Mitarbeiter-Kompetenzen werden zu SoftwarelösungenConsulting Operations Management verbindet Menschen und Zahlen

Egal ob in einem IT-Unternehmen oder der IT-Abteilung eines Konzerns: Überall wo die Informationstechnologie die Geschäftsgrundlage bildet, haben die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter einen direkten Einfluss auf das Tagesgeschäft. Das Management dieser wichtigen Ressource in all seinen Facetten steckt allerdings noch in den Kinderschuhen. Abhilfe schafft das Consulting Operations Management, mit dem es gelingt, Skill-Daten und Ressourcen-Management effizient miteinander zu kombinieren, um die richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig für eine optimale Auslastung zu sorgen.

Kompetenzen

IT-Consulting-Unternehmen wie auch interne IT-Organisationen transformieren die Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter in Softwarelösungen und Dienstleistungen. Die Geschäftsgrundlage dieser Kompetenzanbieter findet in einem dynamischen Umfeld statt, unabhängig davon, ob die Leistungen am Markt angeboten oder exklusiv für das eigene Unternehmen erbracht werden: Projektziele und -fristen ändern sich, Teams verlieren aus unterschiedlichen Gründen Mitglieder, und neue Geschäftsmöglichkeiten ergeben sich.

Der Projekterfolg und letztendlich auch die Profitabilität des Unternehmens hängen stark von der Besetzung des Projektteams mit den richtigen Skills ab. Qualifikationslücken bedrohen Ziele und Zeitpläne, andererseits verursachen überqualifizierte Teammitglieder unnötige Kosten, weil ihre Fähigkeiten anderweitig profitabler genutzt werden könnten. Aufgrund der dynamischen Natur von IT-Projekten, ist die personelle Projektbesetzung keine einmalige, mit Beginn eines Projektes abgeschlossene Aufgabe.

Sie ist vielmehr integraler Bestandteil des Managements während der gesamten Projektlaufzeit. Unternehmen, die genaue Informationen über die Skills ihrer Mitarbeiter haben und diese mit Daten aus dem Tagesgeschäft verbinden können, sind im Vorteil. Sie können qualifizierte Fachkräfte zwischen Projekten wechseln lassen, weniger erfahrene Kräfte gezielt weiterbilden, neues Personal rechtzeitig einstellen und den Einsatz externer Mitarbeiter optimieren.

Einführung

Der Prozess der Erfassung und Pflege der Informationen zu den verfügbaren Fähigkeiten in einem Unternehmen wird Skills-Management genannt. Die Einsatzplanung der Mitarbeiter ist Aufgabe des Ressourcen-Managements. Beide Themen sind untrennbar miteinander verwoben. Es geht im Kern darum, die verfügbaren Skill-Kapazitäten der zu erwartenden Nachfrage gegenüber zu stellen und so für eine optimale Auslastung sowie eine frühzeitige Identifikation von Qualifizierungsbedarf zu sorgen. In Bezug auf die Kosten eines Projekts ist es z.B. interessant zu wissen, ob es günstiger ist, eine selten genutzte Fähigkeit intern vorzuhalten, oder bei Bedarf extern zu besetzen. Folgerichtig verknüpft Consulting Operations Management das Skills-Management mit dem Ressourcen-Management.

Die Wichtigkeit der Verknüpfung von Skills-Management mit operativen Geschäftsprozessen spiegelt sich in den herkömmlichen Personalmanagement-Strategien (HCH – Human Capital Management) derzeit nur unzureichend wieder. Kritiker, wie der US-Unternehmensberater Ram Charam, gehen soweit zu behaupten, die klassische Personalabteilung eines Unternehmens habe sich überlebt. Es ginge nicht mehr darum „sich auf interne Angelegenheiten wie Mitarbeiterbindung, Motivation und Probleme in der Unternehmenskultur zu konzentrieren, sondern das Personalmanagement mit den Notwendigkeiten des echten Geschäftslebens zu verknüpfen“. Charam ist überzeugt, dass modernes Personalmanagement darin besteht „Menschen und Zahlen zu verbinden, um Schwächen und Stärken eines Unternehmens zu identifizieren, herauszufinden wie Mitarbeiter und Arbeitsplätze am besten zusammenpassen und wie sich die Unternehmensstrategie auf die internen Talente auswirkt“.

