Gestützte Softwareauswahl sichert Investitionen „Auswahlverfahren muss strukturiert angegangen werden“

Viele Gründe sprechen dafür, dass ein IT-Entscheider einen Berater für die Softwareauswahl und -Beauftragung hinzuzieht. Diese Vorgehensweise macht Sinn, wenn er sich nicht in der Lage fühlt, die Anforderungen klar zu definieren. Aber auch wenn er neben seinem Tagesgeschäft nicht die Zeit dafür hat. So gesehen handelt es sich um eine Kompetenz– und eine Kapazitätsfrage. Und es kann eine taktische Frage sein, um, wie gesagt, eine neutrale Entscheidung im Sinne der Unternehmenszukunft zu gewährleisten. Mit Auswahlplattformen wie dem IT-Matchmaker steht dazu eine weitgehend neutrale Hilfe bereit.

Strukturierung

Viele IT-Projekte sind bereits vor der Implementierung zum Scheitern verurteilt, weil IT-Entscheider die falsche Software auswählen. Daher stellt sich die Frage, wie IT-Verantwortliche vorgehen sollen, um die Software-Auswahl erfolgreich zu meistern und Investitionen abzusichern. Hierzu empfiehlt der „Software-Auswahl-Experte“ Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG: „Es gilt, die damit verbundenen Aufgaben strukturiert und methodisch anzugehen: Die eigenen Anforderungen müssen definiert, der Markt sondiert und Angebote eingeholt und verglichen werden.“

Doch das erweist sich in der Praxis als nicht so einfachen, denn in Deutschland bieten noch weit über hundert Softwarehersteller ihre Lösungen zur Unternehmenssteuerung, sogenannte Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software an. Darüber hinaus offeriert eine Vielzahl von Anbietern von Speziallösungen ihre Software, zum Beispiel in den Disziplinen Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence (BI), Enterprise-Content- und Dokumentenmanagement (ECM/DMS) sowie Produktionsplanung bzw. -steuerung (PPS). Somit stehen IT-Verantwortliche oft vor dem Problem, dass sie bei dieser Vielzahl die Auswahl möglichst effizient vorgehen sollten. Deswegen bringt Sontow datenbankgestützte Auswahlwerkzeuge wie den IT-Matchmaker ins Spiel, den Trovarit betreibt, zudem könne man sich von Auswahlspezialisten beraten zu lassen.

Effizienz

Generell ermögliche es der IT-Matchmaker, so Sontow, das Software-Auswahlverfahren effizient durchzuführen. „Die Top 3 der über den IT-Matchmaker ermittelten Kandidatenliste müssten in der Lage sein, die Kundenanforderungen zu erfüllen. Und ja, wir bezahlen unsere Softwareauswahl-Berater gut“, gibt Sontow zu Protokoll. „So stellen wir sicher, dass unsere Kunden von hochqualifizierten Spezialisten unterstützt werden. Unsere Kunden sparen so bei der Auftragsvergabe und im Projekt mehr Kosten ein, als sie für unsere Berater ausgeben – zusätzlich zu Zeit und Ärger. Den passenden Anbieter und die passende Software zu identifizieren, bildet aber nur einen Teil der Aufgabe. Den zweiten Aspekt der Software-Auswahl bildet die Auftragsvergabe. Und zu der gehört die Vertragsgestaltung.“

Denn nach seiner Einschätzung eignen sich Standardverträge nicht gut. „Die Leistungsspezifikation muss sehr detailliert erfolgen“, erläutert Sontow, „was der Anbieter zusagt, muss schwarz-auf-weiß festgehalten werden. Die Aufgabe besteht also nicht nur darin, ein Lastenheft festzuschreiben, sondern sicherzustellen, dass der Anbieter die zugesagten Leistungen dann auch liefert.“

Deswegen empfiehlt man bei Trovarit den IT-Entscheidern, zunächst sehr genau festzuhalten, was das Unternehmen braucht. „Wenn das im Dialog mit dem IT-Lieferanten ermittelt ist, gilt es das verpflichtend festzuschreiben“, so Sontow weiter. „Sprich der IT-Lieferant unterschreibt, dass er die zugesagte Leistung vollumfänglich erbringt. Das versäumen IT-Verantwortliche häufig: Aber genau daran scheitern dann oft die Projekte.“

Der einzige valide Nachweis der Unabhängigkeit eines Auswahlverfahrens lässt sich laut Sontow an einer Referenzliste erbringen. Anhand dieser könne ein Auswahlberater nachweisen, dass er das Spektrum des Anbietermarktes repräsentiert – und nicht nur zwei oder drei Hersteller. „Trovarit liegt bei Softwareanbietern, die im konkreten Vergabeverfahren beauftragt wurden, weit im dreistelligen Bereich“, stellt Sontow heraus. „Um das bei der Vielzahl der Anbieter und deren noch größerem Lösungsportfolio zu gewährleisten, bedarf es einer kontinuierlichen und umfangeichen Marktforschung. Die ist aufwändig und teuer, aber notwendig.“

Vorkenntnisse

Spezielle Vorkenntnisse für die Nutzung des IT-Matchmakers sind laut Sontow nicht nötig: „Bei der reinen Marktrecherche führt das Tool den Suchenden. Eine Kandidatenliste kann ein IT-Entscheider sich so selbst erarbeiten. Das hängt aber auch davon ab, wie vertraut der Suchende mit dem Fachthema ist. Weiß er, was heutzutage typischerweise in der gesuchten Lösung, sagen wir Produktionsplanung, vorhanden sein muss und was nicht? Fühlt er sich da unsicher, hilft es ihm, wenn er einen kompetenten Ansprechpartner dafür hat.“ Es gibt aber auch IT-Entscheider, die den ganzen Ausschreibungsprozess allein durchführen, kommentiert Sontow, doch die meisten lassen sich unterstützen.

Auf die Frage, wovon es abhängt, für was sich IT-Verantwortliche entscheiden, verweist Sontow auf das Sicherheitsbedürfnis des IT-Entscheiders sowie auf die im Unternehmen vorhandene Fachkompetenz. Beim Sicherheitsbedürfnis nimmt Sontow Bezug darauf, dass die Softwarelösung die gewünschten Anforderungen erfüllt und der Anbieter sich in der Lage befindet, das Projekt zu realisieren. „Softwareauswahl und -Beauftragung gehört für IT-Manager oft nicht zum Tagesgeschäft“, räumt Sontow ein. „Da hilft es, wenn dieser jemanden an seiner Seite hat, dessen Profession das ist.“

Oftmals blockieren auch unterschiedliche Vorlieben der Anwender, der IT-Verantwortlichen und der Unternehmensentscheider die Auswahl der richtigen Lösung – so die Erfahrung von Sontow. Doch her könne eine neutrale Instanz helfen, die Sichtweise zu harmonisieren und eine Entscheidung in Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens zu optimieren. (rhh)

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