Wert eines (mit)wachsenden WarenwirtschaftssystemsStrukturen schaffen Freiräume

Der Lebensmittelhändler LCGK und das Sozialunternehmen gdw süd haben auf den ersten Blick wenige Gemeinsamkeiten. Auf der einen Seite steht ein schnell wachsender Händler und Zulieferer für Lebensmittelmärkte, der über 200 Kunden auf verschiedenen Absatzmärkten mit einer großen Produktpalette beliefern und gleichzeitig die strengen Vorschriften der Lebensmittelbranche bei Lagerung und Logistik erfüllen muss. Auf der anderen Seite findet man mit der Genossenschaft der Werkstätten für behinderte Menschen (gdw süd) ein Unternehmen, das über 31.000 Menschen mit Behinderung an 286 Standorten beschäftigt.

Was vereint die beiden Unternehmen, den Lebensmittelhändler LCGK und das Sozialunternehmen gdw süd? Dem eigenen Anspruch nach Effizienz und einem intelligenten und nachhaltigen Umgang mit Ressourcen gerecht zu werden! Aber dafür die Kosten aufbringen – Technologie für 40.000 Euro, umfassende Schulungen der Mitarbeitenden, Kundentermine vor Ort und Systemwartungskosten?
Für Start-ups, Kleinstunternehmen und viele KMU ist das finanziell und organisatorisch schlicht nicht machbar. Ein Unternehmen aus dem schwäbischen Backnang hatte die Lösung: Es macht den Giganten SAP für kleine Betriebe smart und kostengünstig, monatlich abrechenbar und das ganz ohne Investitionen in neue Hardware – in Form des mitwachsenden Warenwirtschaftssystems SAP Business One on Azure.

Dieses kostengünstige ERP-System lässt Unternehmen klein starten und ermöglicht ihnen – durch seine Skalierbarkeit – spannende Wachstumschancen für die Zukunft. Denn bei der Entscheidung für ein ERP ist wichtig, dass es die kurz-, aber eben auch mittel- und langfristigen Anforderungen des Betriebes abdeckt und entsprechend mit dem Erfolg wächst.

Gerade bei Start-Ups und kleinen Unternehmen wachsen die Arbeitsabläufe und Auftragsabwicklung oft intuitiv und geraten, wenn das Geschäft erfolgreicher wird, schnell an ihr Limit. Je mehr Kunden und Bestellungen, desto größer die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Oft denkt man erst zu einem Zeitpunkt über die Anschaffung eines Systems nach, wenn die Grenzen bereits gesprengt wurden.

So erinnert sich LCGK-Geschäftsführer Mert Philip Karpuz an seine Gründungszeit: „Zwei Monate nach Gründung waren wir schon zu dritt, schnell wuchsen wir auf zehn Mitarbeiter. Als wir 200 Kunden hatten, wurde es unübersichtlich. Das Wachstum war rapide, aber die Software wuchs nicht mit. Wir hatten keine Plattform, alles lief über Papier, E-Mail, Telefon, Fax und irgendwelche Excel-Listen. Die Frage war also, wie schaffe ich es, alle Informationen und Prozesse an einem Ort zu sammeln?“

Sich einzugestehen, dass ein ERP-System weit besser funktioniert als intuitive Arbeitsorganisation, fällt natürlich nicht leicht. Doch Arbeitsschritte in strukturierter Form und Reihenfolge abzuarbeiten, bedeutet nicht, Freiheit wegzunehmen, sondern neuen Freiraum zu schaffen.

Im turbulenten Geschäftsalltag den Überblick behalten

Genau hier setzt SAP Business One an, da es alle Informationen aus Vertrieb, Kundenmanagement, operativem Geschäft und Finanzmanagement bündelt und allen Schlüsselstellen des Unternehmens jederzeit zur Verfügung stellt. Über Dashboards lassen sich alle relevanten Unternehmensdaten zentral und in Echtzeit managen. Mit der SAP Business One Sales App für Tablets und Smartphones wird ortsunabhängiger Zugriff ermöglicht.

Vor Ort im Kundentermin können unmittelbar Angebote und Aufträge angelegt und nahtlos vom Außendienst an den Innendienst weitergegeben werden. „Es gibt jetzt einen gemeinsamen Hub an Informationen für alle. Der Vertrieb sieht sofort, was gerade auf Lager ist. Alle benötigten Informationen lassen sich schnell zusammenklicken. Der Logistiker kann sich offene Aufträge nach Gebiet auflisten lassen, der Vertriebsleiter jederzeit die für ihn relevanten Daten einsehen: So können wir sofort reagieren, viel besser planen und steuern“, erläutert Karpuz.

