DSAG: Tipps zur Neuausrichtung der SAP-Basis-Abteilung SAP-Basis als Stellschraube im Unternehmen

Die IT-Abteilung ist heute eine der zentralen Instanzen im Unternehmen und schon lange nicht mehr nur zuständig für Betrieb und Wartung der SAP-Infrastrukturen. Sie hat sich zum Wegbereiter und Gestalter für neue Geschäftsszenarien und innovative Zusammenarbeitsmodelle etwa mit Kollegen aus Fachabteilungen entwickelt. Um diesen Wandel in puncto Aufgabengebiet und Selbstverständnis genau zu analysieren und Best Practices bereitzustellen, hat die DSAG die SAP-Basis im Rahmen eines Leitfadens von allen Seiten durchleuchtet. Dazu zählen Aspekte wie Skills und Rollen, Marketing und Selbstverständnis, neue Technologien und Innovation, Organisation im Wandel, Standardisierung und Automatisierung, Cloudability, Outsourcing und Outtasking und IT-Roadmap – inklusive ausführlicher Erläuterungen zu deren Nutzen, Konsequenzen sowie Empfehlungen.

SAP-Basis von Morgen

Immer mehr SAP-Basis-Abteilungen sehen sich starken Veränderungen und Herausforderungen innerhalb des SAP-Produktportfolios wie auch im eigenen Aufgabenumfeld gegenüber. Sie resultieren aus Einflüssen der Digitalisierung, der digitalen Transformation, neuer Technologien wie Cloud Computing oder Big Data, aber auch Entwicklungen wie Customer Experience oder dem Internet der Dinge. Zur Bewältigung der Herausforderungen und zur Transformation der bisherigen SAP-Basis werden Handlungsempfehlungen in sieben Themengebieten gruppiert. Diese Themengebiete umfassen die Bereiche:

• Skills und Rollen (Cloud und Supplier Management, Stärkung des Technologiearchitekten, Fokus auf Projektarbeit),
• Marketing und Selbstverständnis (Erstellung eines Servicekatalogs, regelmäßiger Austausch mit dem CIO, Umbenennung der SAP-Basis),
• neue Technologien und Innovation (Test- und Innovationslabor, proaktive & regelmäßige Schulungen),
• Organisation im Wandel (Ausprägung der beiden Fachbereiche infrastrukturnah und anwendungsnah, virtuelle Experten-Teams),
• Standardisierung und Automatisierung (Automatisierung von Routineaufgaben, Outtasking von seltenen Aufgaben),
• „Cloudability“, Outsourcing & Outtasking (Beurteilung der Nutzbarkeit für die Cloud, Nutzung geeigneter Service-Formen) und
• IT-Roadmap (Beeinflussung der eigenen IT-Roadmap).

Durch Reflexion der Themengebiete werden Methoden und Möglichkeiten zur Umsetzung der Handlungsempfehlungen dargestellt
Durch einen Eintrag im Forum „Infrastruktur und Betrieb“ innerhalb des DSAGNet wurde auf den Veränderungsbedarf im Bereich der SAP-Basis aufmerksam gemacht. Aufbauend auf dem Interesse und Handlungsbedarf der Mitgliedsunternehmen, wurde durch die DSAG wie auch durch die SAP ein Projekt initiiert, das sich mit der Zukunft der SAP-Basis beschäftigen sollte. Hierzu wurden verschiedene Unternehmen eingeladen und deren Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit im Rahmen einer DSAG-Umfrage abgefragt.

Das erste Projekttreffen wurde im Rahmen des DSAG-Jahreskongresses in Bremen bereits im Jahr 2015 abgehalten. In der Folge fanden regelmäßige Veranstaltungen in der Geschäftsstelle der SAP in Freiberg am Neckar wie auch in St. Leon-Rot statt. Im Rahmen des Projekts „die SAP-Basis von morgen“ wurden sowohl aktuelle Fragestellungen der Unternehmen als auch die Fragestellung der SAP-Basis der Zukunft im Hinblick auf IT-Landschaft, Prozesse und Aufbauorganisation diskutiert und erarbeitet.

Zur Dokumentation und Aufbereitung der Ergebnisse wie auch zur wissenschaftlichen Betrachtung des Themengebiets wurde parallel zum Projekt eine Masterarbeit initiiert. Diese wurde an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt im Rahmen des Masterstudiengangs Informationssysteme bei Prof. Dr. Karl Liebstückel angefertigt und Ende März 2016 zur Bewertung eingereicht.

