Der Schlüssel zu den Herausforderungen der Lieferkette:Das „Klonen“ von Mitarbeiterwissen

Störungen in der Lieferkette sind aktuell tägliche Realität: fehlende Chip- und Zubehörteile, lange Lieferzeiten, Verzögerungen beim Lieferdatum bis hin zu Unsicherheiten bei der Planung von Containerlieferungen und Fahrermangel. Die Faktoren für die Störungen sind vielfältig und könnten schlimmstenfalls Auswirkungen auf das Weihnachtsgeschäft haben.

Eine der Herausforderungen, die sich bei der Unterbrechung von Lieferketten stellt, sind Daten und Informationen, die teils nicht ausreichend genutzt werden können. Diese finden sich in Frachtbriefen, Handelsrechnungen, Hafenquittungen, Packlisten, Rechnungen, Arbeitsprotokollen oder Bewerbungsdokumenten und sind für die Lieferkette und die Abläufe zwischen Spediteuren und Verladern entscheidend. Bisher war es jedoch eine große Herausforderung, auf diese Inhalte zuzugreifen und sie sofort zu nutzen, um darauf basierend bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Lösung besteht darin, das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu „klonen“. Ein ungewöhnlicher Ausdruck, wohinter jedoch ein entscheidender Gedanke steckt: Laut einer aktuellen Gartner-Umfrage unter Führungskräften der Lieferkette haben fast 50 Prozent der Befragten eine Roadmap für die digitale Lieferkette aktiv definiert, implementiert oder bereits umgesetzt. Die Tools, die dabei häufig zum Einsatz kommen, sind die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) und die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).

IDP greift auf Technologien zur Datenerfassung, maschinellem Lernen und der Verarbeitung von natürlicher Sprache (NLP) zurück, um selbst umständliche Formulare zu digitalisieren und zu verstehen. Zusätzlich werden den RPA-Bots KI-Fähigkeiten hinzugefügt, damit sie lernen, Schlussfolgerungen zu ziehen und den Inhalt verschiedener Dokumente zu verstehen. RPA-Bots kommen in einer Vielzahl von Anwendungsfällen zum Einsatz: diese reichen von der automatischen Bearbeitung von Aufträgen, über die Sendeverfolgung, die Rechnungsstellung, bis hin zur Beschaffung und der Bestandsaufnahme, die Angebots- und Bedarfsplanung sowie den Kundenservice. Oberstes Ziel ist dabei, eine reibungslose Dokumentenverarbeitung für die Lieferkette zu gewährleisten.

Menschliches Wissen nachahmen

Im Grunde genommen wird dabei menschliches Wissen nachgeahmt – man könnte sagen „geklont“ – und in Fähigkeiten für die digitalen Mitarbeiter umgewandelt. In der Auftragsabwicklung und im Zahlungsverkehr umfasst die Lieferkette beispielsweise Hersteller, Vertriebsunternehmen und Einzelhändler. Der digitale Mitarbeiter kann diese Fähigkeiten nutzen, um Unternehmensnamen, das Produktportfolio und SKU-Nummern, Kontaktinformationen und Informationen zur Zahlungsabwicklung (Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen) zu erkennen, zu validieren und abzuleiten, und festzustellen, ob Informationen fehlen oder widersprüchlich sind. Dabei sind diese digitalen Mitarbeiter in der Lage, eine Warnung auszulösen, falls Ausnahmefälle vorliegen oder ein menschlicher Bearbeiter eingreifen soll.

Die Bestandsverwaltung ist ein weiterer Bereich, in dem das Klonen menschlicher Fähigkeiten zur Effizienz der Lieferkette beiträgt. Digitale Mitarbeiter erkennen Lagerbestände und stellen so sicher, dass genügend Produkte vorhanden sind, um die Nachfrage zu befriedigen. Dabei berücksichtigen sie Informationen aus anderen Systemen und erfassen beispielsweise, ob ein Schiff eine Woche lang in einem Hafen liegt oder ob es eine Nachfragespitze für ein bestimmtes Produkt gibt. Digitale Mitarbeiter tragen dazu bei, die Bestandsverwaltung zu automatisieren und können voraussagen, wann der Lagerbestand einen niedrigen Schwellenwert erreicht und selbständig Produkte nachbestellen. Damit können frühzeitig Engpässe in der Lieferkette erkannt und gegengesteuert werden.

Die Zusammenarbeit mit Partnern oder Lieferanten ist ebenfalls ein Beispiel für dokumentenlastige Vorgänge, die qualifiziertes Lesen erfordern: In jedem einzelnen Fall werden erneut die Bearbeitung von Verträgen und behördlichen Formularen, die Überprüfung von Anforderungen, die Einrichtung von Versanddokumenten, Rechnungsstellung und Zahlungen erforderlich. Die Dokumententypen und die Prozesse ähneln sich, so dass digitale Mitarbeiter die passenden Verträge für den jeweiligen Partnertyp gemäß den festgelegten Geschäftsregeln lernen und den Genehmigungs-Prozess beschleunigen können. Routine-Aufgaben entfallen dadurch für die Mitarbeiter, was ihnen Zeit für andere, anspruchsvollere Aufgaben gibt.

Übergreifende Transparenz gefragt

Innerhalb der Lieferkette ist es wichtig, die Transparenz zwischen Kunden, Transportdienstleistern, Lieferanten und Herstellern aufrechtzuerhalten – insbesondere, wenn viele gemeinsame Prozesse den Austausch von Dokumenten und unstrukturierten Informationen beinhalten. Durch die Festlegung von Geschäftsregeln erhalten digitale Mitarbeiter die Fähigkeiten, per E-Mail, SMS, Chatbot oder Telefonanruf zu kommunizieren, sobald sich eine Lieferung verzögert, ein Engpass bei der Auftragsabwicklung droht oder Aufträge bearbeitet und versandt werden sollen.

Erforderlich für den reibungslosen Ablauf ist ein umfassender Einblick in den gesamten Prozess: 93 Prozent der Verlader und 98 Prozent der Drittlogistikunternehmen sind sich einig, dass eine datengestützte Entscheidungsfindung für die Aktivitäten innerhalb der Lieferketten von entscheidender Bedeutung ist. Um über alle relevanten Daten zu verfügen, ist die Erstellung eines „digitalen Zwillings“ von Prozessen der neue Standard. Digitale Zwillinge ziehen relevante Daten aus Dokumenten innerhalb der gesamten Lieferkette, die z.B. in der LKW-Kabine, mit mobilen Geräten oder beim Scannen in einem Unternehmen erstellt werden, und bilden diese in einer virtuellen Simulationsumgebungen ab. Dieser Einblick verhindert Fehler, die zu Verzögerungen führen, und schlägt bei Problemen mit Dokumenten oder Prozessen Alarm, so dass diese sofort behoben werden können und sich die Qualitätssicherung verbessert.

Angesichts der vielen externen Faktoren, die derzeit zu Unterbrechungen in der Lieferkette führen, stellt das „Klonen“ des Wissens der Mitarbeiter eine Lösung dar, um Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter mit den benötigten Informationen über Sendungen zu versorgen. Damit sollten Lieferketten besser planbar sein und das Weihnachtsgeschäft hoffentlich gerettet.

Susanne Richter-Wills, Head of Enterprise Sales für die DACH-Region bei ABBYY.

ABBYY