Informationen und Tipps zur SEPA-3-UmstellungFit für SEPA 3.0: Passt das Format?

Am 21. November 2016 tritt „SEPA 3.0“ in Kraft. Nachdem SEPA (Single Euro Payments Area) die länderspezifischen Bankleitzahlen und Kontonummern abgelöst hat, plant die deutsche Kreditwirtschaft nun konsequent weitere Anpassungen. Die Version SEPA 3.0 zur Spezifikation der Datenformate für den SEPA Zahlungsverkehr bringt insbesondere Veränderungen für das Lastschriftverfahren.

Version 3.0 vor der Tür

Auf dem SEPA-Datenformat basiert fast der gesamte europäische Zahlungsverkehr – allen voran Lastschriften und Überweisungen. Mit der Markteinführung von SEPA 3.0 neigt sich die Laufzeit älterer Formate ihrem Ende zu: Die Formate 2.5 bis 2.9 müssen noch mindestens bis November 2017 akzeptiert werden. Für das Format 2.4 besteht allerdings ab November 2016 kein Annahmezwang mehr. Die Post– und Hypovereinsbank kündigten bereits an, im Zuge der Umstellung dieses Format nicht mehr zu unterstützen.

Für Unternehmen, die noch mit SEPA 2.4 arbeiten, könnte das bedeuten, dass es ab dem 21. November schwierig wird, Lastschriften und Zahlungsaufträge automatisiert auf den Weg zu bringen. Wer SEPA 2.5 oder höher nutzt, hat vorerst nichts zu befürchten. Daher stellt sich für Unternehmen die Frage, was sie jetzt tun sollen. Generell ist zu klären, mit welche SEPA-Version tatsächlich im Unternehmen zum Einsatz kommt. Dazu gilt es zuerst, die Versionsnummern der eingesetzten Software zu überprüfen und sich über die jeweilige Unterstützung der SEPA-Formate zu informieren.

PAIN- und SEPA-Format

Die Tabelle (im Bild 1) verdeutlicht den Zusammenhang zwischen dem PAIN- und SEPA-Format. Denn der PAIN-Zahlencode verrät, welches SEPA-Format genutzt wird. Sollte das eingesetzte System noch das SEPA 2.4 Format erstellen, dann sollte man mit der Hausbank sprechen, um sicherzustellen, dass SEPA 2.4 auch weiterhin akzeptiert wird.

Erfahrungsgemäß gehen die Banken nicht einheitlich bei der Umsetzung von SEPA 3.0 vor. Man sollte sich aber rechtzeitig mit den jeweiligen Hausbanken in Verbindung setzen. Dabei ist unbedingt das Datum zu klären, ab dem die neue SEPA-Version verbindlich eingesetzt wird. Am besten lässt man sich diesen Zeitpunkt schriftlich bestätigen, um eine klare Aussage zu haben, wie lange die Vorgängerversionen noch verwendbar sind. Zudem sollte rechtzeitig angefragt werden, ob Updates in den verwendeten Banking-Programmen (der Hausbank) benötigt werden.

Zudem sind weitere Aktionen nötig, falls die Hausbank das 2.4-Format nicht mehr akzeptiert. Das Unternehmen sollte für diesem Fall dafür sorgen, dass der Zahlungsverkehr rechtzeitig umgestellt wird – ein Probebetrieb ist dabei mit einzuplanen. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter ist dazu das alte SEPA-Format auszutauschen, damit der Zahlungsverkehr auch künftig reibungslos funktioniert.

Änderungen durch SEPA 3.0

Mit der Version 3.0 zum SEPA-Zahlungsverkehr (DFÜ) erfolgt zum 21. November 16 eine konsequente weitere Anpassung:

•    Dabei wird das COR1-Verfahren wegfallen – CORE übernimmt die Funktionalität von COR1.
•    Ebenfalls entfällt zukünftig die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschrift. Die Vorlaufzeit wird somit auf maximal zwei Wochen festgelegt. Der Ausführungstermin darf demnach maximal zwei Wochen nach dem Erstellungsdatum liegen.
•    Mit dem Wechsel wird von nun an die Dateistruktur im PAIN 001-Format unterstützt, statt wie bisher PAIN 003 in Deutschland.
•    Nationale Schecks werden ab dem 21. November 2016 als XML-Daten über das SEPA-Clearing-Verfahren der Bundesbank ausgetauscht und auf das IBAN-/BIC-Verfahren umgestellt. Alte Schecks mit Kontonummer und BLZ werden weiterhin angenommen und können noch verbraucht werden. Für eine schnelle Bearbeitung wird empfohlen, ab dem 21. November 2016 Schecks nur noch mit IBAN auszustellen. Vor dem Stichtag ist es nicht zulässig, Schecks mit IBAN in Umlauf zu bringen.
•    Die Mandatsreferenz erlaubt mit dem neuen Schema auch Leerzeichen. Dennoch ist zu empfehlen, Leerzeichen in der Mandatsreferenz nicht beim Lastschrifteinzug zu verwenden, da es beim Abgleich von hinterlegten Mandaten oder Mandatsweisungen zu Unstimmigkeiten kommen könnte. Ergänzend zu der Verwendung von Sonderzeichen wird eine Beschränkung von Schrägstrichen eingeführt. Referenznummern und Kennungen dürfen nicht mit Schrägstrich „/“ beginnen oder enden. Zwei Doppelschrägstriche „//“ dürfen nicht verwendet werden. (rhh)

Hier gibt es weitere Informationen für die ERP-Anwender von Proalpha