Integration von Concur und SAP Mehr Effizienz bei der Reisekostenabrechnung

ERP-Systeme helfen Unternehmen, ihre Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Auch beim Thema Reisekostenmanagement setzen viele Unternehmen auf SAP ERP, um die Prozesse rund um Erfassung, Steuerung und Erstattung der Reisekosten zu optimieren. Ziel ist es, überflüssige Ausgaben zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand durch Vereinheitlichung und Automatisierung zu reduzieren. Eine Herausforderung ist jedoch oft die einwandfreie Übertragung der Reisekostendaten in das SAP-System. Hierdurch entstehen Abrechnungsfehler und verzögerte Reisekostenrückerstattungen, die nicht nur ärgerlich für Unternehmen sind, sondern auch für die Mitarbeiter. Selbst Unternehmen, die beispielweise die Cloud-basierten Softwarelösungen von Concur für die Buchung ihrer Reisen nutzen, um Zeit und Geld zu sparen und ihre Produktivität zu erhöhen, stehen letztendlich vor dieser Herausforderung.

Integration der Systeme

SAP und Concur bieten die native Integration von ERP- und Reisekostenabrechungssystem. Diese Lösung wurde gemeinsam von beiden Unternehmen entwickelt und ermöglicht eine nahtlose Übertragung der Daten von dem einen in das andere System. Hauptanliegen der Integration sind die Übertragung der Spesenabrechnung in die Buchhaltung sowie die Übermittlung der Stammdaten aus dem ERP-System ins Concur-System.

Bisher verlief die Datenübergabe von einem in das andere System durch den Einsatz einer Middleware, die quasi als Dolmetscher zwischen den Systemen fungierte. Alternativ griffen Kunden auch auf eigens entwickelte Anwendungen zurück. Dies barg eine erhöhte Fehleranfälligkeit und manuellen Aufwand, so dass sich Concur und SAP zu einer Integration beider Systeme entschieden.

Diese Integration soll nun die Kommunikation der Systeme untereinander ermöglichen. Für den Einsatz der Lösung wird den Anwendern ein Verbindungselement zur Verfügung gestellt, das beide Systeme über Webservices miteinander verknüpft. Dieses Konzept ersetzt nicht nur das Standardverfahren zur Abrechnung, sondern es erzeugt einen komplett neuen Prozess zur Datenübertragung, mit dessen Hilfe beide Systeme direkt miteinander kommunizieren und Informationen austauschen können. Der Einsatz einer Middleware ist dadurch optional und Reisekostenabrechnungen sowie Belege können innerhalb des Concur-Systems generiert und direkt nativ in das SAP-System eingegeben werden. Wie häufig das geschieht, können Anwender selbst entscheiden. Auch der Abruf der Belege kann auf regelmäßiger Basis erfolgen. Diese Vorteile bringt die Lösung mit sich.

Die Vorteile

Korrekte, transparente Datenübertragung und beschleunigte Prozesse: Die Integration stellt nun sicher, dass proaktiv mögliche Fehlerquellen, wie falsche Kostenstellenzuordnungen, ermittelt und beseitigt werden können. Des Weiteren erkennen Simulationsläufe Fehler beim Datentransfer. Wenn beispielsweise fehlerhafte Kontierungsobjekte verwendet werden, wird dies im Simulationslauf erkannt. Dieser Fehler wird an Concur weitergeleitet. Dort können ihn dann verantwortliche Mitarbeiter korrigieren. Die Anpassungen sehen auch Anwender der Finanzabteilung (FI). Gerade bei FI-Belegen und Informationen zu Mitarbeitern, Produkten und Konten gestalten sich die Prozesse deshalb nun wesentlich effizienter.

Erst wenn alle Fehler behoben sind und die Kostenstellen wieder zusammenpassen, ist der Abrechnungsprozess beendet. Anwender erhalten anschließend die Information über den erfolgreichen Abschluss. Dadurch können Abrechnungen in besserer Qualität erfolgen und Fehler und Mehraufwand vermieden werden. Somit erhalten Mitarbeiter schneller die Rückerstattung ihrer Reisekosten. Über mögliche falsche Überweisungen müssen sie sich dann nicht mehr ärgern.

