Selbst ist der Fachanwender Für umfangreiche Planung, Reporting und Analyse reichen Basiskenntnisse

Bislang waren die Rollen klar verteilt: Die IT-Abteilung erstellt nicht nur die betriebswirtschaftliche Logik, sondern auch die Reports und Planungsmasken gemäß den Anforderungen aus dem Fachbereich. Endanwender gaben anschließend die Zahlen ein oder analysierten sie. Mit Self-Service-BI ist dies nun Vergangenheit. Damit kann jeder Fachanwender mit Excel-Basiskenntnissen seine Planungsmasken, Berichte, Dashboards und Ad-hoc-Analysen selbst erzeugen und durchführen.

Agilität im Fokus

Ziel jedes Business-Intelligence-Systems ist es, auf Basis der gelieferten Informationen schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können. In vielen Unternehmen existieren solche Systeme noch nicht. Die Gründe dafür reichen von fehlendem Bewusstsein dafür, dass man mit derartigen Tools die Effizienz im Unternehmen deutlich steigern kann, bis hin zur Furcht vor schwerfälliger Bedienung der Software sowie aufwändigen und langlaufenden Implementierungsprojekten mit ungewissem Ausgang.

Gleichzeitig erhöht sich aber der Bedarf der Unternehmen nach einer schnellen, einfach zu bedienenden und nutzerfreundlichen BI-Lösung. Die Gründe hierfür liegen im steigenden Wettbewerbsdruck, in sich immer schneller ändernden Geschäftsanforderungen und in den zunehmenden Kostendiskussionen. Parallel dazu sind sich immer mehr Firmen bewusst, dass eine Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel nicht für komplexe BI-Aufgaben geschaffen wurde und dass die aktuellen Anforderungen in diesem Bereich damit nicht mehr bewältigt werden können.

Heute stehen bereits einfache und nutzerfreundliche BI-Lösungen zur Verfügung, die „Self-Service-BI“ ermöglichen. Darunter versteht man Software, Datenarchitekturen und organisatorische Rahmenbedingungen, die einem agilen Ansatz für BI entsprechen und den Anwendern aus den Fachbereichen mehr Freiheitsgrade für die Nutzung der BI-Tools einräumen. Bei der Informationserzeugung und Ableitung von Erkenntnissen können sie freier agieren. Entsprechend adressiert der Ansatz Self-Service-BI die Anforderung vieler Anwender nach mehr Flexibilität bei der Modifikation und Integration von Daten sowie eine größere Unabhängigkeit bei der Datennutzung. Gleichzeitig wird die IT-Abteilung entlastet.

Vorteile für alle Seiten

Dass Self-Service-BI einer der Megatrends bei der Bereitstellung und Nutzung von Unternehmensdaten ist, bestätigt der aktuelle BI-Survey der BARC. Demnach erklärten 55 Prozent der weltweit über 3.000 befragten BI-Experten, dass sie aktuell an Self-Service-BI-Projekten arbeiten. Weitere 24 Prozent wollen damit in der nächsten Zeit beginnen.
Von Self-Service-BI profitieren Nutzer in sämtlichen Fachbereichen. Unternehmen sind quasi in Echtzeit aussagefähig, da sich durch weitgehende Automatisierung die Effizienz der Prozesse deutlich erhöht. Planungen, Ad-hoc-Analysen, Reports und Dashboards lassen sich wesentlich schneller und zielgerichteter erstellen. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter deutlich flexibler, da sie nicht mehr auf die IT-Abteilung angewiesen sind: Lästige Wartezeiten werden somit vermieden oder entfallen ganz. Das Unternehmen reduziert daher mit einer anpassungsfähigen, erweiterbaren Lösung wesentlich den Zeit- und Kostenaufwand für BI-Prozesse auf mehreren Ebenen.

Das Controlling wird bei der Planung, dem Berichtswesen und teilweise auch bei der Budgetierung entlastet. Die Anwendung übernimmt die Ist-Zahlen meist automatisch direkt aus den Vor-Systemen wie SAP, so dass Übertragungsfehler oder nicht berücksichtigte Zahlen vermieden werden. Viele entscheidungsrelevante Reports und Analysen führen die Fachabteilungen bereits eigenständig durch. Dies entlastet sowohl Power User als auch die IT-Abteilung, da sie nur noch für Fragen oder Hilfestellungen kontaktiert werden und keine Routineaufgaben mehr erledigen müssen.

Gleichzeitig sind die Fachanwender stärker motiviert, da sie selbstständig und meist ohne fremde Hilfe die Anpassungen mit wenigen Handgriffen und nach ihren eigenen Wünschen durchführen können. Self-Service-BI unterstützt etwa die individuelle Modifikation von Berichten und Dashboards sowie das Filtern nach eigenen Kennzahlen. Der CFO schließlich profitiert von Self-Service-BI, indem Daten so schnell verfügbar sind, dass Controlling-Gespräche teils live am System stattfinden. Zudem kann er jederzeit einfach auf die aktuellen Ist- und Plandaten zugreifen.

Gemäß BARC sollte ein Tool für Self-Service-BI folgende Kriterien erfüllen:

Eine dem jeweiligen Anwender-Know-how entsprechende einfache Nutzung der Software.

Die Bereitstellung rollenspezifischer Funktionen wie solche zur Veränderung und Neuerstellung von Berichten, zur Datenintegration sowie zur Anpassung von Datenmodellen.

