Neuer Saldenvalidierungsprozess in der S/4HANA Cloud bietet viele VerbesserungenVerpflichtender Wechsel birgt große Chance
29. Juli 2025
Hinsichtlich der Validierung kommen auf Anwender der S/4HANA Cloud bedeutende Veränderungen zu: Denn der bestehende Saldenvalidierungsprozess wurde in der Public Cloud vor Kurzem abgekündigt, auch die Validierungsprozesse in der Private Cloud sowie in der On-Premise-Variante werden in absehbarer Zeit nachziehen. Unternehmen sind daher zur Umstellung auf die neue Saldenvalidierung gezwungen. In der Pflicht steckt aber auch eine Chance – denn der neue Prozess bietet erhebliche Vorteile und löst bisherige Problemstellungen.
Nach Auslieferung des Release 2502 für die S/4HANA Cloud Public Edition mussten sich Anwender mit einigen bedeutenden Veränderungen auseinandersetzen: Denn mit dem aktuellen Update wurden die Datenvalidierungsapps und damit der bestehende Validierungsprozess abgekündigt und ein neuer Saldenvalidierungsprozess eingeführt. Gelöscht wurden die Applikationen noch nicht, doch das ist nur eine Frage der Zeit und soll im Zuge eines der kommenden Releases nachgeholt werden.
Der Validierungsprozess in der S/4HANA Private Cloud und in der On-Premise-Lösung sind bislang zwar nicht von der Neuerung betroffen, die Abkündigung wird hier aber voraussichtlich im vierten Quartal dieses Jahres erfolgen. Alle Unternehmen müssen sich daher auf Änderungen in ihrem Validierungsprozess einstellen. Doch obwohl die Unternehmen letztlich keine Wahl haben, bringt der erzwungene Umstieg deutliche Verbesserungen gegenüber des bestehenden Validierungsprozesses mit sich.
Validierung ins Rechnungswesen verlagern
Der größte Vorteil ist die Verlagerung der Validierung vom Konzernberichtswesen direkt ins Rechnungswesen, wodurch sich die Zuständigkeiten für die Datenqualität vorverlagern und klarer definieren lassen. Fast alle Validierungsregeln – bis auf einige spezifische, nicht-standardisierte Felder – lassen sich aus dem Konzernwesen ins Rechnungswesen umsiedeln. Dadurch vereinfacht und beschleunigt sich der gesamte Konsolidierungsprozess deutlich.
Bislang war ausschließlich die fehlende oder inkorrekte Unterkontierung dieser Daten sowie die Anwendung von Substitutions- und Validierungsregeln möglich; im neuen Prozess können Dateninkonsistenzen nun bereits am Anfang des Konsolidierungsprozesses abgefangen und behoben werden, wodurch gleich zu Beginn der Konsolidierung eine hohe Datenqualität sichergestellt wird.
Zudem kann die Buchhaltung im Rechnungswesen diese Aufgabe direkt übernehmen, Umwege über die Konzernbuchhaltung entfallen auf diese Weise. Auch eine reibungslosere Datenerfassung nach Trichtermodel wird im neuen Prozess gewährleistet, weil die Daten aus dem Rechnungswesen bereits im ersten Schritt integriert und validiert werden und die weitere Erfassung aufbauend auf den qualitativ hochwertigen Daten erfolgen kann.
Weitere essenzielle Neuerungen liegen in neuen Operanden und den Regelgruppen. Durch den neuen Operanden „Endsaldo für Vorjahr“ werden Berichte zu Saldoprüfungen mit dem Vorjahr überflüssig.
Die eingeführten Operanden für „Menge“ ermöglichen vielfältige Validierungen für die Mengenpositionen, dadurch wird auch sichergestellt, dass die erforderlichen Prozentsätze für die Konsolidierung vorhanden sind. Die Saldenvalidierungsregeln entsprechen zwar den alten Prüfregeln und enthalten nach wie vor die Logik für die Datenprüfung, neu ist aber, dass die Regeln hierarchisch in einer Regelgruppe zusammengefasst werden können. Regelgruppen können nun auch zu Konsolidierungseinheiten und -kreisen einer speziellen Version und Periode zugeordnet werden, ohne – wie bislang – die einzelnen Einheiten und Kreise anzugeben.
Stattdessen werden Selektionen festgesetzt, wodurch sich Änderungen deutlich einfacher vornehmen lassen. Neu ist zudem, dass Regeluntergruppen für die Definition weiterer Regelgruppen wiederverwendet werden können. Eine Duplizierungslogik stellt dabei sicher, dass eine eindeutige Regelgruppe für die Kombination aus Version, Periode und Konsolidierungskreis bzw. -einheit vorhanden ist. Wird die Eindeutigkeit verletzt, werden entsprechende Warnungen im Customizing angezeigt.
