Faktenbezogene Entscheidungen benötigen Datenqualität Self-Service-BI erschließt ungenutzte Potentiale

Daten verifizieren, Daten zusammenführen, Daten auswerten und Daten aufbereiten – das ist heutzutage ein komplexer Kreislauf, von dem Entscheidungen auf allen Unternehmensebenen und in allen Unternehmensbereichen abhängen. Doch es ist nicht der Datenberg alleine, der Unternehmen vor eine riesige Herausforderung stellt.

Darüber hinaus ist es entscheidend, den einzelnen Nutzergruppen Zugang zu genau den Daten zu gewähren, die diese für faktenbezogene Entscheidungen benötigen. Und nur, wenn ein Unternehmen seine Daten einem breiten Anwenderkreis zugänglich macht, kann es das bisher ungenutzte Potential im Bereich des Informationsmanagements erschließen.

Die Basis: Datenqualität

Daten, die ein Unternehmen sammelt, sind die Basis für wichtige Entscheidungen. In diesem Kontext ist eine schlechte Datenqualität nicht nur ärgerlich und ineffizient. Invalide Daten, die als Basis für die Entscheidungsfindung dienen, können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen, die sich negativ auf die Geschäftszahlen oder die strategische Ausrichtung eines Unternehmens auswirken können. Gerade, wenn die Daten ganz im Sinne der Self-Service-BI die Entscheidungsgrundlage vieler Anwender im und außerhalb des Unternehmens sind, sollte die Integrität dieser das erste Ziel jeder BI-Strategie sein.

Ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg, das Potential der Daten zu erschließen, ist die richtige, nutzerorientierte Aufbereitung der Daten. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass die Anwender sich in ihren Erwartungen an die Aufbereitung der Daten und die Möglichkeit der Datenbearbeitung teils deutlich unterscheiden. Auch dürfen sie weder überfordert werden, noch sollten sie durch unnötige Barrieren eingeschränkt werden.

Diese Kriterien greift das Prinzip der Self-Service-BI auf: Eine IT-Lösung, mit der Nutzer aller Ebenen eigenständig und unabhängig von der IT-Abteilung Analysen durchführen und Reports erstellen können. "Ease of Use" ist dabei ein zentraler Aspekt. So bietet es sich an, die Dashboards, Diagramme und Berichte nach bereits bekannten Mustern aufzubauen und damit dem Datenkonsumverhalten der Anwender entgegenzukommen. Grundsätzlich gilt, je müheloser die Berichtsentwicklung und je zugänglicher und verlässlicher die aufbereiteten Daten sind, desto größer die Nutzerakzeptanz.

Intelligence for Everyone

Nicht jeder Nutzer muss Daten im Detail nachvollziehen können. Nach der Devise "Intelligence for Everyone" sollte aber allen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten Einblick in die Daten gewährt werden, die sie für ein effizientes Arbeiten oder die Kommunikation mit dem Unternehmen benötigen. Ein Arzt oder ein Produktionsleiter, ein Lagerverwalter oder ein Außendienstmitarbeiter müssen mit einem einzigen Blick alle Daten erfassen können, die sie brauchen – die Art der Aufbereitung und die Möglichkeiten, mit diesen Daten weiter zu arbeiten, können sich dabei stark unterscheiden.

Entwickler haben andere Anforderungen an Daten als nichttechnische Fachanwender. Letztere finden eventuell die ideale Aufbereitung der Daten, die sie benötigen, in einer InfoApp, die speziell für diese Anwendergruppe entwickelte BI-Anwendungen intuitiv bereitstellt und visuell aufbereitet. Ziel sollte sein, sie mit schnellen, einfachen und klaren Antworten für ihre ganz spezifischen Aufgaben und Anforderungen zu versorgen. Daten werden hier gezielt auf die Bedürfnisse des Anwenders hin zur Verfügung gestellt, damit sie einfacher auswertbar sind.