Schnelle Antwortzeiten des Systems.

Ansprechendes Design der Nutzerschnittstelle und Oberflächen, basierend auf gewohnten Bedienkonzepten.

Suchoptionen für Inhalte, Berichte und Metadaten.

Einen IT-unabhängigen Zugriff auf verschiedene Datenquellen.

Auswahloptionen für die Datenvisualisierung.

Einfache Mechanismen, mit denen sich Berichte und Analysen kommentieren lassen.

Die Möglichkeit, Berichte und möglichst auch Berichtsinhalte hinsichtlich ihrer Nutzungshäufigkeit und Verwendung überwachen zu können.

Die Verfügbarkeit beschreibender Daten.

Anwender sollten darauf achten, dass die BI-Plattform ihrer Wahl genau diese Anforderungen erfüllt, so dass sie jeder Nutzer mit etwas Excel-Erfahrung intuitiv bedienen kann. Damit entfallen aufwändige Schulungen und die Einbindung spezialisierter Fachkräfte aus der IT-Abteilung. Wichtig ist, dass die komfortable, hochflexible Art der Modellierung, die aus Excel bekannt ist, mit den Vorteilen einer datenbankbasierten Lösung verknüpft wird. Dazu zählen zum Beispiel eine In-Memory-Datenverdichtung, strenge Benutzerrechte, Mehrbenutzerfähigkeit oder Logging-Funktionen. Auch Benutzer, die Self-Service-BI erstmals verwenden, sollten nach kurzer Zeit bereits Ad-hoc-Analysen oder individuelle Berichte allein erstellen können – und das von überall und auf jedem Gerät.

Kriterien

Die Self-Service-BI-Plattform sollte sich dadurch auszeichnen, dass sie ähnlich wie Excel funktioniert, aber Unternehmen dennoch nicht dazu zwingt, Excel als Frontend nutzen zu müssen. Dadurch gelingt es in prevero beispielsweise, schneller als in anderen Anwendungen individuelle Kundenlösungen zu erarbeiten, ohne auf bewährte Standards wie der bekannten integrierten Finanzplanung verzichten zu müssen. Entsprechend dauert eine Schulung für Power User nur zwei bis drei Tage. Eine Schulung für Endanwender sollte übrigens nicht durch den Hersteller der Software erfolgen, sondern im Idealfall durch die Power User des Kunden. Für den intuitiven Self-Service-BI-Ansatz dieser Vorgehensweise spricht, dass es einem Controlling-Leiter eines Unternehmens mit 600 Mitarbeitern innerhalb von nur vier Tagen Coaching gelang, prevero als unternehmensweite Reporting- und Planungsplattform einzuführen.

Der Hersteller sieht dabei die klassische BI und Self-Service-BI nicht als Gegensatz oder als konkurrierende Technologien, denn es gibt nur eine technologische Plattform und nur eine Philosophie hinsichtlich der Bedienung – über alle betriebswirtschaftlichen Module hinweg. Sinnvoll ist es, wenn sich alle verfügbaren Fachabteilungsmodule wie strategisches, Vertriebs- und Produktionscontrolling, Personal-, Investitions- oder Projektcontrolling, Risikomanagement, Legalkonsolidierung oder die Integrierte Erfolgs- und Finanzplanung schrittweise einführen lassen.

Um eine höhere Geschwindigkeit der Datenverarbeitung im Vergleich zur Festplatte zu erreichen, lädt die In-Memory-Technologie alle relevanten Daten einer Applikation komprimiert in den Arbeitsspeicher. Hersteller nutzen dieses Konzept bereits seit vielen Jahren und weisen dabei einen schnellen und komfortablen Weg der Datenverdichtung im Hauptspeicher auf. Um von der hohen Geschwindigkeit optimal zu profitieren, muss auch die Bedienung entsprechend einfach sein. Hilfreich ist daher neben der intuitiven Bedienoberfläche die Bereitstellung zahlreicher Assistenten, etwa für Prognosen, Top-Down-Verteilungen oder Zielwertsuchen. Darüber hinaus sollte es für jedes Modul Workflows geben, die die Anwender betriebswirtschaftlich durch alle Themen leiten, von der Anlage einer Gesellschaft bis zum fertigen Konzernabschluss. Aber auch mit Standardkonfigurationen sollte es gelingen, selbst große Datenmengen performant abzufragen sowie eine große Menge an Plandaten zu erzeugen und zu schreiben.

Idealerweise sind bei Self-Service-BI alle Daten „vernetzt“, so dass der Fachanwender Analysen schnell, standortübergreifend und quer durch alle Abteilungen durchführen kann. Dabei lassen sich Unternehmensdaten auch mit externen Daten verknüpfen. Das ist beispielsweise im Bereich Benchmarking sinnvoll oder wenn Wechselkurse von der EZB vollautomatisch importiert werden. Ganz wichtig ist darüber hinaus, dass sich der Self-Service-Ansatz auch über das Meta-Datenmanagement erstreckt, also auf übergeordnete Daten wie Kennzahlenverwaltung oder Analyse auf Einzeldatenebene. Gute Self-Service-BI- Applikationen liefern dafür bereits im Standard viele branchenspezifische Kennzahlen mit. Die Basistechnologie sollte – ebenfalls im Standard – den Drill-down auf Einzelbelege unterstützen.

Alexander Springer

ist Mitbegründer und CEO der prevero Group.