Enterprise Rendition garantiert einheitliche Konvertierung „Document Conversion as a Service”

Die unternehmensweite Erzeugung von qualitativ hochwertigen PDF-Dateien kann in Unternehmen eine Herausforderung darstellen: Denn häufig sind unterschiedliche Werkzeuge im Einsatz, die PDF-Dateien erstellen. Dies führt dazu, dass die Kontrolle darüber, wie PDF-Dokumente zustande kommen, mehr oder weniger verloren gegangen ist. Luratech hat auf diese Problematik reagiert und stellt mit dem Rendition Server eine Plattform zur Verfügung, mit der Prozesse zur Dokumentenkonvertierung implementiert werden können.

Status Quo

Häufig sind in Unternehmen unterschiedliche Werkzeuge im Einsatz, um Dateien nach PDF zu konvertieren oder PDF-Dateien zu erstellen. Kaum einer hat den Überblick, welche Lösungen in welcher Abteilung oder am Arbeitsplatz der Mitarbeiter installiert sind. Der Posteingang konvertiert gescannte Dokumente nach PDF/A-2u, aus E-Mails werden PDF/A-3b-Dateien und aus SAP-Journalen PDF 1.4-Dateien erzeugt. Die Liste lässt sich, je nach Unternehmensgröße, nahezu endlos fortsetzen.

Zu diesen geplanten Szenarien kommen die ungeplanten hinzu. Typisches Beispiel ist die „Speichern als“-Funktion, die immer mehr Softwareapplikationen anbietet. So komfortabel das ist, wird jedoch auch damit der PDF-Zoo immer größer, da sich kaum ein Mitarbeiter beim Ausführen darüber Gedanken macht, welche Haken er bei den Einstellungen setzen sollte. Last but not least, bringen Mitarbeiter eigene Freeware ins Unternehmen, um PDFs zu erstellen. Dies führt dazu, dass die Kontrolle darüber, wie in Unternehmen PDF-Dokumente zustande kommen, mehr oder weniger verloren gegangen ist.

Enterprise Rendition

Seit geraumer Zeit taucht der Begriff „Enterprise Rendition“ auf. Wikipedia hat dafür folgende Definition parat: „Rendern (engl. to render) bezeichnet die Erstellung einer Grafik aus einer Skizze, einem Modell oder Rohdaten wie z.B. Geoinformationen. Davon abgeleitet bezeichnet der Begriff in der Informationstechnik das endgültige Fertigstellen eines (…) angefertigten Rohdesigns, das durch das Rendern erst zu einem endgültigen Bild wird.“ Auf die Welt der Dokumente übertragen bedeutet Enterprise Rendition die unternehmensweite Darstellung von Dokumenten.

Das Ziel von Enterprise Rendition lautet, Dokumente unabhängig davon, mit welchem IT-System sie im Unternehmen erzeugt werden und welches Format sie ursprünglich hatten bzw. aus welcher Quelle sie stammen, einheitlich abzubilden. Dazu gehört eben das Konvertieren, Erzeugen, Bearbeiten und Prüfen von PDFs. Auch andere Ausgabeformate sind denkbar.

Mit dieser Vorgehensweise erfolgt eine kontrollierte Dokumentenerstellung. Es empfiehlt sich dabei, die Prozesse rund um die Erstellung in einem Shared Service zusammenzuführen und zu zentralisieren („Document Conversion as a Service“). Denn so haben die Experten die Kontrolle, die Anwender können sich definierter Konvertierungsprozesse bedienen und werden von technischer Unsicherheit entlastet. Dabei wird – quasi nebenbei – der vorhandene Zoo an Tools zur Erstellung bzw. Konvertierung nach PDF durch eine zentrale Komponente abgelöst, was wiederum den Pflegeaufwand und die Lizenzkosten reduziert.

Nach einer Studie mit dem Titel „Shared Services in Government“ der Unternehmensberatung A.T. Kearney erzielen öffentliche Einrichtungen Einsparungen von mehr als 20 % in ihren IT-Systemen und an Verwaltungsaufwand. Das Ergebnis ist eine standardisierte Rechenzentrumsarchitektur, die die Prozesse gesteuert auf die Server Infrastruktur verteilt, sodass Anwender in einer akzeptablen Antwortzeit ihre Dokumente bearbeitet zurückerhalten.

Als Einsatzgebiete sind alle Bereiche einer Unternehmens-IT denkbar, in denen Dokumente konvertiert, erstellt oder bearbeitet werden müssen: Warenwirtschaft, SAP, Archiv, Datenbank, Input-Management, Fachanwendung, Workflow, E-Mail-Client, Sharepoint, Output-Management, Document Composing, CRM-System, ECM-System, EAI, DMS-System, BPM, Big-Data, Mobile Applications, etc. Folglich kann der Shared Service sowohl vom Client als auch über den Server, die Backend- oder Cloud-Systeme angesprochen werden.

Zentralisierung

Mit dem Luratech Rendition Server stellen Unternehmen sicher, dass PDFs in gleichbleibender Qualität konvertiert, erzeugt, bearbeitet und geprüft werden. Auch andere Ausgabeformate sind möglich. Dies erfolgt unabhängig von den IT-Subsystemen und der Quelle bzw. dem Format der zu verarbeitenden Datei. Unternehmen können auf Dokumente bezogene Richtlinien (Document Policies) umsetzen und regulatorische Anforderungen mit entsprechenden Verfahrensdokumentationen, Audit Trails oder Compliance-Überprüfungen erfüllen.

Dabei setzt der Rendition Server auf leicht integrierbare Web Services, die universell adressierbar und mit jedem Rechner oder Endgerät, wie beispielsweise einem iPhone oder Tablet, unabhängig von der Programmiersprache erreichbar sind. Die über eine Web-Management-Konsole zu verwaltende Software beinhaltet sämtliche erforderlichen Konvertiermodule, die auf der Luratech- bzw. Foxit-Technologie basieren. Weitere können, dank der offenen Schnittstellen, einfach integriert werden. Auch sind beliebig viele Server zur Verteilung der Jobs (Load Balancing) anbindbar, um Spitzenlasten abzufangen. Sämtliche Komponenten können redundant betrieben werden, was eine hohe Betriebssicherheit garantiert.

Eine LuraTech Rendition-Server-Installation besteht aus mindestens zwei Nodes. Ein Node lässt sich mit einem Server (physikalisch oder virtuell) gleichstellen. Die Architektur des Rendition Servers unterscheidet zwischen zwei Arten von Nodes: ein oder mehrere Managing Nodes und ein oder mehrere Worker Nodes. Der Managing Node stellt verantwortlich den Conversion-Web-Service zur Verfügung und übernimmt das Handling der Requests mit den dazugehörigen Work Items. Weiterhin hält dieser die Verbindung zur Datenbank und kümmert sich um alles, was Betrieb, Monitoring und Controlling betrifft.

Ein Worker Node ist ein „Arbeitsserver“. Er hat wenig Kenntnis über seine Umgebung und den gesamten Rendition-Server-Verbund. Den Worker Nodes werden ihre Arbeitspakete (Work Items) direkt von dem Managing Node zugeteilt. Dieser ist als Schnittstelle zwischen der Außenwelt und den einzelnen Worker Nodes konzipiert. (rhh)

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