Umstieg auf SAP S/4HANAWarten oder starten?

Einige sind schon umgestiegen, andere sind gerade dabei. Doch die meisten SAP-Anwender fragen sich noch: Macht es Sinn, auf das neue SAP S/4HANA zu migrieren? Und vor allem wie und wann? Ein Patentrezept für die Migration gibt es nicht. Vielmehr bietet sich Unternehmen beim Umstieg die Chance, so manche Altlast in Sachen IT-Infrastruktur und Anwendungen zurückzulassen und dadurch ihr Geschäft zukunftsfähig zu machen. Ins Spiel kommen dabei auch Angebote wie „Kosten sparen mit Festpreisen für vordefinierte Leistungspakete“.

Konversion angesagt

Bei der Business Suite SAP S/4HANA handelt es sich nicht einfach um ein neues Release, sondern um einen Technologie– und Plattformwechsel, der die Business- und IT-Landschaft in vielen Unternehmen auf Jahre prägen wird. Dadurch ist es möglich,  Geschäftsprozesse anders zu gestalten und neue Geschäftsprozesse umzusetzen. SAP ebnet damit den Weg für die Digitalisierung, das Einbinden von Internet of Things-Anwendungen und das Business mit Echtzeit-Informationen.

Dementsprechend ist die Umstellung der SAP Business Suite auf die HANA-Technologie in vielen Unternehmen bereits voll im Gang. So überführt zum Beispiel Shell gemeinsam mit T-Systems derzeit 48 Terabyte an Daten von mehr als 20 Systemen in HANA, darunter Echtzeitinformationen von Sensoren. Wohin die Reise dabei geht, umreißt Jay Crotts, CIO bei Royal Dutch Shell: „Shell betreibt weltweit 43.000 Tankstellen. Das Wissen, wer wann was kauft, ist dabei in weiten Teilen noch ungenutzt.“ Mithilfe der Echtzeitinformationen der HANA-Technologie lasse sich dieses Potenzial heben.

Trotz solcher offensichtlichen Vorteile ist der Umstieg auf SAP S/4HANA beileibe kein Automatismus. Jedes Unternehmen kommt nicht darum herum, grundlegend zu prüfen, ob und in welchem Umfang eine Migration Sinn macht. Zu empfehlen ist dabei eine übergreifende End-to-End-Betrachtung, die nicht nur die Anwendungen einer kritischen Inventur unterzieht, sondern auch die Geschäftsprozesse und die IT-Infrastruktur.

Eine solche Auseinandersetzung mit der Migration sollte möglichst frühzeitig erfolgen. Zwar ist der Support für die aktuelle SAP Business Suite noch bis 2025 gesichert. Doch gerade weil die Deadline für die Umstellung schon jetzt bekannt ist, können Unternehmen nun in Ruhe die notwendigen Schritte planen und damit verhindern, dass der Wettbewerb an ihnen vorbeizieht.

Chance fürs Business

Die Migration stellt nicht nur eine IT-technische Herausforderung für Unternehmen dar, sondern bietet eine einmalige Gelegenheit, Geschäftsprozesse unternehmensweit unter die Lupe zu nehmen. Insofern lässt sich SAP S/4HANA als Hebel verwenden, mit dessen Hilfe sich eine frische und nachhaltig wettbewerbsfähige Business- und Prozesslandschaft aufbauen lässt.

Der Umstieg bietet zudem die Chance, die Standardisierung der im Unternehmen eingesetzten Prozesse und Technologien weiter voranzutreiben und veraltete Eigenentwicklungen teilweise oder komplett zu ersetzen. Dies betrifft nicht nur Applikationen, sondern auch Daten. So finden sich im Datenbestand gar nicht so weniger Unternehmen immer noch alte vierstellige deutsche Postleitzahlen, obwohl diese bereits 1993 abgelöst wurden. Das sind natürlich Lasten, die man nicht in die Zukunft mitnehmen möchte. Neben solchen einfachen Entscheidungen stehen auch komplexere Fragen an, gerade im Bereich der Infrastruktur: Will ein Unternehmen die Rechenkapazitäten prinzipiell im eigenen Haus behalten oder kann es sich auch eine Private Cloud- oder Public Cloud-Lösung vorstellen?
Transformationen und Technologiewechsel verursachen immer auch Kosten. T-Systems bietet hier mit dem sogenannten CLOUDIFIER-Ansatz ein standardisiertes Transformationsprogramm an.