Rollenkonzept modernisieren

Zur Bewältigung der sich verändernden Anforderungen an die SAP-Basis und deren Aufgabengebiet ist es notwendig, bestehende Rollen zu überarbeiten und neue Rollen zu definieren wie auch zu etablieren. Dies sind etwa die Rollen des Technologiearchitekten, neue Ausprägungen des „Subject Matter Expert“ (SME) oder auch die Rolle des „Expert Team Lead“ zur Führung einer Gruppe von Experten.

Um die neuen und geänderten Rollen im eigenen Unternehmen zu etablieren, ist es notwendig, Anreize zu schaffen. Dies gilt insbesondere für Fachrollen. Anreize könnten beispielsweise das Angebot zum Besuch ausgewählter Kongresse für SMEs sein, das Festlegen eines Karrierepfades, Weiterbildungsangebote und monetäre Anreize. Ebenso ist durch die neuen Rollen eine erhöhte Sichtbarkeit und Beteiligung an Entscheidungen im Unternehmen gegeben.

Die Abdeckung alter Kernaufgaben (wie bspw. Security oder Compliance) und neuer Kernaufgaben (wie Cloud oder Mobility) muss im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtung erhöht werden. Dies bedeutet, dass bestimmte Aufgaben nicht nur im Kontext  der SAP-Basis, sondern im Gesamtkontext betrachtet werden müssen. Dabei sollten das Rollenkonzept und die konkrete Ausprägung in Bezug auf die jeweilige Unternehmensorganisation im Gesamtunternehmen, zumindest in der IT-Abteilung, bekannt und akzeptiert sein.

Zur Umstellung auf das neue oder geänderte Rollenkonzept können verschiedene Ereignisse verwendet werden. Unter anderem kann die Einführung neuer Technologien zur Etablierung, bspw. der Ausprägungen des SME oder Technologiearchitekten, verwendet werden. Aber auch Fluktuation oder Neueinstellungen sind zur Umstellung und Etablierung der neuen Rollen geeignet. Prinzipiell wird empfohlen, die neuen Rollen parallel zum bisherigen Betriebsmodell sukzessive einzuführen und umzusetzen.

Durch das konsequente Umsetzen des Rollenkonzepts wird eine überschaubare Komplexität der Aufgaben pro Mitarbeiter ermöglicht. Gleichzeitig schafft das Konzept durch die jeweiligen SMEs Expertenwissen in bestimmten Themengebieten und ermöglicht eine Kommunikation auf Augenhöhe sowohl mit vor- oder nachgelagerten IT-Fachabteilungen als auch mit externen Dienstleistern. Durch die Etablierung von Technologiearchitekten ist zudem gewährleistet, dass das Gesamtbild im Kontext des SAP-Produktportfolios nicht aus den Augen gelassen wird. Ebenso können Defizite bei Themen wie Richtlinien oder Sicherheit abgefangen werden.

Insgesamt bietet das Rollenkonzept sowohl eine Orientierungshilfe für die eigenen Mitarbeiter und deren Karriereplanung als auch eine Orientierungshilfe hinsichtlich Aufgabenspektrum und Ansprechpartnern für IT-Fachbereiche und Geschäftsbereiche.

Schaffung neuer Rollen

Durch die Etablierung eines neuen Rollenkonzepts und den Aufbau von neuen Rollen besitzt die SAP-Basis die Fähigkeiten, die zur Betreuung neuer Aufgaben und Themengebiete wie auch zum Betrieb neuer Technologie- und Service-Formen notwendig sind. Die hierfür relevanten Rollen lauten:

OPERATOR (OP): Der Operator ist heute für die Gewährleistung eines reibungslosen und sicheren Betriebs im Umfeld von SAP-Produkten verantwortlich. Er besitzt ein Grundverständnis der Infrastruktur und ist innerhalb der IT-Fachabteilungen gut vernetzt. Für seine  tägliche Arbeit setzt er geeignete Werkzeuge (zum Beispiel Überwachungswerkzeuge) ein,  in deren Umgang er geschult und geübt ist. Der Fokus wird zukünftig auf reaktiven Tätigkeiten wie der Überwachung von Systemen bzw. der Abarbeitung von Benachrichtigungen liegen. Der Operator agiert als Kunde der SME-Ausprägung-Standardisierung und -Automatisierung wie auch der SME-Ausprägung-Solution-Manager. Ebenfalls eignen sich die durchführungsverantwortlichen Gesichtspunkte dieser Rolle zum Outsourcing. Die rechenschaftsverantwortlichen Teile verbleiben jedoch im Unternehmen.

