Finanzplanung in SAP: Embedded Lösungen sorgen für maximale DatenkonsistenzQualität von Finanzanalyse und -planung in der Krise

Der Umgang mit nicht vorhersehbaren Situationen, wie der Covid-19-Pandemie, bedeutet für Unternehmen eine außergewöhnliche Herausforderung. Nicht nur, dass sich bestehende Planungen als unbrauchbar erweisen, neu erstellte Szenarien müssen zudem beinahe im Tagesrhythmus an die äußerst volatilen Bedingungen angepasst werden.

Betroffen sind häufig nicht nur einzelne, sondern diverse Unternehmensbereiche. Produktsortimente müssen angepasst, neue Logistikvoraussetzungen gemanagt und Beschaffungsprobleme gelöst werden. All das wirkt sich auf die Finanz- und Liquiditätsplanung aus, die sukzessive auf die aktuellen Anforderungen ausgerichtet sein muss. SAP bietet unterschiedliche Lösungen für diese Aufgabe an. Um die richtige Software auszuwählen, sollten die eigenen Anforderungen sorgfältig analysiert werden.

Dass sich hin und wieder Voraussetzungen ändern und eine vorhandene Planung umgestoßen werden muss, gehört in den meisten Unternehmen zum Alltag. Der extrem hohe und stetige Anpassungsbedarf, den die aktuelle Corona-Krise auslöst, ist allerdings für viele Unternehmen eine neue Herausforderung.

Denn plötzlich treten nicht nur singuläre Änderungen, wie etwa der Ausfall eines Lieferanten auf, sondern simultan ganze Kaskaden von unvorhersehbaren Ereignissen: die Notwendigkeit, die Arbeit im Home-Office zu organisieren, der Ausfall von Vertriebskanälen, Logistikschwierigkeiten oder Lieferkettenprobleme. Um diese Probleme zu meistern, bedarf es einer vorausschauenden strategischen Ausrichtung, die in erster Linie auf digitalen Strukturen fußt.

Welche der Optionen für welches Unternehmen am besten geeignet ist, ist dabei oft nicht so leicht zu entscheiden, denn für die Finanz- und Liquiditätsplanung stehen eine Reihe von Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten bereit.
Die Einschätzung, welche Software nun die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Bei der fundierten Auswahl kann die Beratung durch ebenso unabhängige wie neutrale Experten hilfreich oder sogar unabdingbar sein.

Schon die Anbindung einer Planungslösung an das ERP-System hat entscheidende Auswirkungen darauf, wie schnell und einfach Anpassungen vorgenommen werden können. Für Entscheider empfiehlt es sich deshalb, schon im Vorfeld eine klare Priorisierung von gewünschten Systemeigenschaften vorzunehmen.

Der Standard zeigt sich sehr flexibel

Als Datenspeicher und Frontend in einem setzt SAP BPC Standard auf ein vorhandenes SAP Business Warehouse System (BW-System) auf. Dabei werden Stammdaten, Bewegungsdaten und Hierarchien in eine eigene BPC-Umgebung repliziert. Aus dieser Datendoppelung resultieren sowohl Vor- als auch Nachteile. Größter Nachteil ist das Risiko von Inkonsistenzen oder Übertragungsfehlern zwischen dem BW- und BPC-System. Um diese zu auszuschließen, muss jede Datenübertragung von Mitarbeitern überwacht und geprüft werden, was einen hohen Arbeitsaufwand erfordert.

Andererseits kann sich gerade dieser geringere Integrationsgrad, der unter normalen Umständen als Nachteil zu bewerten wäre, in einem instabilen und disruptiven Umfeld als entscheidende Stärke erweisen. Denn gerade die nicht vollzogene Integration ermöglicht es, das System einfacher und schneller an neue Anforderungen anzupassen.
Kompliziert wird es allerdings, wenn Plandaten mit zusätzlichen SAP-Daten angereichert werden sollen, die nicht standardmäßig in BPC vorhandenen sind. Hierzu müssen die notwendigen Datenflüsse in BPC repliziert werden.

Immerhin kann jedoch auf das BW-System als Datenlieferant zurückgegriffen werden, sodass relativ einfach Planungsdaten aus SAP ERP-Systemen übernommen werden können. Verantwortlich für die Ausgestaltung der Datenmodelle ist bei dieser Variante ausschließlich der Fachbereich. Er kann direkt und mit wenigen Mausklicks Planungsmodelle pflegen oder bestehende Modelle kopieren.