Unternehmen, die sich ohnehin mit dem Gedanken tragen, ihre SAP-Landschaften auf SAP S/4HANA und in die Cloud zu bringen, können dafür mit dem CLOUDIFIER einen verlässlichen, einfachen und sicheren Weg mit vordefinierten Leistungspaketen zu Festpreisen beschreiten. Das CLOUDIFIER-Angebot für die Migration zu SAP S/4HANA bietet damit eine Alternative zur deutlich preisintensiveren Migration in Eigenregie.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und steht im Transformationsprozess an einer anderen Stelle. Wenn es einem Unternehmen vor allem darum geht die intuitivere Bedienoberfläche der Fiori-Apps in SAP S/4HANA zu erhalten, weil es in Stoßzeiten immer wieder viele Hilfskräfte in die Systeme neu einarbeiten muss, macht es vielleicht sogar Sinn, ein bereits vorhandenes SAP-System erst einmal „nur“ 1:1 auf die neue Plattform zu übertragen. Ist die IT-Landschaft in einem Unternehmen hingegen über Jahrzehnte gewachsen und weist wegen zahlreicher Eigenentwicklungen gravierende Performance-Probleme auf, wäre eine 1:1-Migration kontraproduktiv. In diesem Fall macht es vielmehr Sinn, möglichst viele Eigenentwicklungen durch Fiori-Apps zu ersetzen, damit nun zum Beispiel auch Vertriebsmitarbeiter mit ihren Smartphones auf die Funktionen der neuen Apps und auf Echtzeitdaten zugreifen können.

Migration – aber wie?

Sind solche grundlegenden Fragen beantwortet, kann die Umsetzung prinzipiell starten – wäre dabei nicht die Ungewissheit über die erforderlichen Einzelschritte während der Migration. Und in der Tat gibt es selbst bei vielen Anbietern diesbezüglich noch keine etablierte Best Practice. Was sich bereits bewährt hat, ist ein grundsätzlich zweistufiges Vorgehen, bei dem vor der eigentlichen Migration ein Testsystem auf Basis von SAP S/4HANA aufgebaut wird – mit den tatsächlichen Daten und Prozessen des jeweiligen Kunden. Dieser kann so mit dem neuen System experimentieren, bevor es sich an die eigentliche Implementierung macht.

T-Systems zum Beispiel nennt dieses Vorgehen „Jump Start“-Konzept. Innerhalb von maximal sechs Wochen erhält der jeweilige Kunde ein entsprechendes Probesystem. Die Voraussetzungen dafür sind wenige. So muss das bestehende SAP-System mindestens Service Package 7.0 aufweisen, „Unicode-enabled“ sein und die Business-Partner- und „New General Ledger“-Konzepte sollten implementiert sein. Zudem steht im Vorfeld ein wenig „Housekeeping“, also ein erstes Reinemachen, an: Welche Daten sollen migriert werden und welche nicht? Auf der sicheren Seite sind Unternehmen in der Regel, wenn sie einfach die Daten der vergangenen zwei Jahre in das Probesystem mitnehmen.

Weitere Vorbereitungen betreffen die wichtigsten Geschäfts- und IT-Prozesse. SAP hat dazu Migrations-Guidelines veröffentlicht, etwa eine sogenannte „Simplification List“. In ihr ist dargestellt, welche Prozesse sich in S/4HANA wie geändert haben und wie sich bestehende Prozesse so konvertieren lassen, dass sie auch mit HANA kompatibel sind.

Die erste Konvertierung übernehmen dann hauptsächlich SAP-Werkzeuge wie zum Beispiel der „Software Upgrade Manager“ (SUM), der die technische Konvertierung der Informationen durchführt. Für den anschließenden Test des konvertierten Systems stellt SAP ebenfalls einen Katalog mit vordefinierten Anwenderszenarien (Use Cases) zur Verfügung – von der Logistik über den Einkauf bis hin zu Finanzen und Controlling.

Mit ein wenig abschließendem Feintuning der neuen Benutzeroberfläche, der Fiori-Apps sowie der Zugriffsberechtigungen steht dem jeweiligen Unternehmen ein Proof of Concept zur Verfügung, das es vier Wochen betreiben und auf diese Weise mit echten Daten testen kann. Ergebnis ist schließlich ein Report, den die Beteiligten im Rahmen eines Review-Workshops analysieren und besprechen sowie in der Regel einen Business Case für die Fachabteilungen und die Geschäftsführung definieren. Wenn dieser überzeugt, steht der tatsächlichen Migration auf SAP S/4HANA nichts mehr im Wege. (rhh)

Elena Maria Ordonez del Campo

ist Senior Vice President SAP Solutions T-Systems.

Patrick Volny

ist Global Portfolio Executive SAP bei T-Systems.

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