eDiscovery Platform bekommt Datenklassifizierungs-Funktionalität

Innerhalb der Europäischen Union haben Einzelpersonen das Recht, Auskunft von einer Organisation darüber zu verlangen, welche persönlichen Daten gespeichert sind, für welchen Zweck sie erhoben und an wen sie weitergegeben werden. Solche Anfragen, im Fachjargon Subject Access Requests (SAR) genannt, erhalten bald noch größeres Gewicht. Die ab Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Unternehmen alle Anfragen von Bürgern innerhalb eines Monats bearbeiten. Es ist unter Umständen schwierig, diesen engen Zeitrahmen einzuhalten: Viele Unternehmen haben kaum im Blick, welche Daten sie besitzen und wo sich diese befinden.

Ein kritischer Bestandteil für DSGVO-Compliance sind Maßnahmen, mit der Firmen jede SAR schnell genug beantworten können. Eine aktuelle Veritas-Studie zeigt, dass Organisationen weltweit Compliance als Teil der Unternehmenskultur etablieren wollen. Mehr dazu hier. Laut einer weiteren Veritas-Studie wächst der Datenbestand einer Firma im Schnitt um 49 Prozent pro Jahr. Unternehmen lagern die neuen Daten auf verschiedenen Speicherorten aus, sei es lokal oder in der Cloud. Die Daten werden fragmentiert, was dazu führt, dass Firmen den Überblick darüber verlieren, welche Daten sie besitzen und wo diese sich befinden. Unter diesen Rahmenbedingungen ist es schwierig, alle relevanten personenbezogenen Daten in der Kürze der Zeit zu finden.

Die Veritas eDiscovery Platform geht diese Probleme direkt an: Sie hilft Unternehmen, personenbezogene Daten schnell zu lokalisieren und zugleich zu bewerten, was offengelegt und was rechtmäßig zurückgehalten werden darf. Darüber hinaus fasst die Lösung alle geforderten Daten in einem Antwortpaket für die SAR bereit, das von sich aus die DSGVO-Vorgaben erfüllt. Unternehmen vermeiden so Strafzahlungen und Imageschäden.

Die Veritas Classification Engine ist jetzt vollständig in die Veritas eDiscovery Platform integriert. Sie liefert Informationen zu Datenrisiken, On-Premise und in der Cloud. Kunden können Daten schnell scannen und mit einem bereits definierten Satz von Klassifizierungsmerkmalen kennzeichnen. So werden kritische Daten als solche erkannt und lassen sich ordnungsgemäß verwalten und sichern. Die Lösung hilft zudem dabei, personenbezogene Daten gezielt zu lokalisieren und Maßnahmen zum Speichern oder Löschen durchzusetzen.

„Daten wachsen exponentiell, gleichzeitig werden immer mehr branchenspezifische und datenschutzrechtliche Bestimmungen erlassen”, sagt Stefan Henke, Regional Vice President, Central Europe bei Veritas. „Unternehmen brauchen Werkzeuge, mit denen sie Daten prüfen, filtern und verwalten können – unabhängig von ihrem Speicherort. Mit unserer eDiscovery Platform helfen wir Kunden dabei, schnell und effizient auf die SAR-Anfragen zu reagieren und regulatorische und investigative Aufgaben über eine benutzerfreundliche Anwendung abzuwickeln.”

Die aktuelle Version von eDiscovery Platform enthält eine Reihe neuer Review-Werkzeuge, die den gesamten Prozess beschleunigen. Die so genannte Funktion Bulk Redaction durchkämmt automatisch einen Datensatz und sortiert alle sensiblen Daten in Nutzer-definierte Kategorien ein. So ist sichergestellt, dass Unternehmen nicht versehentlich falsche Daten herausgeben.

Zusätzlich sind in der eDiscovery Platform sogenannte Codes voreingestellt, um im gesamten Analyse-Prozess die Konsistenz zu gewährleisten. Anwender können anderen Personen beispielsweise zeigen, warum bestimmte Daten zurückgehalten wurden. Ebenfalls enthalten ist eine neue Annotations-Funktion, die Dokumente markiert, den Austausch von Notizen vereinfacht und so die Zusammenarbeit zwischen mehreren Analyse-Teams erleichtert. Die Veritas eDiscovery Platform ist ab sofort als Software oder Appliance verfügbar. Die Komplettlösung kann in weniger als 24 Stunden implementiert werden. (rhh)

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