So genannte „embedded“, also eingebettete, Systeme, bietet SAP sowohl für HANA als auch für S/4HANA an. Beide teilen die Eigenschaft, dass sie mit den realen SAP BW- bzw. ERP-Daten arbeiten und deshalb keine zusätzliche Datenbank erforderlich ist. Inkonsistenzen sind auf diese Weise verlässlich ausgeschlossen.

SAP BPC NetWeaver Embedded auf BW

Bei dieser Embedded-Variante erfolgt die Datenspeicherung direkt in BW(on HANA)-Datenmodellen. BW-Daten können also in Echtzeit und in einer hohen Detailtiefe in BPC zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet nicht nur einen vollen Zugriff auf sämtliche BW-Daten, sondern auch absolute Datenkonsistenz. Auch Kennzahlen aus anderen Prozessen können in die Geschäftsplanung integriert werden.

Allerdings nutzt BPC Embedded ausschließlich vorhandene BW-Merkmale. Änderungen an Planungsmodellen müssen deshalb immer in BW erfolgen und von der IT umgesetzt werden. Damit erhöht sich der Abstimmungsbedarf mit anderen Abteilungen deutlich. Schließlich wirkt sich jede Stammdatenanpassung auf das gesamte BW-Reporting aus.
Auch Berichtsanpassungen und Simulationen können wegen des hohen Integrationsgrades weniger schnell umgesetzt werden. Die Stärken dieser Variante zeigen sich daher eher in einem wirtschaftlich stabilen Umfeld.

SAP BPC Embedded auf S/4HANA

Ähnliches gilt für die offiziell „SAP BPC Optimized for S/4HANA“ genannte embedded Variante. Sie setzt direkt auf S/4HANA auf und arbeitet komplett ohne Zwischensystem wie BW. Stattdessen arbeitet sie in BPC unmittelbar mit „echten“ Stamm- und Bewegungsdaten aus S/4HANA. Der Planungsprozess ist deshalb absolut durchgängig.

Der Vorteil ist eine volle Transparenz sämtlicher ERP-Daten – einschließlich der Möglichkeit zum Drilldown auf Einzelposten. Dieser hohe Integrationsgrad erlaubt den Zugriff auf alle ERP-Daten, wie beispielsweise der Vertriebs- und Logistikdaten. So kann BPC auch für andere Planungsprozesse eingesetzt werden. Doch auch hier ist der Preis der hohen Integration eine deutliche Verminderung der Flexibilität.

Die SAP Analytics Cloud deckt gleich drei wichtige Anwendungen ab.

• Business Intelligence: Als BI-Lösung dient sie der Auswertung geschäftlicher Daten aller Art. Dank konfigurierbarer Dashboards können Zusammenhänge und Trends mithilfe von Diagrammen visualisiert werden. Und im digitalen Konferenzraum (Digital Boardroom) werden Reports bequem für Web-Konferenzen bereitgestellt.
• Geschäftsplanung: Die SAP Analytics Cloud umfasst alle relevanten Planungsfunktionen: von der Erfassung von Planwerten, über die Durchführung von Verteilungen und Allokationen bis hin zur Möglichkeit von Simulationen und Berechnungen.
• Predictive Analytics: Die besondere Stärke der SAC ist die prädiktive, also vorausschauende Analyse. Unterstützt von Machine Learning Intelligence können statistische Prognosen für die zukünftige Entwicklung von Umsätzen, Kosten oder anderen Geschäftszahlen durchgeführt werden.

Die Datenübernahme in die Cloud erfolgt automatisch und ist sowohl aus BW als auch BPC, SAP-ERP oder anderen ERPs möglich. Die Konsistenz der Daten ist also auch hier gewährleistet. In Puncto Flexibilität liefert die Cloud-Lösung ein ambivalentes Bild. Einerseits bildet sie ein sehr breites Spektrum an Analyse- und Planungsoptionen ab. Andererseits sind die Möglichkeiten einer individuellen Anpassung extrem beschränkt.

Die Auswahl der richtigen, das heißt passenden Softwarelösung zur Finanz- und Liquiditätsplanung ist schon in wirtschaftlich stabilen Zeiten eine komplexe Aufgabe. Vor dem Erfahrungshintergrund der aktuellen Pandemie-Situation kommen weitere Aspekte hinzu, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten. Die eine optimale Lösung für alle Unternehmen gibt es nicht. Es muss immer individuell betrachtet werden.

Joachim Poisel ist Head of Sales & Marketing bei der Caleo Consulting GmbH

Caleo Consulting GmbH