Im Gegensatz zu eigens von Kunden entwickelten Lösungen können Fehler bei der Integration über den SAP Standard-Support-Prozess gemeldet und behoben werden. Zusätzlich zu diesen Korrekturen liefert SAP im Rahmen von Support Packages regelmäßig Erweiterungen zur Funktionalität.

Mehr Sicherheit durch eine bessere Kontrolle der Daten: Dank der Integration von Concur und SAP ist die Datenübertragung sicher. Die Kommunikation erfolgt über eine HTTPS-Verschlüsselung – ein Kommunikationsprotokoll, das Daten sicher überträgt. Reisekostenabrechnungen, die mit dem Concur-System generiert werden, gelangen so auf sicherem Weg ins SAP ERP-System. Zusätzlich zur HTTPS-Verschlüsselung ist die Sicherheit gewährleistet, weil die Kommunikation immer vom SAP-System ausgeht. Von außen gibt es deshalb keinerlei unkontrollierte Zugriffe auf die Kundensysteme. Ein positiver Nebeneffekt: Die Kommunikation kann viel regelmäßiger erfolgen, bis hin zu einer Near-Realtime-Integration.

Die neue Integration beinhaltet zudem einige Sicherheitsmechanismen, die im Falle eines Kommunikationsabbruchs gewährleisten sollen, dass keine Belege verloren gehen. Unterschiedliche Funktionen überprüfen, ob die Daten übertragen werden, und holen die Bestätigung ein, dass diese sicher im SAP-Backend angekommen sind.

Schnelles Setup

Um die Integration von Concur und SAP in die Wege leiten zu können, stellt SAP den Anwendern einen Installationsassistenten – einen sogenannten Wizard –  zur Seite, der sie mittels gezielter Fragen durch den gesamten Implementierungsprozess begleitet. Der Wizard klärt zudem darüber auf, welche Voraussetzungen Unternehmen erfüllen müssen, um die Lösung erfolgreich einzusetzen. Sind Anforderungen nicht erfüllt, erklärt er, wie das Problem zu lösen ist.

Damit beide Systeme direkt miteinander kommunizieren können, müssen zunächst die SAP ERP- mit den Concur-Datenelementen verbunden werden. Zu diesem Zweck werden die Kerndaten von Mitarbeitern und Konten von Concur und SAP repliziert und Kostenstellen sowie die Organisationsstrukturen der Systeme in die Integrationslösung übernommen. Die Dauer der Implementierung hängt von der Komplexität des Systems ab und kann variieren – von einer Stunde bis zu einigen Tagen.

Das SAP-Paket sowie die Funktionalität sind kostenfrei, lediglich die einmalige Einrichtung wird kostenpflichtig sein. Die Kunden können auch auf SAP-Concur Partner zurückgreifen, die die umfangreichen Kenntnisse zur Schnittstelle haben. Sie übernehmen dann vor Ort die Implementierung für den Kunden.

Durch die direkte Kommunikation beider Systeme entsteht ein optimierter Prozess sowie Transparenz und ein agileres Zusammenwirken von Concur- und SAP-System. Geringere Fehlerquoten ermöglichen eine schnellere Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen. Das spart Zeit und Ressourcen und erleichtert nicht nur die Arbeit der Finanzverantwortlichen, sondern schafft auch Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Zukünftig wird SAP zudem Userexists bereitstellen, die es Kunden erleichtern sollen, Funktionen und Codes im ERP-System anzupassen und zu verändern. Unternehmen können dann beispielsweise eigene Implementierungen erstellen, um die Prozesse den firmeneigenen Bedürfnissen anzupassen. Das ermöglicht ihnen eine höhere Flexibilität in der Anwendung. Die Lösung wird ab dem dritten Quartal in 2016 auf den Markt kommen. Weitere Support-Packages und Features folgen in den kommenden Monaten. (rhh)

Jens Schneider

ist Product Marketing Manager bei Concur und

Heiko Zimmermann

ist Product Manager SAP and Concur Travel & Expense Solutions bei SAP.