Kritische Sichtweise auf ERP-Systeme und ihre Rolle bei der DigitalisierungWie analog sind die ERP-Systeme?

13. August 2020

Die ERP-Systeme übernehmen nach Ansicht der meisten Experten eine führende Rolle, wenn es darum geht, die Digitalisierung in Unternehmen umzusetzen. Doch ist das überhaupt ein zielführender Ansatz? Werner Schmid von der GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH hat dazu eine ganz besondere Meinung: Er spricht den „analogen ERP-Systemen“ diese Führungsrolle schlichtweg ab.

Fast jede Organisation, von einigen Ministerien angefangen über Hochschulen bis zu kleinsten Beratungsfirmen fühlt sich berufen etwas zur Digitalisierung der Wirtschaft und Gesellschaft zu sagen. Das ist einerseits zu begrüßen, weil dadurch das Thema „am Kochen“ gehalten wird, andererseits sind sehr viele Publikationen zu allgemein gehalten, um nicht zu sagen zu oberflächlich. Jedes Unternehmen, das ein ERP-System oder auch nur ein paar PCs nutzt, wird bei dieser Lektüre sofort sagen „wir sind digital“. Weit gefehlt: Die meisten ERP-Systeme stammen aus einer Zeit, als es den Begriff Digitalisierung noch gar nicht gab. Sie kommen nahezu alle aus der analogen, alten Welt und bremsen die Digitalisierung eher aus.

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Wer je versucht hat, einen Geschäftsprozess, der von einem ERP-System gestützt oder gesteuert wird, auch nur punktuell zu digitalisieren, ist sehr schnell an die Grenzen der oft gepriesenen Flexibilität gestoßen. In den allermeisten Fällen muss zur Digitalisierung eines Prozesses eine spezielle Software über eine Schnittstelle eingebunden werden. An einem Beispielprozess, den es prinzipiell in jedem Unternehmen gibt, soll das anschaulich gezeigt werden: am Einkauf.
Das Modul „Einkauf“ in einem herkömmlichen ERP-System, wenn man das so sagen will, besteht neben der Angebotseinholung (1. Schritt) und der Rechnungsprüfung (letzter Schritt) noch aus den Funktionen:

  • Lieferantenstammpflege,
  • Bestellschreibung,
  • Vertragsverwaltung,
  • Preispflege,
  • Bestellüberwachung und
  • Lieferantenbewertung.

Manche zählen auch noch die Funktion Wareneingang dazu, aber dabei handelt es sich eher um eine logistische Funktion.

Digitalisierung Schritt für Schritt

Angestoßen wird der Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch die Feststellung eines Bedarfs. Und hier beginnt auch schon der Unterschied zwischen einem analogen ERP-System und einem digital gesteuerten System:
In einem herkömmlichen ERP-System entsteht der Bedarf entweder durch einen (neuen) Kundenauftrag, einen unterschrittenen Mindestbestand oder durch Planung. Und er ist immer mit konkreten Mengen angegeben.

In einem digital gesteuerten System errechnet ein Algorithmus anhand der Verbrauchswerte in der Vergangenheit den Bedarf für die Zukunft. Dieser Algorithmus kann nicht nur den gemessenen Verbrauch berücksichtigen, sondern auch saisonale und konjunkturelle Schwankungen, die Wahrscheinlichkeit möglicher, künftiger Kundenaufträge, Trendwenden oder sich ändernde Witterungsverhältnisse. Der tatsächliche Bedarf, der mengenmäßig in die Bestellung einfließt, ist also von der Realität weitgehend entkoppelt.

Damit ist eines der zwei Grundprinzipien eines ERP-Systems praktisch außer Kraft gesetzt:

Bedarf minus Bedarfsdecker = Null

Gäbe es diese Gleichung nicht, hätte man nie ERP-Systeme entwickeln können, ebenso wenig wie nie Buchhaltungssysteme hätten entstehen können ohne das Prinzip:

Soll minus Haben = Null

Um die Verbrauchsmessung als Basis der digitalen Bedarfsplanung funktional noch zu komplettieren werden die Zählimpulse nicht mehr von einer „analogen“ (manuellen) Lagerbuchung ausgelöst, sondern von Subsystemen, z.B. Scannern mit einer (exakten) digitalen Zählung, Waagen oder Kameras – natürlich in Echtzeit.

Algorithmen ersetzen die Vertriebs- und Produktionsplanung

Die von einem Algorithmus für den Einkauf errechnete Bestellmenge (= Bedarfsdecker) bringt die gesamte ERP-Systematik ins Schwanken. Da (Bedarf minus Bedarfsdecker) immer gleich Null sein muss, stellt sich jetzt, nachdem der Bedarf nicht mehr auf nachprüfbaren Zahlen basiert, die Frage: Wie groß war demnach der tatsächliche Bedarf?

Genauso wie Algorithmen die Mengen und Termine für die Einkaufsartikel errechnen, können natürlich auch für die Produktionsartikel die Mengen und Termine ermittelt werden. Die bekannten und bewährten Methoden der ERP-Systeme für die Absatz- und Produktionsplanung liefern zwar nach wie vor Ergebnisse, nur dass diese nicht unmittelbar verwendet, sondern erst einmal in die Cloud geladen werden. Dort reichert ein Algorithmus die eigenen Planungsdaten mit „externen“ Daten an, also Daten anderer Organisationen, zum Beispiel vom Wetterdienst oder Statistiken eines Branchenverbands.

Wenn die zentrale Aufgabe der ERP-Systeme, die Kernfunktion der Disposition ausgehöhlt wird, haben diese Systeme dann überhaupt noch eine Existenzberechtigung? Steuert jetzt alles Big Data und die Algorithmen? Noch ist es nicht so weit. Die vielen Daten und Parameter, die mit viel Mühe und Liebe zum Detail in die ERP-Systeme hineingesteckt wurden, haben nach wie vor ihre Berechtigung: der Artikelstamm, die Preislisten, die Vertragsvereinbarungen und, und, und.

