Mit S/4HANA die Business Transformation effizient und zielorientiert umsetzenZehn Praxistipps zur Einführung von S/4HANA

Für ihre mittel- und langfristige Wettbewerbsfähigkeit müssen Unternehmen agil auf Änderungen des Marktes reagieren und die Akteure auf jeder Ebene miteinander vernetzen, damit alles – vom Handeln der Mitarbeiter über die eingesetzten Technologien bis hin zu den Betriebsprozessen – dem Erreichen der strategischen Unternehmensziele dient. Dafür benötigen sie ein leistungsfähiges ERP-System, wie etwa SAP S/4HANA. Mittlerweile haben zahlreiche SAP-Kunden auf S/4HANA umgestellt. In diesen Transformationsprozessen hat man umfangreiche Erfahrungen gesammelt, die sich in den nachfolgenden zehn Tipps widerspiegeln.

Die Digitalisierung der Wirtschaft ändert die Arbeitsprozesse fundamental und geht an keiner Branche und keinem Aufgabenbereich vorbei. Dabei handelt es sich keinesfalls nur um eine technologische Umwälzung. Vielmehr definiert der digitale Wandel die Beziehungen in der Arbeitswelt völlig neu, sowohl innerhalb der Organisationen als auch zu Stakeholdern wie Kunden und Lieferanten. Es geht darum, die Abläufe in den Unternehmen neu zu denken und eine strategische Veränderungsbereitschaft bei allen Beteiligten zu erreichen.

Mut haben zum Paradigmenwechsel in der Unternehmenskultur

Der digitale Wandel erschöpft sich keinesfalls in der Einführung entsprechender Softwaresysteme, sondern ordnet vor allem Geschäftsbeziehungen, Unternehmensabläufe und Wertschöpfungsketten völlig neu. Die entsprechende Software unterstützt bzw. beschleunigt diesen Weg – ist jedoch in erster Linie Mittel zum Zweck. Die Business Transformation betrifft alle Funktionen, Handlungsweisen und Bereiche im Unternehmen.

Firmen sind darum gefordert, nicht nur bewährte Strukturen und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand zu stellen, sondern auch bestehende Prozesse, Technologien und Denkweisen zu hinterfragen. Die Einführung von SAP S/4HANA bietet dafür die beste Gelegenheit. Sie sollte daher keinesfalls als reines IT-Vorhaben verstanden werden, sondern als ein Change-Projekt, das das gesamte Unternehmen betrifft. Die Führungskräfte sind dabei gefordert, den Mitarbeitern Freiräume für kreative Ideen zu lassen. Das Management muss sich ganz klar dazu bekennen, prinzipiell offen für neue Lösungsansätze zu sein. Nicht zuletzt muss jedes Silo-Denken im Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Zeitnah, umfassend und zielgruppenspezifisch informieren

Gerade in der Kommunikation lassen sich besonders viele Fehler machen: Es wird nicht, nicht ausreichend, zu spät oder auf falschem Weg kommuniziert. Doch die Erfahrungen sind eindeutig: Change lässt sich nur dann effektiv und effizient umsetzen, wenn Unternehmen Mitarbeiter von Beginn an einbeziehen. Je transparenter dabei die interne Kommunikation erfolgt und Ziele wie Herausforderungen gleichermaßen vermittelt werden, desto größer ist die Bereitschaft der Arbeitnehmer mitzuwirken.

Sowohl die Inhalte als auch die Formate müssen zur jeweiligen Zielgruppe passen. Um von den Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter umfassend zu profitieren, sollte man nicht nur auf eine Top-Down-Kommunikation setzen, sondern den vertikalen Informationsaustausch innerhalb der Belegschaft fördern.

Skepsis in Engagement umwandeln

Die Einführung neuer Software ist fast immer mit Vorbehalten verbunden. Was habe ich im Arbeitsalltag wirklich davon? Wie kompliziert wird das Programm zu handhaben sein? Muss ich mit zusätzlichem Arbeitsaufwand rechnen? Bei der digitalen Transformation und der damit verbundenen Automatisierung von Abläufen kommt bei Manchem noch die Sorge um den eigenen Arbeitsplatz dazu.

Mit Realismus und Transparenz lassen sich diese Befürchtungen jedoch zumeist ausräumen, indem man den Teams aber auch dem Einzelnen aufzeigt, wie sich sein Arbeitsplatz konkret verändern wird und welche neuen Möglichkeiten sich ihm damit bieten. Gerade, wenn es um S/4HANA geht, hat man dafür alle Trümpfe in der Hand. Schließlich profitieren eben auch die Fachbereiche von den standardisierten Prozessen und konsistenten Daten der Plattform. So kann etwa das Controlling sicher sein, mit einheitlichen und stets aktuellen Daten zu arbeiten. Auf der Habenseite stehen weiterhin flexible, hoch performante Analyse- und Reporting-Funktionen.

Zudem kann man nun Entscheidungen besser und schneller treffen, da die Informationen in Echtzeit vorliegen. Oder nimmt man als weiteres Beispiel Digital Manufacturing: Im Fertigungsbereich liegt der Fokus darauf, die Produktion zu flexibilisieren, damit man reaktionsschneller ist und die Produktionszyklen verkürzt. Das gelingt S/4HANA, das dafür unter anderem die Produktionsplanung mit dem ERP-System verknüpft und über integrierte Funktionen zu Bestandsverwaltung, Materialbedarfs- und Terminplanung verfügt.

Führen und nicht einfach laufen lassen

Die Veränderungen durch die Digitalisierung sind zu fundamental, als dass sich die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten von allein zurechtrücken. Es bedarf stattdessen eines professionellen Change Managements und dem gelebten Vorbild durch die Unternehmens- und Bereichsleitungen. Nur so lassen sich die Änderungen in der Unternehmenskultur nachhaltig verankern.