Angepasstes Berechtigungskonzept mit Empfehlungen
Mit dem Release wurde die Leistung optimiert und das Berechtigungskonzept angepasst; es sind nun konkrete Empfehlungen gegeben, welche Rollen auf welche Apps Zugriff haben sollten. Neben der Rolle des „Konfigurationsexperten“, der die Geschäftskonfiguration für das Definieren der Saldenvalidierungsmaßnahme übernimmt, sind die Rollen des „Administrators“, des „Konzernbuchhalters“ und des „Wirtschaftsprüfers“ in dem angepassten Konzept enthalten.
Der Administrator darf im Konzernberichtswesen die Validierungseinstellungen und Zuordnungen vornehmen, und er ist für die Verwaltung sowie die Ausführung von Regeln und Ansichten der Ergebnisse verantwortlich. Ähnliche Berechtigungen haben – in reduzierter Form – der Konzernbuchhalter und der Wirtschaftsprüfer.
Der neue Validierungsprozess macht es überdies technisch weniger versierten Endanwendern möglich, Probleme schnell zu analysieren und selbsttätig zu beheben. Der Funktionsumfang schlüsselt nun die Ausnahmen auf, die während des Validierungslaufes auftreten können.
Ob die Währungsrechnung fehlgeschlagen ist, durch null geteilt oder eine Regel deaktiviert wurde, ob ein technischer Fehler vorliegt oder eine falsche Verarbeitung bei der Einstellung „Keine Daten“: All diese Szenarien werden behandelt und konkrete Lösungsvorschläge angeboten.
Verbesserungen für bestimmte Szenarien
Ein Anwendungsfall, in dem der neue Saldenvalidierungsprozess zu Verbesserungen führt, ist zum Beispiel die Datenerfassung nach dem Trichtermodell: Die Validierung kann nun bereits im ersten Schritt erfolgen, wodurch der Konsolidierungsprozess schneller vorangetrieben und die Datenqualität verbessert wird. Bei spezifischen Validierungen – wenn ein Partner für einen Datensatz erfasst wird – kann nun direkt geprüft werden, ob die notwendigen zusätzlichen Auflistungen vorhanden sind und das Partnersegment korrekt erfasst wurde.
Ein weiteres Beispiel ist die Verschmelzung zweier Gesellschaften: In solchen Fällen kann direkt im Rechnungswesen geprüft werden, ob die entsprechende Zugangsseite korrekt erfasst wurde. Zudem können vorzeichenabhängige Umsatzkonten ebenfalls direkt im Rechnungswesen geprüft werden, was Fehler gegebenenfalls frühzeitig beheben kann. Auch die Kontosperrung ist im neuen Prozess verbessert, weil sich bereits im Rechnungswesen sicherstellen lässt, dass der Saldo in der aktuellen Periode auf null steht, bevor das betreffende Konto in der folgenden Periode gesperrt wird.
Die Migration der neuen Validierungsregeln gestaltet sich sehr einfach, dafür muss lediglich die vorhandene Maßnahmengruppe kopiert und die neue Validierungsmaßnahme hinzugefügt werden. Anschließend wird die Maßnahmengruppe den Monitoren zugeordnet. Auf diese Weise werden die Regeln eins-zu-eins migriert und können direkt für den neuen Saldenvalidierungsprozess genutzt werden. Es empfiehlt sich aber, an dieser Stelle zu prüfen, ob mit den neuen Funktionalitäten verbesserte Regeln aufgestellt werden können.
Die Umstellung auf den neuen Saldenvalidierungsprozess in der S/4HANA Cloud bringt für Unternehmen tiefgreifende Veränderungen mit sich, die jedoch eine verbesserte Performance und effizientere Validierungsprozesse als klare Vorteile bieten. Die Verlagerung der Validierung ins Rechnungswesen verbessert die Datenqualität und beschleunigt den Konsolidierungsprozess erheblich.
Neue Funktionen wie erweiterte Operanden, Regelgruppen und ein angepasstes Berechtigungskonzept erleichtern die Handhabung und bieten mehr Flexibilität. Zudem wird es für Anwender einfacher, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Insgesamt stellt die Neuerung eine sinnvolle Weiterentwicklung dar, die zwar Anpassungen erfordert, jedoch langfristig Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen im Finanzwesen ermöglicht.
Dr. Cynthia Glodeanu-Kerkhoff, CALEO Consulting GmbH
