Digital organisierte Workflows müssen vorgelebt werden
6. März 2017
Heute ist der Papierverbrauch in Deutschland trotz fortschreitender Digitalisierung so hoch wie nie: Der jährliche Pro-Kopf Verbrauch ist laut Umweltbundesamt seit den 1950er Jahren um fast das Zehnfache auf etwa 250 Kilogramm gestiegen. Nach Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC) verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter gute 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Die Gründe sind unterschiedlich. Bei einer Umfrage des Analystenhauses IDC unter Unternehmen gaben beispielsweise 46 Prozent der Teilnehmer an, dass ihre Kunden weiterhin Papierdokumente bevorzugen.
„Ob Papier und Stift sich in absehbarer Zeit gänzlich aus Büros verbannen lassen, ist fraglich. Papier jedoch konsequent auf ein Minimum zu reduzieren, funktioniert, wenn digital organisierte Workflows in der Firmenphilosophie eines jeden Unternehmens gelebt werden und Papier nicht länger als Referenz betrachtet wird. Dazu gehört es auch, klare Regeln über den Umgang mit Papier im Unternehmen einzuführen und umzusetzen sowie Mitarbeiter zu schulen“, ist Harald Krekeler, Entwickler der Dokumentenmanagement-Software Office Manager, überzeugt.
Der Umstieg auf ein DMS wie Office Manager ebnet dabei nicht nur den Weg zum papierarmen Büro, Unternehmen profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht: Eine Archivierungs-Software erlaubt die Verwaltung aller elektronischen und digitalisierten Dokumente in einem gemeinsamen, zentralen Archiv. Archiviert werden kann beispielsweise nach Projekten und Kunden. Zudem ermöglicht ein DMS die schnelle elektronische Verfügbarkeit von Informationen – dank Volltextindexierung genügen Schlagworte, um ein bestimmtes Dokument wiederzufinden.
Auch zusätzliche Informationen, Notizen und Protokolle, E-Mails samt Anhänge sowie notwendige Aufbewahrungsfristen, Abgabefristen, Skonto-Fristen oder Fristen für Widersprüche können definiert und gemeinsam mit dem Dokument gespeichert werden. Wie es insbesondere Klein- und Mittelständler schaffen, sich weitgehend von Papier im Büro zu trennen, hat Harald Krekeler in einigen Tipps zusammengestellt:
Briefe und Faxe über Computer versenden: Die eigene Geschäftspost lässt sich papierarm über E-Mail versenden. Wer Geschäftspartner bittet, den Schriftverkehr ebenfalls ausschließlich digital abzuwickeln, reduziert die anfallende Papierflut weiter. Auch Telefonanbieter, Versicherer oder Banken sollte man darum bitten, nur noch E-Mails anstelle von Briefpost zu schicken oder in einem Kundeninterface bereit zu stellen. „Digitale Eingangsrechnungen oder Verträge müssen übrigens nicht ausgedruckt aufbewahrt werden“, weist Krekeler hin.
Digitale Signatur statt eigenhändige Unterschrift: Wird für einen rechtskräftigen Vertrag doch einmal eine verifizierte Unterschrift benötigt, müssen Dokumente heutzutage nicht mehr umständlich ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden: „Eine digitale Signatur, mit der direkt PDF- oder Office-Dateien signiert werden können, ist rasch für den Adobe Reader oder Microsoft angelegt“, so Harald Krekeler.
Papierrechnungen einscannen und vernichten: Landen doch noch Papierrechnungen im Briefkasten, sollten diese schnellstmöglich eingescannt und elektronisch archiviert werden. Die Papieroriginale dürfen vernichtet werden – wenn die allgemeinen Regeln zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege beachtet werden.
Telefon- oder Besprechungsnotizen digital anfertigen: Gerade Telefonnotizen sind prädestiniert dafür, im Papierkorb zu landen. Wer sie gleich am Laptop oder Computer erstellt, kann sie sofort einem Projekt- oder Kundenordner zuordnen und bei Bedarf rasch wieder hervorholen. Gleiches gilt für Besprechungsnotizen und -Skizzen. „Nicht jedes Unternehmen kann oder will gleich Digitizer-Stifte mit drucksensitiver Spitze beschaffen, um Besprechungsskizzen digital zu fertigen. Wo also gar nicht auf Papier und Stift verzichtet werden kann, dort schafft ein Dokumentenscanner Abhilfe. Kinderleicht und in wenigen Augenblicken sind Papierdokumente mit solchen Spezialscannern, wie beispielsweise dem Fujitsu ScanSnap, digitalisiert und so archiviert, dass sie über eine Schlagwortsuche jederzeit schnell wiedergefunden werden können“, ergänzt Harald Krekeler. Übrigens: Office Manager speichert gescannte Dokumente im PDF/A-Format. Das hat den Vorteil, dass dieses auch in Jahren noch lesbar ist, denn es erfüllt die Anforderungen an Langzeitarchivierung. (rhh)