Einzelkämpfer sind dabei eher hinderlich. Abgesehen davon, dass der Einzelne nie so schnell Erfolge erzielen kann wie das Team, besteht überdies die Gefahr, dass man unwissentlich gegeneinander arbeitet. Es ist Aufgabe eines professionellen Change Managements, für konzertierte Handlungsabläufe zu sorgen.

Neue Insellösungen vermeiden

S/4HANA als In-Memory-Plattform gestattet, Daten unterschiedlichster Formate wie Text, Bild und Video zu verknüpfen sowie in Echtzeit verfügbar zu machen. Dank ihrer umfangreichen Funktionalitäten zur Datenverarbeitung sind die Fachabteilungen in der Lage, unterschiedlichste Anwendungen direkt auf der Plattform zu erstellen.

Der Vertrieb zum Beispiel kann sich ein Reporting einrichten, das die Umsätze aus dem SAP-System mit Geodaten kombiniert und visuell darstellt. So sieht man auf einem Blick, an welchen Standorten das Unternehmen wie erfolgreich ist und muss sich keine Übersichten, etwa in PowerPoint, aufwendig zusammenbasteln. Insellösungen mit ihren Medienbrüchen und Datenredundanzen gehören nun der Vergangenheit an.

Den S/4HANA-Umstieg entzerren

Das Rollout von S/4HANA ist hoch komplex. Nicht nur, da sehr viele Nutzer betroffen sind und es strikte Zeit- und Budgetvorgaben sowie hohe Qualitätsanforderungen gibt, sondern auch, weil man die Störungen des laufenden Geschäftsbetriebs so gering wie möglich halten will. Zudem darf es in puncto ERP-Software keine Panne geben. Eine sehr gute strategische und organisatorische Vorbereitung ist deshalb gefragt.

So sind alle Grundsatzentscheidungen bereits im Vorfeld zu treffen, etwa die Frage „Make or Buy“: Schließlich muss man Prozesse, die outgesourct werden, gar nicht erst auf die neue Plattform migrieren. Weiterhin sollte man vorab jeden relevanten Vorgang, die gesamte Unternehmensstruktur und alle grundlegenden Richtlinien daraufhin prüfen, ob sie wirklich stringent auf die Unternehmensziele einzahlen und wo Optimierungspotenziale bestehen. Was möglich ist, sollte man bereits vor dem eigentlichen Umstieg abarbeiten. Dazu gehört unter anderem, die Stammdaten in Ordnung zu bringen und Alt-Datenbestände zu archivieren.

Die SAP-Landschaft modernisieren

Ein großer Vorteil von S/4HANA besteht darin, die verschiedensten Unternehmensbereiche integrativ abzubilden – Ziel: Intelligent Enterprise. Daher ist es sinnvoll, auf aktuelle Releases von SAP-Modulen zu setzen, die sich in die Plattform einbinden lassen.

Nicht zuletzt wird man so von kommenden Weiterentwicklungen seitens SAP profitieren und stellt die Wartbarkeit der Systeme sicher.

Einsatzszenarien für Cutting-Edge-Technologien entwickeln

Dass es sich um eine innovative, gut durchdachte Lösung handelt, reicht als Kriterium, eine Cutting-Edge-Technologie wie KI (künstliche Intelligenz) einzuführen, nicht aus. Man muss sie für den Fachbereich mit realen Use Cases nutzbar machen.

Zudem muss das Aufwand-Nutzen-Verhältnis stimmen. KI zum Beispiel kann die Buchhaltung von Routineaufgaben entlasten, etwa, wenn sie Kostenstellen auf Anomalien prüft oder die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung übernimmt, indem sie auf Basis von Vergangenheitsdaten kontiert.

Aus IT-Dienstleistern Strategieberater machen

Die Anforderungen an die IT-Abteilung haben sich stark geändert. Sie ist nicht mehr nur interner technologischer Dienstleister, der dafür sorgt, dass die Informations- und Kommunikationstechnik reibungslos funktioniert, Effizienzgewinne durch IT erreicht werden und Datenschutz und -sicherheit gewährleistet sind.

Zunehmend findet sich das IT-Team in der Rolle als Ideengeber für neue, digitale Geschäftsmodelle wieder.
Es soll sich als zentrales Gestaltungselement der Unternehmensentwicklung verstehen und Impulse für die strategische Ausrichtung geben. Dafür müssen die Mitarbeiter sensibilisiert und geschult werden. Ihr erweitertes Aufgabengebiet und seine Bedeutung sind innerhalb der Organisation klar zu kommunizieren.

Einer Business Transformation Roadmap folgen

Die Business Transformation hat sehr viele Dimensionen – von einem Change in der prinzipiellen Herangehensweise und in Arbeitsabläufen über ein geändertes Beziehungsgeflecht bis hin zum Rollout der Software-Systeme. Zahlreiche Komplexitätstreiber, wie die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung oder die neuen Modelle für die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen, machen den Transformationsprozess nicht einfacher.

Da ist es hilfreich, ihn mithilfe einer Roadmap zu planen und gut zu strukturieren. Sie stellt sicher, dass die richtigen Experten zum jeweils optimalen Zeitpunkt zum Einsatz kommen, um die Anforderungen punktgenau in Lösungsansätze und Handlungsempfehlungen zu überführen.

Rene Leppich ist Manager SAP Enterprise Transformation bei Arvato Systems.

Weitere Tipps, insbesondere was bei der Einführung von SAP S/4HANA als Plattform für die Business Transformation zu beachten ist, finden sich im White Paper von Arvato Systems „Erfahrungen aus vielen Projekten – Herausforderungen der digitalen Transformation“.

Zum White Paper von Arvato Systems