Künstliche Intelligenz und SharePoint:Ein starkes Duo für intelligentes Wissensmanagement

Hunderte Millionen aktive SharePoint-Nutzer fügen täglich rund 2,5 Milliarden neue Dateien hinzu – so zumindest die offiziellen Aussagen von Microsoft. Die Folge? Es braucht mehrere Wochenstunden pro Person, nur um Informationen zu finden, zu vergleichen oder gar neu zu erstellen, obwohl sie längst in der Datenbank vorhanden gewesen wären. KI verspricht hier Erleichterung: genauer gesagt der Microsoft Copilot in SharePoint.

Die Situation ist in vielen Unternehmen die gleiche: Die schiere Datenmenge überfordert sie. Es liegen vor allem unstrukturierte Dokumente vor, die die Auffindbarkeit erschweren. Veraltete Inhalte bleiben bestehen, obwohl niemand sie mehr liest. Unkonkrete Fragestellungen führen nicht zur gewünschten Zieldatei, sondern häufig nur zu schlechten Ergebnissen und irreführenden Antworten.

Wen die Recherche zu falschen oder veralteten Informationen führt, der zieht vermutlich falsche Rückschlüsse oder trifft gar falsche Entscheidungen. Somit kann sich die Fehleranfälligkeit erhöhen. Außerdem geht im unübersichtlichen Geflecht unzähliger Informationen der Überblick schnell verloren. In der Konsequenz verlieren Organisationen mit einer scheinbar einfachen Aufgabe – der Dokumentensuche – viel Zeit.

Am Ende des Tages wirkt sich der ineffiziente Prozess somit nicht nur auf das Tagesgeschäft aus. Denkbar ist ein Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Finden Organisationen relevante Informationen zu Marktanforderungen, Produktentwicklungen, Qualitätsvorgaben oder regulatorischen Änderungen nicht schnell, reagieren sie langsamer auf neue Anforderungen. Produkte passen sie unter Umständen nicht rechtzeitig an, optimieren Prozesse nicht konsequent und treffen Entscheidungen auf Basis veralteter oder unvollständiger Informationen. Gerade in dynamischen Märkten kann fehlende Wissensverfügbarkeit damit zum echten Wettbewerbsnachteil werden.

Struktur fürs Wissensmanagement dank KI

Die größte Herausforderung, vor der momentan viele Unternehmen stehen, ist es also, die Datenflut und das darin enthaltene Wissen operativ besser nutzbar zu machen. Dabei zieht es sie häufig in den SharePoint. Das ist grundsätzlich sinnvoll, schließlich bietet er eine zentrale Ablage und verhindert, dass Dokumente verteilt in Projekten, Bibliotheken oder sonstigen Ordnern auf einem Server liegen.

Doch was Verantwortliche dabei häufig verpassen, ist es, beim Umstieg ein funktionierendes Wissensmanagement zu etablieren. Mitarbeiter suchen auch im SharePoint weiterhin lange, treffen auf doppelte und dreifache Dokumentenversionen und fragen sich, welche die aktuelle ist.

Dass KI hier entlasten kann, ist bereits bekannt. Im Microsoft-Universum richtet sich der Blick dabei häufig zuerst auf Microsoft Copilot. Für die konkrete Arbeit mit SharePoint-Inhalten lohnt jedoch eine genauere Unterscheidung: Während Microsoft 365 Copilot als übergreifender Assistent auf verschiedene Arbeitsdaten zugreifen kann, setzt Copilot in SharePoint direkt dort an, wo viele Informationen liegen – in Dateien, Seiten, Websites und Dokumentbibliotheken. Genau das macht ihn für die Dokumentensuche und den Umgang mit gewachsenen Informationsbeständen besonders relevant. So dient der Copilot in SharePoint als zentrales Werkzeug für das effiziente Wissensmanagement.

Kontextbasierte Unterstützung statt generischer KI-Antworten

Der Hauptgrund liegt in seiner Funktionsweise: Der Copilot in SharePoint arbeitet kontextbasiert. Da die verfügbaren Aktionen davon abhängen, wo sich der Nutzer gerade befindet – zuerst auf einer Seite oder in einer Dokumentenbibliothek und dann in einer ausgewählten Datei oder in einem bestimmten Ordner –, arbeitet die KI hier niemals losgelöst vom Arbeitskontext.

Sie unterstützt genau dort, wo Mitarbeiter Informationen einpflegen, bearbeiten und suchen. Das können Nutzer mit dem Floating Button sogar noch weiter steuern. Denn hier lassen sich Funktionen anpassen, beispielsweise in Bezug auf die eigene Rolle (Websitemanager, Inhaltsmanager, Ersteller oder Consumer).

Wer nun also eine Frage an die Ready-Made Agents – wie die vorgefertigten Agenten hinter dem Floating Button heißen – stellt, erhält schnell kontextbezogene Antworten aus der entsprechenden Quelle. Außerdem lassen sich diese Agenten über Markdown-Dateien mit (persönlichen) Fähigkeiten anreichern, um zum Beispiel automatisiert eine Naming Policy durchzuführen.

Neben diesem großen Strukturvorteil bringt der Copilot auch für die operative Arbeit Mehrwert. Über Agenten lässt sich der Blick auf bestimmte Dokumente, Seiten oder Bibliotheken begrenzen. Das erhöht die Antwortqualität, weil die KI nicht auf einen unübersichtlichen Gesamtbestand zugreift, sondern auf einen vom Menschen definierten Wissensraum. Außerdem entfallen manuelle Aufgaben wie das Übertragen von Informationen aus Tabellen oder PDFs.

Hier erkennt die Technologie Inhalte, kann Spalten ausfüllen und Dokumentenbibliotheken gleichzeitig besser strukturieren. Uneinheitliche oder unvollständige Dateien lassen sich dadurch leichter reduzieren und erschweren das Filtern relevanter Informationen nicht weiter. Besonders spannend: Bestimmte Fragen, die immer wieder auftreten, können sich Mitarbeiter mit Unterstützung von Copilot und dem FAQ-Webpart in SharePoint strukturiert zusammenstellen lassen. So wird Wissen nicht nur im Chat beantwortet, sondern dauerhaft für weitere Nutzer zugänglich gemacht.

Von der Dateiablage zum Wissensmanagement

Natürlich bewirkt die KI hier nicht allein Wunder. Unternehmen müssen für die automatisierte Ordnung etwas Vorarbeit leisten und sich zentrale Fragen beantworten:

• Welche SharePoint-Bereiche enthalten wirklich relevantes Wissen?
• Welche Dokumente sind aktuell, verbindlich und qualitätsgesichert?
• Wer ist für einzelne Inhalte oder Wissensbereiche verantwortlich?
• Welche Metadaten helfen, Informationen besser zu strukturieren?
• Für welche Themen lohnt sich ein eigener Agent?

Liegen diese Antworten vor, können Organisationen SharePoint Schritt für Schritt von einer reinen Dateiablage zu einem Arbeitsbereich weiterentwickeln, in dem sie Wissen nicht nur speichern, sondern aktiv erschließen.

Manuel Wischmann ist Cloud Consulting Lead bei der q.beyond AG

q.beyond AG