SUBJECT MATTER EXPERT (SME): Die Rolle des SME beschreibt einen Experten für ein jeweiliges Fachgebiet wie etwa SME-Datenbanken oder SME-SAP-HANA im Kontext mit SAP-Produkten und gewinnt auf Grund der neuen Technologien und Themengebiete an Bedeutung. Somit entspricht die Rolle des SME einer Expertenrolle im Technologieumfeld. Diese besitzt ein gutes Netzwerk innerhalb der IT-Fachabteilungen und eventuell auch zu weiteren Geschäftseinheiten im Unternehmen. Für die Ausübung seiner Tätigkeit ist es notwendig, bereits praktische Erfahrungen im Betrieb seines Themenschwerpunkts gesammelt zu haben. Ebenso werden Expertenwerkzeuge zur Erfüllung seiner Aufgabe eingesetzt. Der SME übernimmt durch die exakte Definition von Disziplinen die informell vielen Aufgaben des bisherigen klassischen SAP-Basis-Administrators und ebenso neue Disziplinen im Zuge neuer Technologien. Neben den bestehenden Ausprägungen wird es zukünftig beispielsweise die Ausprägungen SME-Cloud, SME-SAP-HANA/Datenbanken, SME-Supplier-Management, SME-Security, SME-Compliance, SME-Standardisierung und -Automatisierung (SME-Landscape-Virtualization-Management) oder auch SME-Solution-Manager geben. Die SMEs unterstützen in Zukunft themenspezifisches Outtasking, vor allem für  selten ausgeführte Aufgaben wie zum Beispiel Upgrades, und stellen die Dokumentation  (beispielsweise Schnittstellen und Kundenentwicklungen) sicher, sodass im Ernstfall selbst eingegriffen werden kann.

TECHNOLOGIEARCHITEKT (TA): Der Technologiearchitekt kennt in Grundzügen das Kerngeschäft des Unternehmens, besitzt Geschäftsprozess- und Projektmanagement-Know-how. Im Rahmen seiner Tätigkeit übt er keine Projektleitung oder Projektmanagement aus. Er erarbeitet und konzipiert in Abstimmung mit übergeordneten Instanzen, IT-Fachabteilungen und auch Geschäftsbereichen Strategien und Lösungsvorschläge. Er definiert Vorgaben für die Umsetzung und den Betrieb, die er mit dem Operator oder auch der notwendigen Ausprägung des Subject Matter Experts abstimmt. Ebenfalls kümmert er sich um neue Technologien in seinem Themengebiet und ist somit Innovationstreiber und Impulsgeber aus technischer Sicht. Auch agiert er als Ansprechpartner für Enterprise-Architekten im Unternehmen. Die Ausrichtung dieser Rolle wird zukünftig jedoch deutlich mehr koordinierend sein. Somit wird sich das Aufgabenspektrum in der Breite vergrößern. Eine zusätzliche  Anforderung in der Zukunft wird das unternehmenspolitische Verständnis sein.

TECHNICAL LEAD (TL): Der Technical Lead fungiert als Arbeitspaketleiter beziehungsweise Teilprojektleiter innerhalb der SAP-Basis, wenn das Projekt im Fokus der SAP-Basis steht. Der Technical Lead gewinnt zukünftig mehr an Bedeutung, da die SAP-Basis als Technologieberater agiert und zukünftig mehr Projekte und Projekttätigkeit erwartet wird. Diese Rolle muss immer öfter ausgefüllt werden. Auf Grund der gestiegenen Anforderungen müssen diese Rolle und die damit verbundenen Tätigkeiten durch Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen professionalisiert werden.

EXPERT TEAM LEAD (ETL): Der Expert Team Lead führt eine Gruppe von Spezialisten, etwa eine Gruppe von SMEs oder einen bestimmten technischen Bereich wie zum Beispiel eine Gruppe von Operatoren.  Beispielsweise kann diese Rolle eine virtuelle Expertengruppe unter Beteiligung anderer IT-Fachbereiche zum Thema Druckmanagement führen und steuern. Die Rolle dient als Schnittstelle und Ansprechpartner der SAP-Basis zu anderen Fachbereichen wie etwa Speicherverwaltung oder Betriebssysteme. In Zusammenarbeit mit anderen IT-Fachabteilungen übernimmt der Technical Team Lead die Führung von Expertengruppen. Diese Expertengruppen sind in der Regel virtuell organisiert und deren Existenz zeitlich begrenzt. Die Rolle des Technical Leads fungiert bei Themen und Projekten, die für die SAP-Basis von besonderer Bedeutung sind, als (Teil-)Projektleiter. Er kümmert sich um alle anfallenden Tätigkeiten im  Rahmen der Projektsteuerung und -kontrolle. (rhh)

Hier geht es zur DSAG-Projektgruppe „SAP-Basis von morgen“ im Arbeitskreis „Infrastruktur & Betrieb“

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