Immer mehr Unternehmen verwenden InfoApps, um Self-Service-BI für den Breiteneinsatz nutzbar zu machen und die Möglichkeiten, die Reporting- und Analyse-Umgebungen bieten, voll auszuschöpfen. Auf diesem Weg können die Informationen auch anderen als den „herkömmlichen“ Nutzern wie Analysten und Fachanwendern zur Verfügung gestellt werden. Mit InfoApps stellen Unternehmen sicher, dass sich ihre BI-Investitionen tatsächlich auszahlen, da diese auf eine möglichst hohe Benutzerakzeptanz ausgerichtet sind.

Die Aufgabe von Analysten hingegen ist es, Daten zu hinterfragen. Sie verlassen sich auf leistungsfähige und benutzerfreundliche Visualisierungstools, die tiefe Einblicke in Datenquellen geben und verschiedene Kombinationen der Daten ermöglichen. Soll dann auch noch Kunden und Partnern Einblick gewährt werden, sind oft personen- und fachbezogene Daten zu vergleichen oder Momentaufnahmen eines Prozessstatus wiederzugeben. Moderne BI-Plattformen müssen daher flexibel und individuell auf den Benutzer zugeschnitten sein.

Damit Informationen passgenau an verschiedene Benutzergruppen weitergegeben werden können, sollte das Unternehmen deren Anforderungen und Präferenzen kennen. Dazu müssen zu-nächst klare Anforderungsprofile für die verschiedenen Benutzergruppen erarbeitet werden. Aus diesen kann abgeleitet werden, wer welche Informationen benötigt. So werden die Nutzer nicht nur mir den Daten versorgt, die sie brauchen, es wird auch sichergestellt, dass Nutzer nicht mit für sie unnötigen Daten überschwemmt werden und vertrauliche oder sensible Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich sind.

Infos als Unterschied

Jahrelang lag der Fokus von Unternehmen hauptsächlich darauf, Kosten einzusparen. Mittlerweile hat diesbezüglich ein Umdenken eingesetzt: Statt eines eisernen Sparkurses gilt es heute vor allem, vorhandene Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen. Zusätzlich setzt sich nach und nach die Erkenntnis durch, dass Informationen einen eigenen Wert haben. Dieser kommt dann voll zum Tragen, wenn sie aktiv eingesetzt und geteilt werden.

Um eine maximale Rendite aus den Investitionen in BI- und Analytiklösungen zu ziehen, müssen Unternehmen die Verfügbarkeit aktueller und vollständiger Informationen für alle Beteiligten innerhalb und außerhalb des Unternehmens fördern. Hier gilt es, die Lücken bei der Informationsbereitstellung zwischen Managern und Wissensarbeitern auf der einen sowie Sachbearbeitern, Kunden und Lieferanten auf der anderen Seite zu schließen. Dementsprechend müssen Informationen für alle Benutzergruppen gemäß ihrer jeweiligen Präferenzen und Bedürfnisse zur Verfügung stehen.

Für optimale Ergebnisse benötigen Unternehmen eine Kombination aus leistungsfähigen Business-Intelligence-, Integrations- und Datenintegritätslösungen. Durch die nahtlose Integration der Daten aus allen Unternehmensbereichen, bei gleichzeitiger Sicherung von Qualität und Vollständigkeit sowie der geeigneten Bereitstellung der Daten für alle Nutzer, sind Unternehmen in der Lage, das Potential ihres Informationskapitals bestmöglich zu erschließen.

Das Resultat sind nicht nur tiefere Einsichten in das eigene Unternehmen, die dabei helfen, Chancen aufzudecken und Prozesse und Abläufe zu optimieren. Auch die Analyse von Markt-Trends sowie die Erstellung zuverlässiger Prognosen werden deutlich vereinfacht. Self-Service-BI kann damit ein entscheidender Faktor sein, wenn es darum geht, das Potential der unternehmensei-genen Daten voll auszuschöpfen, Innovationen zu entwickeln und das Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu halten.

Nathan Jagoda

ist Country Manager Germany bei Information Builders in Eschborn.