Noch ist kein neues Systemkonzept für die Unternehmensplanung (ERP) und -steuerung am Softwarehorizont erkennbar. Die punktuellen Lösungen für die Digitalisierung einzelner Prozesse sind sämtlich Inseln ohne übergreifenden und durchgängigen Zusammenhang. Eine Aneinanderreihung oder Verkettung vieler Insellösungen zu einem „großen Ganzen“ führt höchstens zu einem informationstechnischen Babylon. Ohne ein Konzept für die jetzt globale Unternehmenssteuerung bleibt alles nur Stückwerk.

Die Überlegenheit einer disrupten Denkweise

Hier hilft vielleicht ein Blick auf eine andere Branche. Schon seit den 1990er Jahren verwenden die Automobilhersteller Prozessoren zur Steuerung ihrer Aggregate, z.B. Einspritzpumpen, Getriebe oder Bremsen. Und trotzdem staunten alle, als im Jahr 2008 der erste Tesla, ein sündhaft teurer Roadster, auf der Straße fuhr. Und obwohl die Idee eines „längsgesteuerten“ Autos schon lange in der Fahrzeugbranche herumgeisterte, konnte diese Konzept keines der teilwiese über 100 Jahre alten Autobauer umsetzen. Zu sehr hingen sie am Prinzip der dezentralen Komponentenfertigung, das in den 1980er Jahren als „Outsourcing“ hoch gelobt wurde. Aber damit verbunden war auch eine dezentralisierte Steuerung der Komponenten in den Autos, von der Einspritzpumpe über das Getriebe bis zur Bremse.

Dagegen hatte Tesla keine Tradition und auch keine über Jahrzehnte gepflegten Geschäftsverbindung zu den Zulieferern. Deshalb konnte Tesla, sozusagen am Reißbrett, die „Längssteuerung“ erfinden und bauen. Dabei sagt einer (sprich der Zentralrechner) wo und wie es lang geht, und alle anderen Komponenten tun, was der Steuermann sagt.

ERP-Systeme haben eine ganz ähnliche Entwicklungsgeschichte wie die Autos. Erst war da ein kleiner Algorithmus zur Auflösung von Stücklisten in Baugruppen und Einzelteile (gab es schon für „Tabelliermaschinen“ mit Lochkarten in den 1960er Jahren), dann kam der „berühmte“ MRP-Lauf (Material Resource Planning, etwa Anfang der 1970er Jahre), der die Bestellungen auslöste. Die erste neue und übergeordnete Idee für ERP-Systeme war das „R“, das (zumindest bei SAP) für Realtime stand und aussagte, dass jede Warenbewegung auch eine Finanzbuchung erzeugt. Diese Idee war damals, etwa Mitte/Ende der 1970er Jahre auch schon ziemlich disrupt, weil sie das damals vorherrschende Prinzip der strikten Trennung zwischen Warenwirtschaft und Rechnungswesen durchbrach.

Neue Konzepte: Die Data Driven Company

Heute, nachdem fast jedem klar ist, dass die Digitalisierung aller Prozesse kommt, fehlt eine ebenso einfache wie geniale Idee, wie beispielsweise der „Google-Algorithmus“. Er besagt stark vereinfacht: Wer häufiger nachgefragt wird als andere, ist wichtiger als andere und kommt in der Ergebnisliste weiter oben hin. Es ist ein sich selbst steuernder Algorithmus, der nur durch gewollte Eingriffe von außen (z.B. durch Werbegelder) gestört werden kann.

Vielleicht ersetzen künftig Plattformen die ERP-Systeme. Eine Plattform, also etwas Ähnliches wie Amazon sie betreibt, kann viele Datenquellen nutzen, interne wie zum Beispiel Kundenaufträge, oder externe, etwa die Angebote der Mitbewerber. Aus diesen Daten kann eine Plattform mittels Algorithmen Erkenntnisse schöpfen, Kennzahlen generieren, Häufungen, Lücken oder Anomalien erkennen. Das wäre schon mal der erste Schritt. Und der ist praktisch schon getan, sprich solche Plattformen gibt es schon.

Der nächste Schritt hin zu einer „echten“ Data Driven Company erfordert allerdings menschliche Intelligenz. Damit kann jedes Unternehmen seine Individualität ausbauen und nutzbringend einsetzen. In diesem Schritt wird die Plattform zu einem Netzwerk erweitert, das Daten über Kunden und Lieferanten, über Geschäftspartner und deren Produkte bis hin zu Daten aus den Produkten (IoT) digital miteinander verbindet.

Ein solches Netzwerk ist natürlich sehr komplex. Es besteht aus vielen verschiedenen technischen Systemen, Computern, Sensoren, Aktoren, Sendern und Empfängern sowie den Kommunikationsverbindungen zwischen den Netzwerkteilnehmern. Deren Anzahl kann allerdings sehr groß werden schließlich leben wir in einer globalen Welt. Aber keine Angst vor Komplexität! Schließlich hat jedes menschliche Genom ca. drei Milliarden Basenpaare. Ende 1990 wurde ein Projekt zur Entschlüsselung des menschlichen Genoms gestartet und Mitte 2004 erfolgreich beendet. 14 Jahre – nicht viel Zeit für so ein komplexes Vorhaben. Vielleicht laufen ja schon einige Projekte um die Data Driven Company zu realisieren.

Gerne nimmt die Redaktion dazu ihr Feedback entgegen: lob@oberland.net.

Werner Schmid

GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH, Ulm

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