. Sie integrieren bestehende interne und externe Datenspeicher, ermöglichen über Schnittstellen den Zugriff auf Applikationen von über 400 Anbietern und stellen schnell erstellbare neue Services bereit. Sie bietet schnellere Verfügbarkeit von internen und externen Dokumenten sowie Informationen auf allen Endgeräten und in Echtzeit.

Denn der Fokus einer CSP ist ein völlig anderer als bisher. Nicht die Dokumente, sondern die Nutzer stehen im Zentrum der Lösung. Eine CSP ist davon bestimmt, wie Einzelpersonen und Teams Inhalte – intern und extern – erstellen, verbreiten und verwenden und wie sie ein effektiver Workflow optimal unterstützt.

Es geht in erster Linie um die Fragen „Wie arbeiten die Nutzer mit den Inhalten, wie teilen sie diese und wie lassen sich solche Informationen in vorhandenen und neuen Geschäftsprozessen nutzen, um daraus in wenigen Sekunden neue Erkenntnisse zu gewinnen?“.

Die Vorteile dieses Konzepts lauten:

• Investments in vorhandene IT-Systeme sind gesichert, weil CSPs sie integriert.
• CSP können Legacy Systeme und veraltete Fachanwendungen ablösen.
• Gegenüber Legacy-IT sinken Betriebs- und Wartungskosten signifikant. Zudem lassen sich die Anzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen reduzieren.
• Eine solche Plattform ermöglicht es der Fachabteilung, ihre Prozesse vollständig zu digitalisieren und je nach Markt- oder Kundenerfordernisse sehr schnell neue Kundenerwartungen zu befriedigen, ohne dass zuerst ein neues Produkt evaluiert und Projekte lanciert werden müssen.
• Und statt einer ausufernden Schatten-IT arbeiten die Fachabteilungen immer in einem revisionssicheren Ökosystem, das zudem über die Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Richtlinien wacht.
• Standards und State-of-the-art Technologien verhindern Vendor Lock-in.

Eine skalierbare und sofort einsetzbare CSP-Lösung ist zum Beispiel yuuvis. Als Browser-basierende Datendrehschreibe und Archiv ermöglicht die Software einen nutzerfreundlichen und intuitiven Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen von beliebigen Endgeräten. Der suchgetriebene Ansatz sowie der Zugang über Ablagestrukturen kombiniert zwei Ansätze, die den Datenzugang besonders effizient gestalten und damit dem Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel bereitstellt, wie er es auch von heutigen Internetanwendungen her gewohnt ist.

Auch werden die Ablage- beziehungsweise Aktenstruktur nicht wie in klassischen DMS unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann. Durch den konsequenten Einsatz von Standards und State-of-the-art Technologien sowie offener, Cloud-nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) können auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen einfach mit der Plattform abgedeckt werden.

Auch der häufig eintretende Vendor Lock-in infolge proprietärer Technologien oder evolutionärem Flickwerk aufgrund gewachsener Anforderungen wird verhindert. Selbst die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt erhalten. Dies wiederum gibt die Möglichkeit, die neue Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder auch gleich mit dem ganz großen Archivprojekt zu starten.

Dokumente, Informationen und Daten müssen nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, zum Beispiel im Unternehmen selbst liegen, sondern können aus externen Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, in Geschäftsprozesse stammen.

CSP integriert Datensilos, Anwendungen und Archive in einem Ökosystem

Die Möglichkeiten der Automatisierung der Verarbeitungsprozesse gehen heute aber noch viel weiter. Dank automatischer Inhaltsklassifikation werden Dokumente den relevanten Geschäftsprozessen zugeordnet sowie Aufbewahrungsfristen und Erfüllung der Compliance (Erkennung von identifizierenden Merkmalen, DSGVO) sichergestellt. Extraktion geschäftsrelevanter Daten (Rechnungsdaten, Ansprechpartner, Identifikationsnummern) sowie automatischer Verschlagwortung oder Unterschriftsprüfung können Prozesse weiter vereinfachen und beschleunigen.

Zu einem solchen CSP gehören auch die integrative Zurverfügungstellung von BPM-Funktionalitäten (Business Process Management). Die Dokumente sind mit einem reinen „document-first“-Ansatz zwar vorhanden. Aber wer nichts von ihrer Existenz weiß, kann sie nicht nutzen, weil er sie bei einer offenen Keyword-Suche in einem DMS nur mit viel Glück finden kann. Und genau das ändert eine CSP und integriert vorhandene Datensilos, Anwendungen und Archive in einem übergeordneten Ökosystem. Eine CSP erschließt mit der integrierten OCR komplette Dokumente und indiziert sie für optimale Suchergebnisse.

Neukonzeption von Workflows

Das volle Potenzial nutzt bereits der Schweizer IT-Dienstleister Abraxas, der 2019 seinen IBM Content Manager OnDemand durch yuuvis ersetzte. Das Unternehmen mit 800 Mitarbeitern bietet Schweizer Verwaltungen, Behörden, Unternehmen und der Bevölkerung effiziente, sichere und durchgängige IT-Lösungen und Dienstleistungen. Es managt mit yuuvis rund 280 Millionen Dokumente und arbeitet mit Terabyte an Daten als revisionssicheres Archiv und REST-basiertes Framework.

Mit der DTI als Berater und Lösungsintegrator setzte das Unternehmen seine Dokumenten- und Datenprozesse in yuuvis um und gestaltete völlig neue Geschäftsprozesse, um die Potenziale der CSP vollständig nutzen zu können. Zunächst analysierten die DTI-Experten die Bestandslösungen, dokumentierten die Prozesse, Datenstrukturen und Exportschnittstellen. Aufgrund der historisch gewachsenen Systeme wie Datenablagen, Input-Management und Scan-Prozesse zeigte sich, dass die Anforderungen und Definitionen sich über die Zeit geändert hatten.

Solche Fälle konnten zum Teil automatisiert korrigiert werden oder wurden teilweise für die optimale Nutzung der yuuvis-Plattform neu aufgesetzt. Dieser zunächst aufwendige Migrationsprozess mit Neudefinition von Workflows und Entwicklung von Microservices hat sich aber gelohnt.

Peter Angehrn ist Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG.

DTI Schweiz AG