Einheitliche Informationen mit Legal Spend Management Software Wo sich in der Rechtsabteilung Einsparpotenziale verstecken

Ob Produktion, Supply Chain Management oder Buchhaltung – mittlerweile ist die Digitalisierung in der einen oder anderen Form in allen Abteilungen angekommen. Doch wie sieht es mit den Rechtsabteilungen aus? Aufgrund der Vielzahl von Mandaten und Kanzleibeziehungen, die international agierende Firmen unterhalten, sind Legal Departments besonders anfällig für Intransparenzen. Einheitliche Kosten- und Informationssysteme existieren selten. Dabei gibt es keinen Grund, warum die Digitalisierung nicht auch beim Management von Rechtsdienstleistungen eingesetzt werden kann. Mittlerweile gibt es moderne Legal Spend Management Software, die Wissenslücken schließen und Einsparpotenziale aufdecken kann.

Wie hoch sind die Rechtsberatungskosten im laufenden Jahr insgesamt und wieviel davon entfallen auf unsere europäischen Standorte? Wie viel Rechtsberatungskosten sind für Rechtsstreitigkeiten mit US-Bezug letztes Jahr aufgelaufen und können wir anhand dieser Zahl Rückschlüsse für die dieses Jahr zu erwartenden Kosten ziehen?

All diese Fragen interessieren den CFO brennend und auf die wünscht er als kostenorientierter Manager schnelle und korrekte Antworten. Gerade in der Rechtsabteilung ist die Informationsabfrage aber nicht so simpel zu handhaben. Im weit verzweigten Konzern sind schlicht zu viele Abteilungen mit der Mandatierung betraut, oft geht diese nicht einmal nur von der Rechtsabteilung selbst aus.

Zudem verkomplizieren verschiedene Billing Guidelines, Stundensätze oder Rabattregeln der Kanzleien den Prozess. Im seltensten Fall wird der leitende Jurist der Rechtsabteilung auf die Frage des CFOs auf Knopfdruck antworten können. „Ich rufe zurück”, wird daher meistens die Antwort lauten, während der Unternehmensanwalt wahrscheinlich schon darüber nachdenkt, an wen er die Anfrage jetzt weiterleiten und wer ihm die Informationen beschaffen kann. Eine unangenehme Situation, hervorgerufen durch ein fehlendes einheitliches Informationssystem.

Gewisse Intransparenz ist bei weltweiten Mandaten vorprogrammiert

Dabei ist eine genaue Kostenübersicht für externe Anwaltskosten dank Legal Spend Management Systemen durchaus möglich. Die IT-Systeme können festgelegte Mandatierungs- und Controlling-Prozesse abbilden und bieten so nicht nur eine Transparenz über die weltweit laufenden Mandate, sondern auch über die in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten.

„Dass internationale Unternehmen weltweit mit dutzenden Kanzleien zusammenarbeiten, ist keine Seltenheit. Ohne den Einsatz von Legal Spend Management Software sind die externen Rechtsberatungskosten in diesen Fällen kaum zu managen und eine gewisse Intransparenz ist vorprogrammiert”, weiß Dr. Manuel Meder, Co-Founder und Geschäftsführer der BusyLamp GmbH, Anbieter von Legal Spend Management Software.

Ohne Datenauswertung ist kein Reporting möglich

Aber ohne Datenauswertung gibt es kein Reporting und Analysen zu dieser Kostendisziplin. Und ohne Analyse gibt es keine zuverlässigen Vergleichsmöglichkeiten zwischen Kanzleien und auch keine Basis, um strategische Entscheidungen zu treffen. Daher setzt das webbasierte System zuallererst bei der Einpflege von Daten an. Die Kanzleien müssen ihre Rechnungen im Tool detailliert hochladen, womit nicht nur das Papier für die Rechnung gespart, sondern zugleich eine genaue Kostenübersicht gewährleistet wird.

Da die Abrechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen, ist es für die Software zudem ein Leichtes, die hochgeladenen Abrechnungsdaten auf Compliance mit den vereinbarten Abrechnungsregeln aus dem Mandatsvertrag automatisiert zu überprüfen. Dies freut die Unternehmensjuristen. Denn Sie werden damit von der langweiligen und fehleranfälligen händischen Rechnungsprüfung befreit und können sich auf juristische Tätigkeiten konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil dieses Rechnungsprozesses: Alle Beteiligten haben einen Zugriff auf Informationen wie Stundensätze, Rabatte und weiteren Daten, da die Software auf Knopfdruck detaillierte Reports erstellt.

Vermeidet Streitigkeiten bei Abrechnungsfragen

„Dass Menschen heutzutage noch händisch prüfen, ob der richtige Stundensatz abgerechnet, eine gemäß den Billing Guidelines nicht-abrechenbare Leistung in Rechnung gestellt oder eine Rabattvereinbarung nicht berücksichtigt wurde, ist schlicht nicht zeitgemäß. Solche Kontrollaufgaben übernimmt in anderen Unternehmensbereichen schon lange und nunmehr auch in immer mehr Rechtsabteilungen darauf spezialisierte Software”, weiß Meder.

Durch automatisierte Controlling-Prozesse in einer digitalisierten Rechtsabteilung können Abrechnungsfehler nicht mehr vorkommen und Kosten können so eingespart werden. Fehleranfällige händische Arbeit fällt dank Legal Spend Management Software also weg. Die gewonnene Transparenz ist auch für die externen Juristen ein großer Vorteil. Wer will schon nach einem erfolgreich abgeschlossenen Vergleich oder gewonnenen Prozess um Honorare feilschen und schlimmstenfalls den Mandanten verprellen? Eine gemeinsam genutzte Informationsplattform vermeidet solche Streitigkeiten bei Abrechnungsfragen. Zudem ist der automatisierte Kontrollprozess wesentlich schneller abgeschlossen, was reflexartig zu einer beschleunigten Rechnungsbegleichung führt.

Aus Mandantensicht bietet das Sammeln von Abrechnungsinformationen neben der Transparenz und Kosteneffizienz noch einen großen Vorteil bei zukünftigen Mandatierungen. Der professionelle Kanzleiauswahlprozess wird im Zuge der Kostenoptimierung für Rechts- und/oder Einkaufsabteilungen immer wichtiger. Mit einem integrierten Ausschreibungsprozess des Systems können Angebote gegenübergestellt werden, Preise im Rahmen eines Kosten-Benchmarkings mit den gespeicherten Informationen verglichen und so die Entscheidungsfindung deutlich erleichtert werden. Gleichzeitig wird für alle Beteiligten eindeutig sichtbar und nachvollziehbar, warum welcher Auftrag an welche Kanzlei vergeben wurde. Bei den Anwendern reduziert sich somit das Maß an Bürokratie und es entstehen Kapazitätsfreiräume für andere Aufgabenbereiche.

Digitalisierung und Rechtsabteilung schließen sich nicht aus. Moderne Web-basierte Legal Spend Management Systeme erledigen automatisiert Rechnungsstellung, Reporting sowie Ausschreibungsprozesse und sorgen dafür, dass Einsparpotenziale sichtbar werden. Gleichzeitig wird die Rechtsabteilung auf Business-Niveau gehoben, wenn erst korrekte umfassende Daten die Performance-Leistung mit KPIs sichtbar machen. Die so gewonnene Transparenz schafft ein Zusammenwirken auf Augenhöhe aller Beteiligten, das ein deutlich effizienteres Arbeiten erlaubt.

Claudia Ballhause ist IT-Journalistin für Wordfinder.

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