Flexible Unternehmenssoftware gefragtÜberwindung von Wachstumsbarrieren

1. April 2019

Die Gründung eines Unternehmens ist ein schwieriger Prozess. Wenn man jedoch darüber nachdenkt, ist die Gründung eigentlich der einfache Teil. Herausforderungen ergeben sich später. Was tun Gründer, wenn das Wachstum nicht so schnell wie geplant verläuft? Wie optimieren sie die Vertriebsprozesse? Und wie können sie flexibel bleiben, um auf sich ändernde Marktparameter zu reagieren? Durch den frühzeitigen Einsatz von Unternehmenssoftware, die mit dem Unternehmen wachsen kann, können Lösungen gefunden werden.

Mit dem Markteintritt der ersten Unternehmenssoftware wurden die Geschäftsleitungen von Standardaufgaben entlastet. Meistens waren die frühen Lösungen „rückwärts gerichtet“ und wurden nur für das Management interner Prozesse eingesetzt. Heute ist die Planung eine der wichtigsten Aufgaben von Unternehmenssoftware. In diesem Sinne trifft der vor langem eingeführte Begriff „ERP – Enterprise Resource Planning“ viel genauer das Einsatzgebiet.

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Wenn es um Wachstum geht, gibt es viele Herausforderungen – sei es in einem etablierten Großunternehmen oder einem Start-up: Schlechte Datenqualität, ineffiziente Prozesse, mangelnde Transparenz oder Schwierigkeiten bei der Rekrutierung. Moderne IT-Lösungen sollen das Management und die Experten im Unternehmen von Routineaufgaben entlasten und ihnen mehr Zeit geben, sich auf die strategisch komplexen und wachstumsrelevanten Elemente wie die Entwicklung neuer Ideen und das Identifizieren von Chancen zu konzentrieren.

Daten sind der Rohstoff der Zukunft

Eine Herausforderung auf dem Weg zum Erfolg sind qualitativ schlechte Daten. Eine alte Vertriebsweisheit besagt, dass bestehende Kunden das beste Wachstumspotenzial haben. Mangelnde Informationen über bestehende Kunden können jedoch leicht zu unzufriedenen Kunden führen. Wenn sich die Daten in verschiedenen Anwendungen oder Abteilungen befinden, gibt es keine Möglichkeit zu kontrollieren, welche Daten die aktuellsten, zuverlässigsten und genauesten sind. In einem solchen Fall wird der einfache Umgang mit dem Konto oder der Anfrage des Kunden schwieriger als es sein sollte. Und Kunden können alternative Produkte auf dem globalen Markt schneller als je zuvor finden, wenn sie an einem dieser Berührungspunkte enttäuscht werden.

Um den Verkauf erfolgreich zu gestalten – und erfolgreich zu bleiben – müssen Unternehmen genaue und wichtige Informationen über potenzielle und bestehende Kunden schnell und einfach verfügbar machen. Dazu müssen die Daten systemübergreifend integriert werden, damit eine 360-Grad-Sicht auf die Kunden in Bezug auf Vertrieb, Service, Transaktionsaufträge und mehr möglich ist.

Integration von Kerngeschäftsfunktionen

Der Schlüssel zu Wachstum und Erfolg liegt in einem höheren Transaktionsvolumen und mehr Geschwindigkeit. Es bleibt für viele Finanzsysteme schwierig, diese Anforderungen zu erfüllen, da viele Anbieter auf Software-Add-ons angewiesen sind, die Barrieren für die benötigte einzige Quelle der Wahrheit (Single Point of Truth) schaffen können. Um vollständige Audit-Trails, umfassende Geschäftspläne und Berichte zu erstellen oder Prozesse zu automatisieren, müssen Systeme oft hinzugefügt und kontinuierlich aktualisiert werden.

Viele Finanzsysteme können häufigere Finanzkontrollen, ein besseres SKU-Management (SKU – Stock Keeping Unit) oder die Unterstützung komplexer Finanzprozesse wie beispielsweise die wiederkehrende Rechnungsstellung und Buchhaltung nicht bewältigen. Auf der anderen Seite ist die Implementierung komplexer Geschäftsprozesse in Bereichen wie Finanzmanagement, Revenue Management, Beschaffung und Bestandsmanagement mit separaten Systemen nicht möglich.

Wichtige Funktionen des Finanz– und Rechnungswesens in einer Suite zu vereinen, erhöht die Effizienz und senkt gleichzeitig die Kosten. Durch die Migration auf ein einziges konsistentes Cloud-basiertes System können Finanzteams Zeit sparen, indem sie Routineaufgaben reduzieren und Zeit gewinnen, indem sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Die native Flexibilität und Agilität von Cloud-basierten ERP-Lösungen kann die Herausforderung der Integration neuer Technologien eliminieren, da die Benutzer durch regelmäßige Updates automatisch die neuesten Technologien erhalten.

