Automatischer Bankimport bietet viele VorteileACMOS Chemie profitiert von Automatisierungen im Rechnungswesen

In Bremen sitzt die Finanzbuchhaltung der ACMOS Chemie KG. Von dort aus wurden über Jahre hinweg Kontoauszüge manuell gebucht. ,,Etwas Digitales auszudrucken, um es danach wieder manuell zu digitalisieren, ergibt doch wenig Sinn“, erklärt der erfahrene Rechnungswesensleiter Frank Spannhake. ,,Von daher sind wir froh, mit Diamant/3 eine Software gefunden zu haben, die uns einen weitaus effektiveren Workflow ermöglicht.“

Bankauszüge automatisiert buchen

Zu Beginn seiner Laufbahn arbeitete Frank Spannhake noch mit Magnetkarten und jeder Menge Papier. Welche konkreten Vorteile die neue Software für die Finanzbuchhaltung bietet, weiß er deshalb ganz genau: ,,Dokumente auf Papier werden zur Zeit größtenteils nur noch aus rechtlichen Gründen verwendet – der elektronische Weg ist für uns aus Gründen der Weiterverarbeitung und der Effizienz einfach besser.“

Als massive Arbeitserleichterung wertet Frank Spannhake deshalb vor allem den automatischen Bankimport. ,,Das Programm arbeitet sehr präzise und erkennt mittlerweile mehr als 50 Prozent der Buchungen automatisch – wir müssen uns dann lediglich um die nicht eindeutigen Buchungssätze kümmern, was uns sehr viel Zeit, Kosten und Mühen spart.“

Online-Banking

Für einen reibungslosen Prozess stellt das Onlinebanking-Programm S-FIRM die Daten zur Verfügung. Diamant/3 holt sich aus den Daten automatisch Informationen wie die Rechnungs- oder Kundenummer und überprüft, ob die anderen Felder (Bankkonto, Name) mit den Angaben im Verwendungszweck übereinstimmen. Diamant/3 erkennt anhand hinterlegter Logikroutinen die dazugehörigen Debitorenkonten und offenen Posten automatisch.

Alles, was zu 100 Prozent logisch zuweisbar ist, wird gebucht, ohne dass der Anwender manuell eingreifen muss. Bestehen dagegen Zweifel, markiert die Software die Buchung und stellt den Text aus dem Verwendungszweck der weiteren Beurteilung zur Verfügung. Fehler sind auf diese Weise ausgeschlossen und eine manuelle Zuordnung schnell möglich. ,,Wir sind hier auf der sicheren Seite“, weiß Frank Spannhake. ,,Lassen sich die Bankdaten keinem Debitor oder offenen Posten eindeutig zuordnen, erfolgt auch keine automatische Buchung.“

Kosten- und Zeitvorteile

Von der Lernfähigkeit der neuen Software profitiert die ACMOS Chemie KG auf unterschiedliche Weise: Durch die Verwendung von Buchungsvorschlägen entstehen automatisch Standards in der Verbuchung. Alternative Bankverbindungen oder ähnliche nützliche Kundeninformationen werden vom Programm automatisch gesammelt und dem Debitorenkonto zugeordnet. Fehlbuchungen werden hingegen durch den mehrfachen Datenabgleich unmöglich gemacht. ,,Wir müssen uns da um nichts mehr kümmern – ständig wiederkehrende Gutschriften oder Belastungen, die ja Eindeutigkeiten haben, können automatisch verbucht werden“ lobt der Leiter des Rechnungswesens. ,,Ohne automatischen Bankimport müssten wir das alles immer wieder von neuem eingeben.“

Die genannten Vorteile drücken sich bei ACMOS auch in handfesten Zahlen aus. So fällt die von Frank Spannhake angeführte Amortisationsrechnung eindeutig zugunsten des Diamant-Features aus. ,,Wir sparen uns damit mindestens eine halbe Stunde reine Arbeitszeit pro Tag. Kumuliert man das aufs ganze Jahr hat sich das Programm bereits nach 144 Tagen gerechnet.“

Zum Anwender: Rund 100 Mitarbeiter sind bei der ACMOS Chemie KG beschäftigt. Das Unternehmen stellt Trennmittel für verschiedenste Materialien her – von Polyurethan über Thermoplaste bis hin zu Metallen und Glas. Der europäische Marktführer produziert zentral in Bremen, von wo aus auch der Vertrieb gesteuert wird. International werden die Erzeugnisse von weltweit ansässigen Tochtergesellschaften und unabhängigen Handelsunternehmen vertreten. Diese sorgen auch für einen technischen Service. (rhh)