Digitalisierung des FinanzbereichsSo können KMU ihre Liquidität wahren und Kreditrisiken minimieren
30. Januar 2020
Die Gefahr ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) groß: Lange Zahlungsziele großer Kunden führen zu Liquiditätsengpässen, neue Investitionen können erst einmal nicht getätigt werden, schlimmstenfalls ist das ganze Unternehmen gefährdet. Hier gilt es, den Überblick zu behalten.
Zahlungsausfälle gänzlich zu verhindern liegt natürlich nicht in der Macht eines Unternehmens. Genauso wenig kann es die Lösung sein, immer auf sofortige Zahlung zu bestehen – das könnte sowohl kleine, als auch große Kunden kosten. Doch es gibt die Möglichkeit, das Kreditrisiko zu minimieren, indem man den Finanzbereich und besonders das Kredit- und Liquiditätsmanagement digitalisiert.
Verpasst man diesen Schritt oder führt ihn nicht ausreichend aus, kann das insbesondere aufgrund der aufwändigen Prozesse schnell zum Problem werden, denn die Kreditwürdigkeit der Kunden muss geprüft, offene Forderungen müssen gemahnt, Bonitäten überwacht, Zahlungsziele definiert, Kreditlinien geprüft und Forderungsausfälle verwaltet werden. Diese Vorgänge kosten Zeit, Ressourcen und nicht zuletzt auch Geld – und sind außerdem fehleranfällig. Insbesondere KMU sollten also auf die Digitalisierung setzen, um ihre Finanzprozesse so effizient wie möglich zu gestalten und Kreditrisiken bestmöglich zu minimieren.
Möglichkeiten zur Digitalisierung des Finanzbereichs
Klassische Finanzsoftware-Lösungen gibt es bereits seit Jahren. Sie bieten Unternehmen vor allem die Digitalisierung einzelner Prozesse, beispielsweise der Buchhaltung. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die umliegenden Geschäftsfelder nach wie vor entweder gar nicht digitalisiert sind, oder etwa mit anderen Programmen bearbeitet werden. Schlimmstenfalls bedeutet das zwar einen Mehraufwand, aber keine Entlastung des Personals.
Um dieses Problem zu lösen, sind in den letzten Jahren immer mehr moderne Cloud-Plattformen für Debitoren- und Kreditrisiko-Management auf den Markt gekommen. Sie ermöglichen Unternehmen eine umfassende, zentralisierte Lösung für die Abwicklung des kompletten Finanzprozesses, einschließlich aller Teilschritte wie etwa die Verwaltung offener Posten, die Kontrolle der Zahlungseingänge, das Mahnwesen sowie die Steuerung von zusätzlichen Dienstleistern wie beispielsweise Inkasso.
Ist die Bedienung der Software auch noch intuitiv und einfach, kann sie auch von Mitarbeitern ohne Vorkenntnisse in den Bereichen Buchhaltung oder Finanzen genutzt werden. So werden die Personalressourcen weiter geschont, die Akzeptanz der neuen Lösung gesteigert und die Effizienz erhöht. Zudem bieten Cloud-Plattformen allen Mitarbeitern des Unternehmens einen Live-Überblick über die offenen oder bearbeiteten Prozesse und schaffen mehr Transparenz.
Kundenzentrierung und Automatisierung verbinden
Aus Effizienz- und Kostengründen können diese Prozesse auch automatisiert werden. Das bedeutet jedoch oft, dass die Unternehmen weniger flexibel sind. Starre, durch das Programm vorgegebene Einstellungen sind in den seltensten Fällen zielführend. Im Gegenteil: Da Automatismen nicht so einfach anpassbar sind, werden viele Abläufe viel zu standardisiert und nicht im richtigen Kontext behandelt.
Das kann sich auf das Kundenverhältnis und die Zufriedenheit des Kunden auswirken, der sich schnell nicht mehr individuell angesprochen fühlt. Dabei sollten der Kunde und seine Bedürfnisse keinesfalls aus den Augen verloren werden. Das Stichwort hierbei lautet Individualisierung, besonders im Forderungs- und Debitorenmanagement.
Es bildet einen wichtigen Teil des Kreditrisikomanagements, denn durch die zentrale Verwaltung aller Forderungen werden Zahlungsausfälle vermieden und die Liquidität des Unternehmens gesteigert. Dementsprechend profitiert auch das Unternehmen von der richtigen Ansprache an den jeweiligen Kunden, indem dadurch die Forderungserfüllung beschleunigt wird.
Dabei gibt es viele Cloud-Lösungen, mit denen das Forderungsmanagement automatisiert und der Kunde trotzdem persönlich angesprochen werden kann, etwa in individuellen, kontextbezogenen Mahnläufen. So ist, je nach Rechnung, Kunde oder Kundengruppe, das Takten und Verschicken von Mahnungen anpassbar. Im modernen Forderungsmanagement gilt es, Anreize zur Zahlung zu schaffen und Dispute schnell zu klären.
Zahlungsausfälle erfolgreich meistern
Die Digitalisierung des Finanzbereichs hilft auch bei der Wahrung der Liquidität, wenn es doch einmal zum Zahlungsausfall kommen sollte. Beispielsweise bietet die Cloud-Lösung Bilendo die Vorfinanzierung offener Forderungen. Das Factoring-Produkt ist dabei flexibel auf Einzelforderungsbasis anwendbar und nahtlos in die IT der Plattform integriert.
So kann der Anwender bei jeder Rechnung variabel entscheiden, ob sie kaufmännisch gemahnt, über den Forderungsausfallschutz zudem versichert oder zusätzlich dazu auch vorfinanziert werden soll. Der Benutzer sieht dabei den Preis für die Services in Echtzeit. Dadurch sind KMU in der Lage, selbst bei langen Zahlungszielen oder späten Zahlungseingängen unkompliziert und schnell ihre Liquidität zu bewahren und eigene finanzielle Verpflichtungen zu begleichen, ohne den eigenen Kreditoren gegenüber in Verzug zu geraten. Diese Lösung zur Absicherung von Unternehmen ist gerade in Zeiten sinkenden wirtschaftlichen Wachstums essentiell.
Florian Kappert ist Mit-Gründer und -Geschäftsführer der Bilendo GmbH.
