Rechnungsstellung für Kleinunternehmer leicht gemachtVereinfachte Buchführung erlaubt

21. Januar 2020

Sehr viele „Solo-Selbständige“ in Deutschland sind Kleinunternehmer. Bei ihnen beläuft sich der Vorjahresumsatz auf nicht mehr als 17.500 Euro und liegt im laufenden Jahr nicht über 50.000 Euro. Der Vorteil: Für Kleinunternehmer gilt die Sonderregelung, keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen zu müssen. Trotzdem besteht natürlich die Notwendigkeit zur Rechnungsstellung. Damit diese auch für Einsteiger in die Selbständigkeit schnell und fehlerfrei gelingt, gibt es hier einen Überblick zu den wichtigsten Fakten.

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Selbständigen den Geschäftsalltag: Sie müssen nur eine einfache Buchführung machen und keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wichtig für die Rechnungserstellung: Wer in Deutschland ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbringt, muss spätestens nach sechs Monaten eine Rechnung darüber stellen. Der Leistungsmonat wird dabei nicht mitgerechnet. Eine Rechnung von Kleinunternehmern muss dieselben Inhalte wie jede andere Rechnung aufweisen:

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  • vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (für Auslandsgeschäfte),
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung sowie
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung.

Die Besonderheit bei der Rechnungsstellung betrifft die Umsatzsteuer: Sie darf nicht ausgewiesen werden, und der Hinweis auf die Befreiung darf nicht fehlen. Eine korrekte Formulierung lautet zum Beispiel: „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Ist die Rechnung geschrieben, kann sie der Unternehmer elektronisch übermittelt. Es besteht keine Notwendigkeit zu Postbriefen mit händischer Unterschrift.

Die erste Rechnung zu schreiben, stellt für Selbstständige oft eine Hürde dar. Doch was auf den ersten Blick kompliziert aussieht, ist es auf den zweiten nicht. Einfach anzuwendende und kostengünstige Softwareprogramme wie Lexoffice können beim Start und auch später eine wertvolle Hilfe darstellen, da sie viele Abläufe automatisch korrekt erledigen. Wer von Anfang an auf derartige Lösungen setzt, hat sein Business stets im Blick und kann sich getrost aufs Kerngeschäft und das eigene Wachstum konzentrieren.

Vor- oder Nachteil – die Entscheidung zum Kleinunternehmer

Kleinunternehmer zu werden ist kein Muss, sondern eine Option. Jungunternehmer können auch auf den Status verzichten und monatlich – oder bei geringem Umsatz vierteljährlich – eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Aufgepasst: Wer sich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheidet, ist fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden und muss in dieser Zeit Umsatzsteuer abführen! Erst danach besteht wieder die Möglichkeit, einen Antrag auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu stellen.

Wer als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist, kann im Gegenzug keine Vorsteuer für eigene Investitionen geltend machen. Da besonders beim Start in die Selbständigkeit oft recht viele Investitionen getätigt werden, sollte diese Entscheidung sorgfältig überlegt sein. Den Status Kleinunternehmer prüft das Finanzamt übrigens jedes Jahr aufs Neue; sobald die entsprechende Grenze überschritten wird, besteht automatisch Umsatzsteuerpflicht. (rhh)

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