Reaktionen mitten im Covid-19-Chaos: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Kein Unternehmen kann ohne klar definierte und sauber aufgesetzte Geschäftsprozesse erfolgreich wirtschaften und in der Gewinnzone bleiben. Was früher schon galt, gilt heute ganz besonders, denn in Corona-Zeiten sind die Herausforderungen eher noch gewachsen als gesunken.

Einige Märkte werden sich komplett neu erfinden, andere zumindest teilweise verändern. Das, was alle Unternehmen heute gemeinsam haben, ist die Notwendigkeit zur Transformation, eine flexible Anpassung an neue Kundenbedürfnisse und neue Marktbedingungen. Auf uns alle kommt eine sich tendenziell verändernde neue Art des Wirtschaftens zu.

Wie das neue Wirtschaftsleben morgen aussehen wird, weiß heute noch niemand genau zu sagen. Deshalb ist eine Kombination aus Flexibilität und Präzision besonders wichtig, nicht nur, aber vor allem im eigenen Geschäftsprozess-Management (BPM). Nur wer seine Prozesse genau kennt und von Anfang bis Ende digitalisiert hat, kann sich flexibel und vor allem schnell an geänderte Anforderungen anpassen, seine Kunden zufriedenstellen und neue Märkte erobern.

Prozess-Exzellenz zu erreichen und zu halten, ist kein Projekt, das Unternehmen einmal erledigen und dann abhaken und ad acta legen können. Prozess-Exzellenz ist selbst ein Prozess, und der erste Schritt besteht in einer transparenten und möglichst automatisierten Kartographierung ihrer unternehmensinternen Prozess-Landschaft. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und gewöhnt sich auch an umständliche, chaotische Arbeitsweisen. Nur leider führen umständliche Prozessverläufe nicht zielführend und auf möglichst kurzem Weg zum Erfolg. Unternehmen sollten sich deshalb vier entscheidende Fragen stellen:

• Erstens: Sind alle Geschäftsprozesse transparent und effizient aufgesetzt?
• Zweitens: Benutzen Geschäftseinheiten oder einzelne Mitarbeiter in der Praxis möglicherweise Prozess-Workarounds, weil sich die planerischen Vorgaben als unrentabel oder unverständlich herausgestellt haben?
• Drittens: Gibt es versteckte Optimierungspotenziale, die Zeitaufwände und Kosten reduzieren?
• Viertens: Sind alle Optionen, Geschäftsprozesse end-to-end zu digitalisieren, tatsächlich schon ausgeschöpft?

Process Mining ist nur der erste Schritt, darauf folgen Prozess-Optimierung, die Umsetzung in ausführbaren Workflow und ein kontinuierlicher Praxis-Check, also die schnelle Anpassung an neue Herausforderungen. Ohne leistungsstarke Werkzeuge, die viele Teilschritte bereits automatisiert ausführen, sind diese Aufgaben ein zeitaufwändiges Unterfangen, das in den meisten IT-Abteilungen kaum abbildbar ist. Tatsächlich sind praxiserprobte Werkzeuge essenziell, damit Unternehmen Prozess-Exzellenz erreichen, sich vom Wettbewerb deutlich absetzen können und erfolgreich am Markt wirtschaften.

Gerrit de Veer ist SVP MEE beim BPM-Spezialisten Signavio.

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