Mit SAP Business One zum smarten Unternehmen

Die faire Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ermöglicht Inklusion und das ist der gesellschaftliche Auftrag der gdw süd, den das Unternehmen seit Jahrzehnten vorantreibt. Inklusion betrachtet alle Menschen als gleichberechtigte Individuen, die von vornherein und unabhängig von persönlichen Merkmalen oder Voraussetzungen Teil des Ganzen sind. Das heißt aber auch, sich den Herausforderungen und der Konkurrenzsituation der jeweiligen Märkte und Branchen zu stellen und sich zu behaupten.

„Das ERP-System hat uns wegen seines modularen, intuitiven Aufbaus, seiner hohen Transparenz, Flexibilität, Multifunktionalität, Übersichtlichkeit und einfachen Umsetzung überzeugt. Die Zusammenarbeit mit dem SAP-Partner conesprit war von Beginn an sehr angenehm. Besonders positiv aufgefallen ist mir, dass wir dieselbe Sprache sprachen“, begründet Werner Block, geschäftsführender Vorstand der gdw süd, warum die Wahl auf die ERP-Lösung von conesprit fiel.

Professionalität ist keine Frage der Größe, sondern der Haltung

Die Kunden der gdw süd stammen aus Industrie, Handel und Gewerbe. Die Breite der Wertschöpfungsketten ist beeindruckend: Von der Montagearbeit über Garten- und Landschaftspflege bis hin zum Büroservice. Wer sich in so unterschiedlichen und kompetitiven Märkten behaupten können will, muss mit Leistung überzeugen.

Das für KMU und Start-ups konzipierte ERP-System SAP Business One gehört bei dem Sozialunternehmen zu seinen Effizienzsteigerungsmaßnahmen. Denn die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung bereiten der gdw süd keine Sorgen, ganz im Gegenteil – Werner Block sieht darin Chancen für Menschen mit Behinderung.

Einfach und übersichtlich – flexibel und ausbaufähig

SAP Business One hilft im ersten Schritt kleinen und mittelständischen Unternehmen, den Überblick zu wahren und dem Geschäft sowohl Flexibilität als auch die nötige Struktur zu geben. Auf dieser soliden Grundlage kann das Unternehmen dann nach Belieben wachsen. Das System zwängt nicht in ein festes Schema, sondern entwickelt sich flexibel mit, etwas, das sowohl die LCGK als auch die gdw süd schätzen lernten.

So konnte den beiden Unternehmen, trotz unterschiedlicher Geschäfts- und Tätigkeitsfelder – mit ihren jeweils ganz individuellen Umständen und Stolpersteinen – das Team von conesprit dabei helfen, mit frischem Wind in den Segeln, kraftvoll den zukünftigen Herausforderungen zu begegnen und mit der Cloud-Anbindung des ERPs neue Wege zu gehen.

Immer weiter hinaus – in und durch die Cloud

Obwohl der Erschließung weiterer Marktplätze durch die bereits vorhandenen Artikelstammdaten theoretisch nichts im Weg steht, nutzen erfahrungsgemäß viele Unternehmen keinen oder nur einen Online-Marktplatz. Mit dem Integrationshub von SAP Business One ist eine Anbindung von Online-Marktplätzen wie bspw. Shopify, Magento und WooCommerce bereits im Standard enthalten. Zudem lassen sich Artikel benutzerfreundlich und homogen einpflegen. Und zahlt ein Kunde nicht, unterstützt der eingebaute Mahnungsassistent von SAP Business One mit bis zu drei Erinnerungsstufen.

„Gerade die Pandemie brachte viele zum Umdenken – mancher machte sein Hobby zum Beruf vertreibt seit geraumer Zeit Bastelware, Selbstgestricktes, Kosmetika oder handgefertigten Schmuck über einen Webshop. Wie kann man da wachsen? Ganz leicht!“, weiß Roman Douverne von conesprit, der SAP Business One unkompliziert über Video-Telefonie und Online-Workshops – also zu 100% remote bei Unternehmen einführen kann. Eine zukunftssichere Sache für unsichere Zeiten.

Stephan Freundorfer, freier Journalist

Conesprit