Einheitliche ERP-Lösung für gesamte Buchhaltung senkt den VerwaltungsaufwandMehr freie Kapazitäten dank Bündelung von Informationsströmen

28. August 2020

Unterschiedliche ERP-Systeme in der Finanzbuchhaltung und im Zahlungsverkehr zu verwenden, macht Organisationen träge und fehleranfällig. Straffen Unternehmen dagegen ihre Buchhaltungsprozesse, verbessern sich alle beteiligten Aspekte, es bleibt mehr Zeit für wesentliche Aufgaben und die Fehlerquote sinkt – während gleichzeitig der Aufwand für Kontrollaufgaben abnimmt.

Eine einheitliche Lösung für verschiedene Prozesse, die alle Informationsströme bündelt, sorgt für stringente und nachvollziehbare Abläufe. Wie es durch die Einbindung einer Standardsoftware für ERP-Systeme in die Finanzbuchhaltung gelingt, langfristig und nachhaltig die Effizienz zu steigern, zeigt das Beispiel eines Wohlfahrtsverbands.

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Dem Deutschen Paritätischen Landesverband Berlin e.V. als anerkanntem Dach- und Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege ist es gelungen, das Optimum aus seinen Prozessen herauszuholen und vormals komplizierte Abläufe zu vereinfachen. Durch eine einheitliche ERP-Lösung für die Finanzbuchhaltung stellt das Wohlfahrtsunternehmen sicher, dass all seine buchhalterischen Transaktionen präzise, effizient und transparent sind.

Mit der passenden Standardsoftware für ERP-Systeme sind alle Abläufe nun stets nachvollziehbar und stringent. Im Vergleich zu der Zeit, als verschiedene Systeme verwendet wurden, spart der Verband nachhaltig Arbeitszeit.

Verbesserungspotential heben

In der Geschäftsstelle des Deutschen Paritätischen Landesverbands Berlin e.V., der die Interessen seiner Mitglieder vertritt und sie bei rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und sozialen Fragen berät, läuft in der täglichen Arbeit eine Vielzahl an Informationsströmen zusammen. Als Sabine Adler-Goerick in der Position der Verwaltungsleiterin beim Paritätischen Landesverband Berlin anfing, erkannte sie schnell, dass an dieser Stelle der Organisation Verbesserungspotential schlummert.

Für die große Menge unterschiedlicher Daten wurden beim Landesverband Berlin bis zu diesem Zeitpunkt fast genauso viele verschiedene Systeme genutzt: eines zur Mitgliederverwaltung, eines für die Haupt- und eines für die Nebenbuchhaltung. Daraus ergaben sich vermeidbare Doppeleingaben und damit einhergehend ein enorm hoher und zudem unnötiger operativer Verwaltungsaufwand. Doch das sollte sich ändern.

Ganze Bereiche in einem System integrieren

Immerhin könnten generell unzählige Bereiche, wie beispielsweise die Beitragsrechnung und das Mahnwesen, in nur einem einzigen System integriert werden; und auch die zahlreichen Veranstaltungen, die beim Paritätischen Landesverband Berlin regelmäßig stattfinden, würden sich über ein einziges System koordinieren lassen. Ein erster Schritt war jedoch das Ziel von Sabine Adler-Goerick, in der Buchhaltung ein höheres Maß an Kontrolle bei gleichzeitig abnehmendem Aufwand zu erreichen.

Denn die Buchhaltung arbeitete damals noch mit zwei Systemen. Für die Nebenbücher war die jetzt einheitlich verwendete Standardsoftware für ERP-Systeme bereits im Einsatz, für den Zahlungsverkehr wurde eine weitere spezielle Software genutzt, aus deren System allerdings keine Zahlungen kreiert werden konnten. Diese mussten früher in einem zusätzlichen Schritt von Hand im Online Banking eingegeben werden – die entsprechenden Fehlerquoten wurden durch eine einheitliche Software später vermieden.

Auch interne Gewohnheiten, die das ein oder andere Mal zu unklaren Ergebnissen führten, konnten optimiert werden, nachdem die ganze Struktur des Systems auf den Prüfstand kam. Im Ergebnis zeigte sich: Werden für die Buchhaltung verschiedene Systeme genutzt, können Organisationen durch die Zusammenführung effektiv Zeit und Aufwand sparen.
Effizienter und fehlerfrei arbeiten

Problematiken, die entstehen, wenn zu viele verschiedene Systeme genutzt werden, offenbaren sich häufig erst nach dem Wechsel auf ein durchgängiges System in aller Deutlichkeit. So auch beim Paritätischen Landesverband Berlin – und zwar in einem deutlichen Zuwachs an Effizienz und an Zeit für wesentliche Aufgaben.
Vor allem die nun überhaupt erst möglichen automatisierten Zahlungen minimierten den operativen Aufwand von nun an deutlich, was den gesamten Arbeitsalltag bei dem Wohlfahrtsverband erleichterte und zudem Fehlerquellen ausmerzte.

Mit leichter Hand zum Optimalzustand

Der Weg zu den Vorteilen ging durch die Unterstützung eines führenden Systemhauses unkompliziert vonstatten. Fest stand von vorneherein, dass die Möglichkeiten der für einen Teil der Buchhaltung bereits erfolgreich eingesetzte Lösung für ERP-Systeme stärker genutzt werden sollte. Es galt noch, einen kompetenten Partner zu finden, der dabei unterstützen sollte, diese Lösung auch ganzheitlich zu verwenden, sodass sie möglichst alle Prozesse im Paritätischen Landesverband Berlin abdeckt.

Nach eingehender Analyse der möglichen Anbieter stieß der Wohlfahrtsverband auf das Berliner Systemhaus LTmemory, das mit seiner Expertise bereitstand, um die gewünschte Software einheitlich als ERP-System einzuführen. Die IT-Experten sind spezialisiert auf das Anpassen von Lösungen im Hard- und Softwarebereich und ermöglichen damit ausgewogene IT-Konzepte.

Auch beim Paritätischen Landesverband Berlin machte sich der Einsatz bezahlt. Innerhalb eines halben Jahres wurden die Eckpunkte auf beiden Seiten zusammengetragen, es wurden Prozesse aufgenommen, analysiert, programmiert und geschult. Kurz darauf startete die Finanzbuchhaltung der Organisation mit dem komplett neuen System. „Es gibt mir einfach viel mehr Sicherheit, mit dem was ich abliefern kann“, resümiert Verwaltungsleiterin Adler-Goerick.

Systeme vereinheitlichen, stärkt Organisationen

Sabine Adler-Goerick zieht ein positives Fazit und möchte auch zukünftig in Kooperation mit dem externen Partner von Erweiterungen des eingesetzten Tools profitieren. Nach der erfolgreichen Umsetzung des Projekts in der Buchhaltung wurden weitere, zeitintensivere Thematiken gemeinsam angegangen. Der Paritätische Landesverband Berlin plant, Schritt für Schritt weitere bisher verwendete Systeme umzustellen und zu vereinheitlichen.

Das Ziel: Der Arbeitsalltag soll an allen möglichen Stellen weiter vereinfacht werden, Doppeleingaben vermieden und der operative Aufwand möglichst minimiert werden. Denn so können sich die Mitarbeiter auf die Arbeit für ihre Mitglieder konzentrieren und den sozialen Grundsatz des Verbands weiter vorantreiben.

Daniel J. Knep

LTmemory

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