Die Einschätzung von Ram Charam trifft insbesondere auf IT-Unternehmen zu, deren wichtigste Ressource die Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter sind. Für IT-Dienstleister ist es nicht nur wichtig, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben sie müssen zudem die Auslastung ihres Personals effizient und profitabel managen. Projekte benötigen die richtigen Mitarbeiter und jeder Mitarbeiter benötigt ein passendes Projekt. Nicht nur Qualifikation, auch Verfügbarkeiten und Kosten müssen berücksichtigt werden. Consulting Operations Management (COM) ist eine softwaregestützte Strategie, die IT-Dienstleistern hilft, ökonomischer mit ihren Personalressourcen umzugehen.

Dynamik beherrschen

COM beginnt mit der Inventarisierung und Pflege von Daten über Skills und deren Verfügbarkeiten. Diese Daten bilden die Basis für alle weiteren Prozesse wie die Zuteilung der Ressourcen zu laufenden oder geplanten Projekten. Die Daten sind nicht statisch, sondern können sich stetig wandeln. Zum Beispiel können bestimmte Ressourcen wegen Krankheit oder Urlaub für einen Zeitraum nicht zur Verfügung stehen. Diese müssen dann möglichst gleichwertig ersetzt werden. Dazu kommt noch der von technologischen Neuerungen ausgelöste Bedarf nach neuen Skills und Kompetenzen. Eine der wichtigsten Aufgaben im COM-Prozess ist es, die Informationen über die verfügbaren und nachgefragten Skills in einem Unternehmen stets aktuell zu halten.

Aus Sicht des COM besteht ein Projekt aus einer Reihe von Skill-Profilen, die für bestimmte Zeitintervalle in bestimmten Kapazitäten am Einsatzort verfügbar sein müssen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die benötigten Skills und Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden können. Erschwert wird dieser Prozess dadurch, dass mehrere Projekte parallel laufen und es ökonomisch sinnvoll sein kann, Mitarbeiter zwischen den Projekten wechseln zu lassen. Für Unternehmen, deren wichtigstes Gut das Wissen ihrer Mitarbeiter ist, bedeutet die suboptimale Verteilung der vorhandenen Skills über alle Projekte automatisch finanzielle Einbussen.

Neben der Einsatzplanung unterstützt COM auch die passgenaue Weiterqualifizierung der Mitarbeiter. Dazu muss man entscheiden können, bei welchen Skills lohnt es sich überhaupt sie intern aufzubauen und sie nicht extern einzukaufen? Das Identifizieren einer marktgerechten Kombination von Skills ist keine leichte Aufgabe. Zumal die Zahl der in einem IT-Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten leicht in die Tausende gehen kann.

Schon in einem Unternehmen mit nur ein paar Dutzend Mitarbeitern kann es ohne Softwareunterstützung nahezu unmöglich sein, den Überblick über die vorhandenen Skills und ihre Verteilung zu behalten. Und doch sieht der Alltag in vielen IT-Organisationen so aus, dass die Fähigkeiten der Mitarbeiter im besten Fall in Excel-Tabellen abgelegt sind, im schlechtesten Fall existiert die Auflistung nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter.

Auch der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter profitiert von COM. Der Konkurrenzkampf um die besten Talente ist groß, hat man diesen für sich entschieden, bindet deren Einarbeitung Kapazitäten, die in Projekten fehlen. Die Qualifizierung muss effizient und zielgerichtet erfolgen, und der Qualifizierungsaufwand muss in der Projektplanung berücksichtigt werden.

Dr. Axel Völker

ist Gründer und Geschäftsführer von Data Assessment Solutions.