Aktuelle Kennzahlen in Echtzeit

Die meisten herkömmlichen ERP-Systeme wurden zu einer Zeit entwickelt, in der Unternehmen bis Ende des Monats warten konnten, um ihre Finanzdaten zu erhalten und zu analysieren. Dies ist nicht mehr der Fall – konsolidierte Ansichten und aktuelle Berichte können den Unterschied zwischen Überleben und Wachstum für ein Unternehmen ausmachen. Die Tatsache, dass man nicht alle Details und möglichen Abweichungen sehen kann, macht es unmöglich, die Entwicklung des Unternehmens vorherzusagen. Es gibt keine Möglichkeit, die tatsächliche Leistung mit der strategischen Planung zu vergleichen, um Pläne schnell zu ändern, zu verlangsamen oder zu beschleunigen.

Insbesondere Investoren von Start-ups oder börsennotierten Unternehmen wollen sich jederzeit einen Überblick über deren Aktivitäten und ihre Performance verschaffen – einmal im Monat oder im Quartal reicht nicht aus – um zu sehen, wie die kurzfristige Performance mit der langfristigen Strategie übereinstimmt. Der Zugriff auf transparente und zeitnahe Leistungsdaten ermöglicht es dem Management, alle notwendigen Informationen für die Bewertung von Strategien zu erhalten.

Unternehmen müssen jederzeit in der Lage sein, Analysen sowohl umfassend als auch spezifisch durchzuführen. Vollständig integrierte Lösungen – die in mehreren Unternehmensbereichen eingesetzt werden – verwandeln rationale Lageberichte in dynamische Kontrollinstrumente, die Unternehmen die Flexibilität und Transparenz bieten, die sie in sich ständig ändernden Situationen benötigen.

Finanzteam zwischen Recht und Compliance

Mit zunehmender Größe von Unternehmen werden Überwachungsprozesse und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften immer schwieriger, was das Risiko erheblich erhöhen kann. Steuergesetze und Compliance, Jahresabschlussprüfungen, Berichterstattung und andere staatliche Vorschriften belasten das Finanzteam und verursachen Frustration. CFOs, die mit der Kontrolle des Tagesgeschäfts und der Einhaltung von Vorschriften zu kämpfen haben, sind oft gezwungen, zusätzliche Systeme zu finden, die ihnen helfen. Dies mag zunächst wie eine vernünftige Strategie erscheinen, man muss aber beachten, dass diese zusätzlichen Anwendungen oft nicht miteinander integriert sind, was zu noch größeren langfristigen Problemen führt.

Ohne einen reibungslosen Datenfluss können Daten in einem isolierten System liegen, was viele Probleme verursachen kann, beispielsweise Jahresabschlussprüfungen mit Dateninkonsistenzen oder falsche Steuererklärungen usw. Eine Cloud-basierte Suite, die Prozesse automatisiert und Daten aus allen Abteilungen integriert, ist die Lösung.
Moderne Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten die erforderlichen Geschäftsberichte und Standard-Audit-Trails für eine Vielzahl relevanter Finanzunterlagen für eine genaue Berichterstattung. Durch die Erfassung aller Daten an einem Ort bietet es eine einzige Quelle der Wahrheit. Diese Erkenntnisse verbessern die Qualität der Entscheidungsfindung erheblich.

Ein gutes Team macht einen guten Job

Bei traditionellen ERP-Lösungen fehlt vielen Unternehmen die Funktionalität der Personalabteilung im Kerngeschäftssystem. Das schafft nicht nur Barrieren, sondern erhöht auch manuelle Prozesse. Wenn sich Zeitwirtschaft, Gehaltsabrechnung, Leistungsverzeichnisse und Berichtswesen in einem anderen System befinden, haben Manager nur einen sehr begrenzten Einblick in den wahren Status eines Unternehmens. Das wertvollste Kapital des Unternehmens – die Mitarbeiter – ist von den wichtigsten Geschäftsprozessen getrennt. Darüber hinaus sind zusätzliche Workforce-Management-Systeme in der Regel komplex, hochgradig individuell, schwer zu bedienen und teuer in der Wartung.

Unternehmen, die HR-Systeme mit anderen Kerngeschäftsfunktionen integrieren, geben ihren Mitarbeitern einen umfassenden Überblick über alle Aspekte des Unternehmens. Teams können Aufgaben ausführen, die für sie von Bedeutung sind, und erhalten Zugang zu Informationen, die für sie relevant sind. Das Führungsteam kann klar erkennen, wo die Lücken sind und das Unternehmen mit den richtigen Talenten, Fähigkeiten und Strategien ausstatten.

Jeder, der ein wachsendes Unternehmen führt, steht vor vielfältigen Herausforderungen, aber jedes Unternehmen hat immer auch einige Wettbewerbsvorteile. Schnelligkeit, Flexibilität und Veränderungsfähigkeit sind Markenzeichen gut geführter Wachstumsunternehmen. Die Nutzung dieser Fähigkeiten ist der Schlüssel zur Überwindung aller Wachstumsbarrieren. Ein ERP-System sollte immer ein Enabler sein, nicht ein Begrenzer Ihrer Unternehmensstrategie und -ziele.

Unternehmen, die unter Problemen wie schlechten Kundendaten, manuellen fehlerhaften Prozessen oder begrenzter Transparenz leiden, sollten den Wechsel zu einer modernen, Cloud-basierten Business Management Suite in Betracht ziehen. Diese Verschiebung ermöglicht effizientere und effektivere Geschäftsabläufe – unerlässlich für den zukünftigen Erfolg eines Unternehmens.

Hartmut Hamann, Sales Director, Oracle NetSuite Deutschland

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